【正文】 檔案的收集整理與歸檔 1. 凡是反映公司主要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；公司工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；及其它對(duì)公司工作具有查考價(jià)值的文件材料均應(yīng)作為檔案保存。 ? 做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，按規(guī)定時(shí)間上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 ? 根據(jù)本部門(mén)（公司）不同門(mén)類文件材料的特征，對(duì)立卷歸檔的紙質(zhì)文件正確分類，合理組卷，件號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄和備考表填寫(xiě)清楚。 ? 熟悉本部門(mén)（公司）文件材料歸檔范圍和保管期限，做好本部門(mén)（公司）文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作，對(duì)部門(mén)（公司）文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。 ? 貫徹執(zhí)行商管系統(tǒng)內(nèi)檔案管理制度，建立健全本部門(mén)（公司）檔案工作實(shí)施細(xì)則。公司檔案管理員不得隨意變更，如變更，須逐級(jí)報(bào)至商管總部分管行政副總經(jīng)理最終審批。 8. 公司檔案管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，須取得商管總部簽發(fā)的 《 檔案管理資格證書(shū) 》 ，方可正式上崗。 6. 各公司應(yīng)在不增加原有編制的前提下在行政人事部設(shè)立專（兼）職檔案管理員崗位 。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) 4. 各公司行政人事部履行下列職責(zé)： ? 負(fù)責(zé)檔案管理員聘用與管理； ? 負(fù)責(zé)本公司歸檔范圍內(nèi)的檔案收集、整理、保管工作； ? 組織檔案鑒定及銷毀工作； ? 負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)本公司各部門(mén)檔案管理工作； ? 負(fù)責(zé)培訓(xùn)各部門(mén)檔案管理員。 2. 商管總部行政部履行下列職責(zé)： ? 負(fù)責(zé)商管總部歸檔范圍內(nèi)的檔案的收集、整理、保管工作； ? 組織檔案鑒定及銷毀工作； ? 負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)商管總部各部門(mén)與各公司檔案管理工作。 4. 商管系統(tǒng)內(nèi)檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的管理模式。 3. 公司全體員工要樹(shù)立檔案意識(shí)。檔案管理工作規(guī)范 萬(wàn)達(dá)商業(yè)管理有限公司 二 O一 O年八月 第一節(jié) 總則 1. 檔案，是指商管系統(tǒng)所屬公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的各種不同形式的記錄。 2. 檔案為公司資產(chǎn)，任何人不得據(jù)為己有。對(duì)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料，必須按期向檔案管理人員移交，集中管理，任何人不得拒絕歸檔。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) 1. 商管總部行政部為商管系統(tǒng)檔案主管部門(mén)，各公司行政人事部為本公司檔案主管部門(mén)。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) 3. 商管總部各部門(mén)應(yīng)配備兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，定期向行政部移交。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) 5. 各公司分管行政人事工作領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理第一責(zé)任人，行政人事部經(jīng)理主管檔案管理工作，把檔案工作列入工作計(jì)劃和管理程序，納入到各部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位職責(zé)中。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) 7. 各公司各部門(mén)應(yīng)配備兼職檔案管理員，在公司檔案管理員的指導(dǎo)下，及時(shí)對(duì)部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案按管理要求完整歸檔。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) 9. 每年 1月 15日前，各公司須將公司檔案管理員資格向商管總部行政部備案一次。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) ： ? 檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，具備專業(yè)知識(shí)。做好檔案的接收、借閱登記手續(xù)。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) ： ? 負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)（公司）各類電子文件進(jìn)行整理、著錄，建立本部門(mén)（公司）的電子文件檔案庫(kù)；隨時(shí)做好電子文件備份工作。 第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)與職責(zé) ： ? 主動(dòng)接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案。 ? 做好文件材料的安全和保密工作，妥善保管本部門(mén)（公司）文件材料。 2. 商管系統(tǒng)文書(shū)檔案保管期限定為永久、定期兩種。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。 4. 兩個(gè)以上部門(mén)（公司）合作完成的項(xiàng)目，主辦部門(mén)（公司）保存全套文件材料，協(xié)辦部門(mén)（公司）保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 第三節(jié) 檔案的收集整理與歸檔 5. 歸檔時(shí)間 ? 應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料由具體承辦人負(fù)責(zé)積累，辦理完畢后應(yīng)在 10個(gè)工作日內(nèi)向所在部門(mén)檔室管理員移交； ? 凡以公司名義對(duì)外簽署的重大商務(wù)談判（協(xié)商）形成的合同、協(xié)議、意向書(shū)、備忘錄、信函等法律文件，應(yīng)在文件簽署后 5個(gè)工作日內(nèi)向公司檔案室報(bào)送一份原件； 第三節(jié) 檔案的收集整理與歸檔 5. 歸檔時(shí)間 ? 特種載體檔案可隨時(shí)歸檔； ? 各部門(mén)須于每月的最后一個(gè)工作日向公司檔案室移交已經(jīng)正式歸檔的檔案，歸入公司檔案室集中管理，各部門(mén)不得拒絕歸檔； ? 對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行變更、修改、補(bǔ)充的、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件應(yīng)隨時(shí)歸檔。 7. 注銷公司的檔案，應(yīng)于 10個(gè)工作日內(nèi)向上一級(jí)管理公司主管部門(mén)移交，由商管總部行政部監(jiān)督檔案移交過(guò)程。 《 檔案移交清冊(cè) 》 及卷內(nèi)目錄應(yīng)同時(shí)報(bào)送電子表格形式的文件備查。 9. 歸檔的文件材料一般一式一份。 第三節(jié) 檔案的收集整理與歸檔 4月進(jìn)行商管系統(tǒng)內(nèi)的檔案清冊(cè)備案工作。 第三節(jié) 檔案的收集整理與歸檔 《 商管系統(tǒng)