【正文】 般紙質(zhì)檔案整理工作的原則，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利 用。 ? ? 機(jī)讀文件以軟磁盤為載體的檔案，可以以軟磁盤作為保管單位；以磁帶為載體的檔案，一般以一盤磁帶（稱為一卷）為一保管單位。 ? ? 由于各種原因，機(jī)讀文件產(chǎn)生過程中會(huì)將互不相干的若干文件存儲(chǔ)在同一個(gè)磁盤（磁帶、光盤）上。為了立卷，必須對(duì)機(jī)讀文件進(jìn)行轉(zhuǎn)并歸類，這種工作借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行。進(jìn)行這些操作時(shí)應(yīng)注意防止信息丟失和文件被抹去的錯(cuò)誤發(fā)生。因此，常常需要事先制做數(shù)據(jù)備份，以便在信息丟失時(shí)得到補(bǔ)救。 ? ，參考中國檔案分類法制定機(jī)讀文件分類編碼體系，并依此在磁盤和磁帶的卷標(biāo)上進(jìn)行編碼。 ? ? 機(jī)讀檔案可按檔案著錄著錄案卷級(jí)卡片并組成目錄。與機(jī)讀檔案配套的應(yīng)用軟件，一般均可按著錄項(xiàng)目提供方便的檢索功能。 ? 機(jī)讀檔案的載體多為磁性介質(zhì)，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體有許多不同之處。因此，除遵守一般的檔案保管原則和立法之外，需要特別注意到磁介質(zhì)的保管要求。 ? 機(jī)讀檔案的軟磁盤、磁帶上要貼有卷號(hào)標(biāo)簽，順序豎放在專門制做的防塵、透明的磁盤、磁帶盒里。 ? 盤、帶盒應(yīng)放在防潮、防火、防塵、防腐蝕和遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源、遠(yuǎn)離熱源、安全可靠的地方。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質(zhì)庫房中。長期不用的磁盤、 ? 帶，應(yīng)在盒外加裝塑料袋密封，防止灰塵和濕氣的影響。 ? 使用、移動(dòng)軟磁盤時(shí)，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。 ? 裝卸搬運(yùn)磁帶應(yīng)遵從有關(guān)操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。 ? ? 盤帶應(yīng)定期檢查，定期清潔和定期復(fù)制。軟磁盤存到一定的時(shí)間，即需將磁盤帶復(fù)制一次到新帶上。對(duì)舊磁帶和舊磁盤要確保及時(shí)清除其數(shù)據(jù)和消磁。已損壞的盤帶要確保及時(shí)銷毀。 ? 盤帶必須復(fù)制兩、三個(gè)備份，備份盤帶和原盤帶應(yīng)異地存放。 ? 存放磁盤、磁帶的介質(zhì)庫要保持恒溫、恒濕。濕度在 15℃ － 25℃ 之間，相對(duì)濕度在 40％－ 60％之間，良好通風(fēng)和符合要求的潔凈度。 ? 要特別注意防止計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。歸檔的軟盤都必須經(jīng)過檢查，確認(rèn)沒有病毒后保管，定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如有病毒應(yīng)及時(shí)清除。 4 電子檔案的利用 ? 機(jī)讀檔案的優(yōu)越性，不僅體現(xiàn)在它的記載方面，也體現(xiàn)在它的應(yīng)用方面。機(jī)讀檔案的利用服務(wù)，在其指導(dǎo)思想、利用方式等方面，和紙質(zhì)檔案基本上是一樣的。但由于機(jī)讀檔案的載體特性和生成過程的不同，利用時(shí)有其特點(diǎn)和應(yīng)注意的問題。 ? 機(jī)讀檔案在利用方面有如下一些特點(diǎn)： ? 1．檢索自動(dòng)化、快速化。機(jī)讀檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檢索自動(dòng)化，代替了人工檢索繁重的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)檢索速度快，要查找一個(gè)或一批文件，少則幾秒鐘多則幾分鐘就可以找到。 ? 2．檢索途徑多元化。計(jì)算機(jī)程序可提供多元檢索的功能，不但可按著錄項(xiàng)目單項(xiàng)檢索，還可實(shí)現(xiàn)組合檢索、疊代檢索、主題檢索；不但可對(duì)著錄項(xiàng)目進(jìn)行檢索，還可對(duì)文件正文進(jìn)行關(guān)鍵字檢索、全文檢索。 ? 3．檢索效果好。只要計(jì)算機(jī)軟件的質(zhì)量高，機(jī)讀檔案的查全率和查準(zhǔn)率都比手工檢索效果好。此外，計(jì)算機(jī)便于進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，可提高檔案利用率。 ? 4．復(fù)用性好。