【文章內容簡介】 信息，都屬于信息資源的范疇； ? C、在一定條件下二者可以互相轉化。 ? 檔案與情報 ? 情況是被傳遞的知識或事實，是用來解決特定問題的知識。 ? 情報比檔案的內涵豐富，涉及范圍更廣，始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種形式。 ? 檔案與資料 ? （ 1）形成過程不同：檔案由文件材料轉化而來，不能購買，資料可通過搜集、購買得來； ? （ 2）檔案具有參考和憑據(jù)作用，而資料僅僅具有參考作用而不具有憑據(jù)作用。 ? 檔案與文物 ? 檔案以文字記述歷史，文物一般為當時的日常生活用品，不一定有文字。但也有一部分交叉的，既是檔案又是文物。 ? （二）檔案的來源 ? 法人：包括國家法人和其他法人。（具有權利能力和行為能力依法享有民事權利和承擔民事義務的組織。包括企業(yè)事業(yè)單位、機關、社會團體等。） ? 自然人：包括個人、家庭和家族。 ? （三）檔案的形成條件 ? 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿； ? 文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華； ? 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。 ? 檔案有三個形成條件： ? 1 辦理完畢 ? 2 有保存價值 ? 3 集中保存。 ? （四）檔案的形式 ? 載體形式：甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、光盤等； ? 記錄方式：手寫、刀割、印刷、曬制、攝影、錄音、錄像等。 ? 四、檔案真實性的認識 ? （一）檔案真實并不意味著檔案內容的真實 ? （二）檔案內容的真實并不等于記錄形成者觀點的正確 第二節(jié) 檔案的價值與作用 ? 明內閣大學士邱濬 (jun)說檔案的作用：“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。 ? 郭沫若 1960年寫 《 題贈檔案館 》 一詩，盛贊檔案作用之重要： 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。 猶龍柱下窺藏史，呼風輿前聽誦詩。 國步何由探軌跡，民情從以識端倪。 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。 郭沫若詩中的“墳典” “三墳五典”：傳說中我國最古的書籍。伏羲、神農、黃帝之書謂之三墳，言大道也；少昊、顓頊 (zhuan xu)、高辛、唐、虞之書謂之五典，言常道也。 ? 一、檔案的價值 ? （一）憑證價值：第一價值 ? （二）參考價值：也稱情報價值，第二價值 ? 二、檔案的作用 ? （一）行政查考作用：咨政 ? （二）業(yè)務參考作用 ? （三）文化傳承作用 ? （四）法律憑證作用 ? （五）宣傳教育作用 ? 三、檔案作用發(fā)揮的必要條件 ? （一）檔案的提供利用：存是為了用 ? （二）社會的發(fā)展水平：存史、咨政、育人 ? （三）全社會的檔案意識 ? 形成意識 ? 保存意識 ? 歸檔意識 ? 利用意識：走向開放 ? （四）檔案管理水平：科學管理、信息化 第三節(jié) 檔案種類的劃分 ? 一、按形成時間劃分 ? （一）中華人民共和國成立前檔案 ? 舊政權檔案 ? 中國第一歷史檔案館：集中保管明清時期檔案（前身是北京故宮博物院文獻部， 1951年改） ? 中國第二歷史檔案館：集中保管民國時期檔案（前身是中科院近代史所南京史料整理處，1964年改） ? 革命歷史檔案 ? 中央檔案館：保存革命歷史檔案和建國后永久保存的檔案 ? （二）中華人民共和國成立后檔案 中國第一歷史檔案館 集中保管明清時期檔案 中國第二歷史檔案館 集中保管民國時期檔案 在南京 在北京 中央檔案館：集中保管“五四”以來的革命歷史檔案和建國后具有永久保存價值的檔案 在北京 ? 二、按內容性質劃分 ? （一）文書檔案 ? （二）科技檔案 ? （三）專門檔案 ? 三、按形成領域劃分 ? （一）公務檔案 ? （二）私人檔案 文書檔案是本課程的重點 第四節(jié) 檔案管理的基本理論 ? 一、文件生命周期理論 ? 文件生命周期指文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。 國外代表性觀點： 1940年美國檔案學者菲利普 布魯克斯 最早提出了“文件生命周期理論”，另一位學者 謝倫伯格 對此進行了更形象的說明?！