檔案管理工作教學ppt課件(存儲版)
【正文】 檔。 2. 存放涉密檔案應當設(shè)有專門檔案室或裝具。 6. 檔案柜架應與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于 10厘米，柜側(cè)間距不小于 60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風降濕。原載體同時保留時間不少于 4年。 4. 支持表格： 《 檔案銷毀清冊 》 。 6. 借出檔案歸還時，檔案管理員須當面查看，如有遺失或損毀應書面上報領(lǐng)導，視情節(jié)輕重予以處理。 4. 因資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動而轉(zhuǎn)讓檔案的，應依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定做好保密工作，確保公司機密安全。 ，應按有關(guān)規(guī)定視情況予以處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。 8. 對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要嚴格執(zhí)行銷毀制度，不得以廢紙出售。 第十一節(jié) 檔案保密制度 3. 公司在對外交流與合作中需要提供檔案資料時，必須經(jīng)商管總部總經(jīng)理批準同意。 5. 借閱檔案人員應愛護檔案，確保檔案的安全與完整，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀檔案。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎或送指定的造紙廠化成紙漿。 ，抽檢率不低于 10%。 第八節(jié) 檔案室管理 5. 檔案室應定時測記溫濕度，隨時予以控制調(diào)節(jié)。 第七節(jié) 特種載體檔案管理規(guī)則 5. 如需向商管總部移交特殊載體檔案，須按規(guī)定辦理移交手續(xù)，填寫 《 檔案移交清冊 》 ，一式兩份，雙方各執(zhí)一份備查。 ? 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件一并歸檔。 ? 移交數(shù)碼照片應附有文字說明，體現(xiàn)時間、地點、人物、事由等要素，準確地反映數(shù)碼照片的內(nèi)容。 第七節(jié) 特種載體檔案管理規(guī)則 4. 聲像檔案管理 ? 數(shù)碼照片整理 ? 歸檔的數(shù)碼照片應為 JPEG或 TIFF等通用格式，內(nèi)容必須是未加任何更改或修飾的原版和原件。 ? 檔案室應建立實物檔案臺帳，做到帳物相符 。 第七節(jié) 特種載體檔案管理規(guī)則 3. 實物檔案管理 ? 實物檔案應在取得證照、獲得獎勵或接收饋贈品 5個工作日內(nèi)向檔案管理人員移交?？刹捎貌讳P鋼訂書釘或燕尾夾固定。 ? 件：歸檔文件的整理單位。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用 “”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交時統(tǒng)一編制。歸檔文件目錄設(shè)置序號、責任者、文件編號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，支持表格 《 文件目錄 》 。 第五節(jié) 文書檔案整理規(guī)則 4. 整理方法 排列 ? 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間順序、重要程度排列。對傳真件、復印件，應確保文字清晰可辨。 以 2022年商管總部行政部 《 會議紀要 》 文件為例 商管總部 —行政 —會議紀要 —2022—01 第四節(jié) 檔案的分類與編號 01（文件編號） 2022年（年度號） 會議紀要（歸檔事項） 行政（業(yè)務(wù)模塊） 商管總部（公司） 3. 檔案排架管理方法 采用機構(gòu) —年度 —歸檔事項。 2. 商管系統(tǒng)的檔案按總部、公司簡稱設(shè)置為一級類目，均采用中文簡稱。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)。定期一般為 2年。 ? 熟悉本部門（公司）文件材料歸檔范圍和保管期限，做好本部門（公司）文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作，對部門（公司）文件材料的齊全、完整、準確負責。 6. 各公司應在不增加原有編制的前提下在行政人事部設(shè)立專（兼）職檔案管理員崗位 。 3. 公司全體員工要樹立檔案意識。 第二節(jié) 管理機構(gòu)與職責 1. 商管總部行政部為商管系統(tǒng)檔案主管部門，各公司行政人事部為本公司檔案主管部門。 第二節(jié) 管理機構(gòu)與職責 9. 每年 1月 15日前，各公司須將公司檔案管理員資格向商管總部行政部備案一次。 第二節(jié) 管理機構(gòu)與職責 ： ? 主動接受業(yè)務(wù)指導和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交檔案。 4. 兩個以上部門（公司）合作完成的項目，主辦部門（公司）保存全套文件材料，協(xié)辦部門（公司）保存與承擔任務(wù)相關(guān)的正本文件。 9. 歸檔的文件材料一般一式一份。例如：行政、租費、品質(zhì)、物業(yè)、客服。一般以每份文件為一件，涉及同一主題的文件為一件，正文與附件為一件，來文與復文為一件，報表、名冊、圖冊、投標書、刊物等一冊（本）為一件。 裝訂材料應選用耐久性好、不易生銹、不含腐蝕性的材料。 ? 跨年度形成的會議文件和案件材料等，統(tǒng)一在閉幕年和結(jié)案年立卷。 ? 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。 ? 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。 ? 遵循合同文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 第六節(jié) 合同檔案整理規(guī)則 4. 整理方法 ? 文件目錄的編制 ? 合同檔案應編制盒內(nèi)文件目錄，目錄包括序號、合同編號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。文字說明要準確反映實物檔案的事由、時間等要素。 ? 聲像材料的歸檔實行“誰主辦，誰負責收集整理”的
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