檔案通過計(jì)算機(jī)可以多次重復(fù)在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。機(jī)讀檔案的這種良好復(fù)用性保證了檔案的完好，又方便檔案的利用。 ? 5．檢索途徑需預(yù)先設(shè)計(jì)。計(jì)算機(jī)雖然可以提供多種檢索途徑，但這需要在編制計(jì)算機(jī)程序時(shí)預(yù)先加以設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到的檢索方法，不能使用計(jì)算機(jī)檢索。 ? 6．軟件不兼容限制了外借利用。機(jī)讀文件的產(chǎn)生依賴于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)之間如果不兼容，機(jī)讀文件便不能在彼此的應(yīng)用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機(jī)讀文件的外借利用。 ? 7．網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。機(jī)讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡(luò)化的計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機(jī)檢索，從而可以彌補(bǔ)系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。 ? 8．非手跡化問題。以圖像方式輸入的機(jī)讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上和打印在紙上。但是以字符方式輸入的機(jī)讀文件，則不能保持檔案文件的原樣，只能保證文件內(nèi)容的正確性。而目前大量機(jī)讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫文件多是以字符方式輸入的。機(jī)讀檔案的這一缺點(diǎn)有時(shí)可能影響其原始性，在一定程序上降低了其憑證價(jià)值。 的幾個(gè)問題 ? 1．安全保密。由于機(jī)讀文件的存儲(chǔ)成群性特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)特別注意保證利用者不能提取到他不該知道的文件。在聯(lián)機(jī)使用和網(wǎng)絡(luò)使用情況下，這一點(diǎn)尤其重要。 ? 2．防止誤操作。計(jì)算機(jī)的誤操作有可能抹去整個(gè)機(jī)讀文件或破壞其中的的部分信息，因此應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照操作規(guī)定進(jìn)行操作，未經(jīng)培訓(xùn)的人員禁止上機(jī)，以保證機(jī)讀檔案的完整性和正確性。 ? 3．提供復(fù)制品時(shí)就對(duì)其可靠性進(jìn)行審核。由于機(jī)讀文件的可修改性和信息易失性，在其被人為破壞（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丟失時(shí)不會(huì)在機(jī)讀文件上表現(xiàn)出來。因此，提供機(jī)讀檔案復(fù)制品時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其內(nèi)容的正確性進(jìn)行必要的審核，辦理必要的制發(fā)證明。 ? 4．與技術(shù)人員共同做好機(jī)讀檔案的軟件設(shè)計(jì)。機(jī)讀檔案離不開計(jì)算機(jī)，檔案業(yè)務(wù)人員就與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員密切配合，開發(fā)好機(jī)讀檔案的應(yīng)用系統(tǒng)，包括機(jī)讀文件的錄入、校對(duì)，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、加載、維護(hù)和安全授權(quán)，檢索程序以及技術(shù)文檔的編寫。否則機(jī)讀檔案的利用就會(huì)受到影響，甚至成為一堆死數(shù)據(jù)而無法利用。 ? 5．保持兩種載體并行的方法。在尚無確定機(jī)讀檔案的法律地位之前，應(yīng)該同時(shí)存放同一文件的紙質(zhì)檔案和機(jī)讀檔案。紙質(zhì)檔案作為原件歸檔，機(jī)讀檔案可以作為復(fù)制品提供利用。 中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn) 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 ? 1 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會(huì)組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。 2