疤焯煤偷鬲z”。與其“ 文件雙重價值論 ”相一致。 文書部門 文件中心 (基層檔案室 ) 檔案館 現(xiàn)行價值 ──憑證價值 ──歷史研究價值 （第一價值形態(tài)） （第二價值形態(tài)） ? 我國檔案學者的相關理論 ? 20世紀 60年代，國家檔案館館長 曾三 提出“檔案自然形成過程論”， 80年代以來以 陳兆祦 為代表的檔案學者對此進行了完善。 ? 文件生命周期理論基本內容 ? （ 1）文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的過程； ? （ 2）由于文件價值形態(tài)的變化，這一完整的過程可劃分為三個階段 :現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行； ? （ 3）文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務對象、保存場所、管理形式之間存在著一種內在的對應關系。 ? 二、來源原則 ? 來源原則是當前世界各國公認的檔案整理理論原則。 ? 來源的含義：國際檔案理事會編寫的 《 檔案術語詞典 》 將 來源 定義為“向文件中心或檔案館移交文件之前，在事務活動過程中形成、保管和 /或利用文件的組織和個人”。因此， 來源就是通常所說的檔案形成者，包括機關、組織和個人 。 ? 來源原則的歷史發(fā)展 ? 來源原則起源于法國，其后德國、荷蘭、美國、英國、蘇聯(lián)等大多數(shù)國家都普遍接受了這一原則。 ? 1841年法國內政部發(fā)布了 《 關于各部和各地區(qū)檔案整理與分類的指示 》 ，首次提出 尊重全宗原則， 這一原則包括： ? 第一、來源于一個特定機構的所有檔案組成一個全宗； ? 第二、全宗內的文件按主題類別整理； ? 第三、主題類下的文件按年代、地區(qū)或字母順序排列； ? 第四、同一全宗的文件不得與其他全宗的文件混淆在一起。 ? 來源原則經(jīng)過多個國家的進一步完善，形成如下基本內容： 尊重來源，尊重全宗的完整性，尊重全宗內的原始整理體系。 ? 全宗理論 ? 來源與全宗 ：來源于一個特定機構（包括行政機關、公司、家庭、個人等）所有檔案組成一個全宗。 ? 全宗的定義：全宗是一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐活動中所形成的檔案有機整體。 ? （教材 146頁） ? 三、檔案價值鑒定理論 ? 檔案價值鑒定的含義： 檔案價值鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。 ? 檔案價值鑒定理論的歷史發(fā)展 ? （ 1） 20世紀初的“年齡鑒定論”： 1901年德國檔案學者 邁斯奈爾 總結出了一套檔案價值鑒定的理論體系，這一理論體系由 6條原則和 7條具體標準組成。 ? （ 2） 20世紀 20年代的“行政官員決定論”：1922年英國檔案學者 詹金遜 在其代表作 《 檔案管理手冊 》 中系統(tǒng)地闡述了這一思想，核心觀點就是檔案人員不宜參與文件的鑒定和銷毀，鑒定應由行政官員自行決定。 對這一觀點應一分為二地看待。 （ 3） 20世紀二三十年代的“職能鑒定論”：這是由波蘭檔案學者 卡林斯基 提出的。他認為應按照文件形成機關在政府體系中的地位和職能的重要性，來確定檔案文件的價值及保管期限，即檔案文件的價值大小和保管期限的長短與其形成機關的地位高低和職能重要性成正比。 ? （ 4） 20世紀 50年代的“文件雙重價值論”：1956年美國檔案學者 謝倫伯格 在其代表作《 現(xiàn)代檔案 ──原則與技術 》 中系統(tǒng)闡述了這一鑒定理論。他認為，公共文件有兩種不同的價值，一是對形成機關的第一價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值。第一價值體現(xiàn)為行政管理價值、憑證價值、法律價值、財務價值和科技價值；第二價值包括歷史研究價值和情報價值。形成機關的行政官員對鑒定第一價值負主要責任；而鑒定第二價值則應主要由檔案部門及其工作人員來完成。 ? （ 5） 20世紀六七十年代的“利用決定論”： 這種鑒定理論是謝倫伯格之后的一些美國檔案學者提出的，代表人物有 菲斯本 、 布里奇弗德 和 芬奇 等。他們的核心觀點是將學者特別是歷史學家的實際利用和預期利用視為鑒定檔案價值的最重要標準，鼓吹第二價值決定檔案的根本性質。其片面性是顯而易見的。 ? 我國檔案價值鑒定的原則： ? 必須從社會的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點來判定檔案的價值。 ? 四、文件連續(xù)體理論 澳大利亞學者 吉登斯 是文件連續(xù)體理論的代表人物。其理論基礎是電子計算機和網(wǎng)絡技術在文件處理和檔案管理領域廣泛應用，加之文件保密期的大大縮短和政務信息公開，導致文件在形成時就有可能同時擁有了第一價值和第二價值；同時在網(wǎng)絡社會中，信息的儲存位置不再是關鍵，檔案館作為一個實體建筑，不再是檔案工作的主要地點，檔案工作者要轉變思維，關注文件管理的整個過程，即文件與檔案是連續(xù)的。這是電子時代帶給文件和檔案管理的新課題。 第六章 檔案工作 第一節(jié) 檔案工作的內容和性質 ? 一、檔案工作的概念 ? 廣義的概念：檔案工作包括檔案館（室）工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事工作等，即指整個國家的檔案事業(yè)。 ? 狹義的概念：檔案工作主要是指檔案館（室）的業(yè)務工作，即用科學的方法 管理檔案實體，為黨和國家的各項事業(yè) 服務，為社會公眾服務。 ? 二、檔案工作的內容 ? 1 收集：有保存價值的檔案 ? 2 整理：規(guī)范有序的檔案 ? 3 保管：日常維護和管理 ? 4 檢索：編制檢索工具 ? 5 利用：檔案工作的目的 ? 6 編研：研究、選擇、編輯、出版 ? 7 鑒定：檔案價值 ? 8 統(tǒng)計：原始數(shù)據(jù)和基本事實 ? 三、檔案工作的性質 ? （一）管理性 ? 1 檔案工作是以檔案為對象的管理性工作 ? 2 檔案工作是各級政府、組織和單位管理活動的有機組成部分 ? （二）服務性 ? 1 檔案工作的服務性是檔案工作賴以生存的必要條件 ? 2 全心全意為社會各方面服務是檔案工作者必須具備的職業(yè)素養(yǎng) ? （三）政治性 ? 1 服務方向：為統(tǒng)治階級服務 ? 2 機要性：檔案的秘密性 ? 3 維護歷史真實面貌：維護檔案安全，歷史不容篡改 第二節(jié) 檔案工作的基本原則 ? 《 中華人民共和國檔案法 》 規(guī)定：“ 檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用 ”。 ? 一、統(tǒng)一領導，分級管理 ? 1 全國的檔案工作由各級黨委和政府統(tǒng)一領導，由各級檔案行政管理機構分層負責監(jiān)督與指導； ? 2 國家全部檔案由各級檔案機構集中統(tǒng)一管理； ? 3 實行黨政檔案和黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。 ? 二、維護檔案的完整與安全 ? 1 維護檔案的完整：數(shù)量完整和質量完整。 ? 2 維護檔案的安全：實體安全和信息安全。 ? 三、便于社會各方面的利用 管理是為了利用，利用能促進管理。 第三節(jié) 檔案機構 ? 一、檔案行政管理機構 ? 1 性質：檔案行政管理機構是黨和國家監(jiān)督、指導、檢查檔案工作的行政管理部門。 如：中華人民共和國國家檔案局、河北省檔案局、唐山市檔案局、豐南區(qū)檔案局等。 2 地位：檔案事業(yè)的組織指揮中心。 3 職責：國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)、縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內的檔案事業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應指定專人負責保管本機關檔案并對所屬單位檔案工作實行監(jiān)督指導。 ? 二、檔案實體管理機構 ? （一）檔案室 ? 1 性質：檔案室是各機關、團體、企事業(yè)單位為統(tǒng)一保存、管理和提供利用本單位形成的各類檔案而設置的內部機構，是各單位管理工作的組成部分，主要為本單位各項工作提供檔案信息的服務。 ? 2 地位：檔案基層業(yè)務機構。 ? 3 職責： 《 檔案法 》 ：“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導”。 ? 4 類型：（ 1）綜合檔案室；（ 2）文書檔案室；（ 3）科技檔案室；（ 4）專門檔案室；（ 5）聯(lián)合檔案室。 ? （二）、檔案館 ? 1 性質：檔案館是集中保管檔案史料的科學文化事業(yè)機構。 ? 2 地位：檔案館在國家檔案事業(yè)中占有主體地位并反映著全國檔案事業(yè)發(fā)展水平。 ? 3 職責：接收和征集檔案、科學管理檔案、積極開展檔案資料的利用