【正文】 般紙質檔案整理工作的原則，充分利用原有的整理基礎，注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利 用。 ? ? 機讀文件以軟磁盤為載體的檔案，可以以軟磁盤作為保管單位；以磁帶為載體的檔案，一般以一盤磁帶（稱為一卷）為一保管單位。 ? ? 由于各種原因，機讀文件產(chǎn)生過程中會將互不相干的若干文件存儲在同一個磁盤（磁帶、光盤）上。為了立卷，必須對機讀文件進行轉并歸類，這種工作借助計算機進行。進行這些操作時應注意防止信息丟失和文件被抹去的錯誤發(fā)生。因此，常常需要事先制做數(shù)據(jù)備份，以便在信息丟失時得到補救。 ? ，參考中國檔案分類法制定機讀文件分類編碼體系，并依此在磁盤和磁帶的卷標上進行編碼。 ? ? 機讀檔案可按檔案著錄著錄案卷級卡片并組成目錄。與機讀檔案配套的應用軟件，一般均可按著錄項目提供方便的檢索功能。 ? 機讀檔案的載體多為磁性介質，和傳統(tǒng)的紙質載體有許多不同之處。因此，除遵守一般的檔案保管原則和立法之外，需要特別注意到磁介質的保管要求。 ? 機讀檔案的軟磁盤、磁帶上要貼有卷號標簽，順序豎放在專門制做的防塵、透明的磁盤、磁帶盒里。 ? 盤、帶盒應放在防潮、防火、防塵、防腐蝕和遠離磁場源、遠離熱源、安全可靠的地方。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質庫房中。長期不用的磁盤、 ? 帶，應在盒外加裝塑料袋密封，防止灰塵和濕氣的影響。 ? 使用、移動軟磁盤時，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。 ? 裝卸搬運磁帶應遵從有關操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。 ? ? 盤帶應定期檢查，定期清潔和定期復制。軟磁盤存到一定的時間，即需將磁盤帶復制一次到新帶上。對舊磁帶和舊磁盤要確保及時清除其數(shù)據(jù)和消磁。已損壞的盤帶要確保及時銷毀。 ? 盤帶必須復制兩、三個備份，備份盤帶和原盤帶應異地存放。 ? 存放磁盤、磁帶的介質庫要保持恒溫、恒濕。濕度在 15℃ － 25℃ 之間，相對濕度在 40％－ 60％之間，良好通風和符合要求的潔凈度。 ? 要特別注意防止計算機病毒的侵襲。歸檔的軟盤都必須經(jīng)過檢查，確認沒有病毒后保管，定期檢查計算機系統(tǒng)，如有病毒應及時清除。 4 電子檔案的利用 ? 機讀檔案的優(yōu)越性，不僅體現(xiàn)在它的記載方面，也體現(xiàn)在它的應用方面。機讀檔案的利用服務，在其指導思想、利用方式等方面，和紙質檔案基本上是一樣的。但由于機讀檔案的載體特性和生成過程的不同，利用時有其特點和應注意的問題。 ? 機讀檔案在利用方面有如下一些特點： ? 1．檢索自動化、快速化。機讀檔案借助計算機實現(xiàn)了檢索自動化，代替了人工檢索繁重的勞動。計算機檢索速度快，要查找一個或一批文件，少則幾秒鐘多則幾分鐘就可以找到。 ? 2．檢索途徑多元化。計算機程序可提供多元檢索的功能，不但可按著錄項目單項檢索，還可實現(xiàn)組合檢索、疊代檢索、主題檢索；不但可對著錄項目進行檢索，還可對文件正文進行關鍵字檢索、全文檢索。 ? 3．檢索效果好。只要計算機軟件的質量高，機讀檔案的查全率和查準率都比手工檢索效果好。此外，計算機便于進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制，可提高檔案利用率。 ? 4．復用性好。檔案通過計算機可以多次重復在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。機讀檔案的這種良好復用性保證了檔案的完好，又方便檔案的利用。 ? 5．檢索途徑需預先設計。計算機雖然可以提供多種檢索途徑，但這需要在編制計算機程序時預先加以設計。在設計時沒有考慮到的檢索方法，不能使用計算機檢索。 ? 6．軟件不兼容限制了外借利用。機讀文件的產(chǎn)生依賴于計算機應用系統(tǒng)，應用系統(tǒng)之間如果不兼容，機讀文件便不能在彼此的應用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機讀文件的外借利用。 ? 7．網(wǎng)絡化應用。機讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡化的計算機檔案應用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機檢索，從而可以彌補系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。 ? 8．非手跡化問題。以圖像方式輸入的機讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計算機屏幕上和打印在紙上。但是以字符方式輸入的機讀文件，則不能保持檔案文件的原樣，只能保證文件內容的正確性。而目前大量機讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫文件多是以字符方式輸入的。機讀檔案的這一缺點有時可能影響其原始性，在一定程序上降低了其憑證價值。 的幾個問題 ? 1．安全保密。由于機讀文件的存儲成群性特點，利用計算機調閱檔案時，應當特別注意保證利用者不能提取到他不該知道的文件。在聯(lián)機使用和網(wǎng)絡使用情況下，這一點尤其重要。 ? 2．防止誤操作。計算機的誤操作有可能抹去整個機讀文件或破壞其中的的部分信息，因此應當嚴格按照操作規(guī)定進行操作，未經(jīng)培訓的人員禁止上機，以保證機讀檔案的完整性和正確性。 ? 3．提供復制品時就對其可靠性進行審核。由于機讀文件的可修改性和信息易失性，在其被人為破壞（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丟失時不會在機讀文件上表現(xiàn)出來。因此，提供機讀檔案復制品時，應當對其內容的正確性進行必要的審核，辦理必要的制發(fā)證明。 ? 4．與技術人員共同做好機讀檔案的軟件設計。機讀檔案離不開計算機，檔案業(yè)務人員就與計算機技術人員密切配合，開發(fā)好機讀檔案的應用系統(tǒng)，包括機讀文件的錄入、校對，數(shù)據(jù)庫設計、加載、維護和安全授權，檢索程序以及技術文檔的編寫。否則機讀檔案的利用就會受到影響，甚至成為一堆死數(shù)據(jù)而無法利用。 ? 5．保持兩種載體并行的方法。在尚無確定機讀檔案的法律地位之前，應該同時存放同一文件的紙質檔案和機讀檔案。紙質檔案作為原件歸檔，機讀檔案可以作為復制品提供利用。 中華人民共和國國家標準 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 ? 1 范圍 本標準規(guī)定了在公務活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。 本標準適用于黨政機關產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。 2