【正文】 ? （一）檔案利用工作的要求 ? 1 熟悉館藏，了解需求（相當于了解圖書館館藏） ? 2 研究用戶，提高水平（研究讀者） ? （ 1）檔案利用者的類型和特點；（ 2）檔案利用的內(nèi)容和規(guī)律?！?密級：保管期限 （ 與圖書編目相同 ） ? （ 1）著錄標引： 著錄 是對文獻的各種特征進行分析、選擇和記錄的過程，著錄的內(nèi)容可通過卡片式和書本式檢索工具反映出來，也可以錄入計算機形成數(shù)據(jù)庫。 ? 1 從國家和人民的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價值； ? 2 全面的觀點 ：（ 1）全面地判定文件的價值；（ 2）全面地預(yù)測社會對檔案利用的需求；（ 3）全面地把握檔案保管成本與效益的關(guān)系； ? 3 歷史的觀點； ? 4 發(fā)展的觀點。 ? 缺點：需要檔案庫房預(yù)留架柜，工作量大。 ? （ 3）時間：最廣泛的聯(lián)系。 ? 三、各類檔案機構(gòu)之間的關(guān)系：指導與被指導、監(jiān)督與被監(jiān)督、信息資源協(xié)作等。 ? 二、檔案實體管理機構(gòu) ? （一）檔案室 ? 1 性質(zhì)：檔案室是各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位為統(tǒng)一保存、管理和提供利用本單位形成的各類檔案而設(shè)置的內(nèi)部機構(gòu)，是各單位管理工作的組成部分，主要為本單位各項工作提供檔案信息的服務(wù)。其片面性是顯而易見的。 ? 1841年法國內(nèi)政部發(fā)布了 《 關(guān)于各部和各地區(qū)檔案整理與分類的指示 》 ，首次提出 尊重全宗原則， 這一原則包括： ? 第一、來源于一個特定機構(gòu)的所有檔案組成一個全宗； ? 第二、全宗內(nèi)的文件按主題類別整理； ? 第三、主題類下的文件按年代、地區(qū)或字母順序排列； ? 第四、同一全宗的文件不得與其他全宗的文件混淆在一起。 猶龍柱下窺藏史，呼風輿前聽誦詩。 ? 檔案與其他信息資源的區(qū)別與聯(lián)系 ? 檔案與圖書 ? （ 1）不同方面 ? A、檔案并非是有意識地編寫和杜撰的，而圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的； ? B、數(shù)量不同； ? C、作用不同； ? D、保密性不同； ? E、形式不同。 ? （六）光盤文件 一種新型的記錄信息的載體，用激光技術(shù)將信息做到光盤上，海量存貯。 ? 二、文書整理歸檔的意義 ? 保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查考利用； ? 保證文件的完整與安全，使其便于保管； ? 為檔案工作奠定基礎(chǔ)。 ? 登記：發(fā)文登記，發(fā)文登記簿。 ? 審核：即按照文件辦理要求對文件從內(nèi)容到形式進行審查核對。 ? 主體：公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、公文生效標識域、附注。 ?四、文書工作基礎(chǔ)知識 ?（一）文書工作的發(fā)展歷史 ?史官是我國最早的文書工作人員。1952年中國人民大學創(chuàng)辦檔案學專業(yè)（今中國人民大學信息管理學院前身）。 ? 檔案： 1985年國家標準局發(fā)布 《 情報與文獻工作詞匯基本術(shù)語 》 和 《 檔案著錄規(guī)則 》 ，對檔案的定義為：“ 檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄”。 第二節(jié) 文書的構(gòu)成要素及特點 和作用 ?一、文書的基本構(gòu)成要素：信息、符號、物質(zhì) ?（一）信息要素 ?核心信息：文書記載的主要內(nèi)容。 ? （ 2）非隸屬關(guān)系：兩種情況，一種是同一系統(tǒng)同級機關(guān)、部門或不同系統(tǒng)的同級機關(guān)、部門之間，如唐山市委組織部、宣傳部；第二種是不同系統(tǒng)的非同級機關(guān)、部門之間，如唐山市教育局與豐潤區(qū)文化局之間等。 ? 批辦：領(lǐng)導對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。 ?留注：對收文和發(fā)文辦理情況和結(jié)果在 “ 文件處理簿 ” 上作簡要說明。 ? （二）明確整理人：由文書處理部門的工作人員來整理。 ? （ 2）案盒內(nèi)文件的排列：按分類方案的最低一級類目排列（與圖書館同類書排列辦法相同）。 ★ 檔案的起源和演變發(fā)展與人類社會物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進步程度密切相關(guān)，反映了人類記憶的發(fā)展脈絡(luò)和水平。 ? 檔案與文物 ? 檔案以文字記述歷史，文物一般為當時的日常生活用品，不一定有文字。 ? 一、檔案的價值 ? （一）憑證價值：第一價值 ? （二）參考價值：也稱情報價值，第二價值 ? 二、檔案的作用 ? （一）行政查考作用：咨政 ? （二）業(yè)務(wù)參考作用 ? （三）文化傳承作用 ? （四）法律憑證作用 ? （五）宣傳教育作用 ? 三、檔案作用發(fā)揮的必要條件 ? （一）檔案的提供利用：存是為了用 ? （二）社會的發(fā)展水平：存史、咨政、育人 ? （三）全社會的檔案意識 ? 形成意識 ? 保存意識 ? 歸檔意識 ? 利用意識：走向開放 ? （四）檔案管理水平：科學管理、信息化 第三節(jié) 檔案種類的劃分 ? 一、按形成時間劃分 ? （一）中華人民共和國成立前檔案 ? 舊政權(quán)檔案 ? 中國第一歷史檔案館：集中保管明清時期檔案（前身是北京故宮博物院文獻部， 1951年改） ? 中國第二歷史檔案館：集中保管民國時期檔案（前身是中科院近代史所南京史料整理處，1964年改） ? 革命歷史檔案 ? 中央檔案館：保存革命歷史檔案和建國后永久保存的檔案 ? （二）中華人民共和國成立后檔案 中國第一歷史檔案館 集中保管明清時期檔案 中國第二歷史檔案館 集中保管民國時期檔案 在南京 在北京 中央檔案館：集中保管“五四”以來的革命歷史檔案和建國后具有永久保存價值的檔案 在北京 ? 二、按內(nèi)容性質(zhì)劃分 ? （一）文書檔案 ? （二）科技檔案 ? （三）專門檔案 ? 三、按形成領(lǐng)域劃分 ? （一）公務(wù)檔案 ? （二）私人檔案 文書檔案是本課程的重點 第四節(jié) 檔案管理的基本理論 ? 一、文件生命周期理論 ? 文件生命周期指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。 ? 檔案價值鑒定理論的歷史發(fā)展 ? （ 1） 20世紀初的“年齡鑒定論”： 1901年德國檔案學者 邁斯奈爾 總結(jié)出了一套檔案價值鑒定的理論體系，這一理論體系由 6條原則和 7條具體標準組成。 第六章 檔案工作 第一節(jié) 檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì) ? 一、檔案工作的概念 ? 廣義的概念：檔案工作包括檔案館（室）工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事工作等，即指整個國家的檔案事業(yè)。 ? 2 地位：檔案館在國家檔案事業(yè)中占有主體地位并反映著全國檔案事業(yè)發(fā)展水平。 ? 3 檔案收集的要求 ? （ 1）確保檔案收集的完整與齊全； ? （ 2）掌握檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性； ? （ 3）加強對檔案館（室）文件形成與管理狀況的調(diào)查和業(yè)務(wù)指導； ? （ 4）推進檔案的標準化建設(shè)； ? （ 5）維護檔案的系統(tǒng)與完整。 ? 一個機關(guān)、社會組織或一個著名人物在工作活動中形成的全部檔案稱為一個全宗。 ? （六）編目 ? 編目是指對一個全宗內(nèi)的檔案，經(jīng)過分類、組件或立卷，并進行系統(tǒng)排列后，將文件或案卷逐一登記到案卷目錄或文件目錄上的工作過程。 ? 我國分為永久、長期（ 1650年）、短期（ 115年） ? 2 檔案保管期限表的作用 ? （ 1）統(tǒng)一鑒定人員的認識； ? （ 2）提高鑒定工作的質(zhì)量和工作效率。 ? 3 檔案檢索語言： 檢索語言 就是組織文獻與檢索文獻時所使用的共同語言?！?永久 ? 三、檔案編研材料的編制方法 ? （一）檔案史料匯編：選題、選材、加工、分類與排列、編制輔文。 ? 2 索引 ：索引是將檔案材料的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按照一定的原則和方法排列起來而形成的檢索工具。 ? 分類語言的優(yōu)勢：利于族性檢索 ? 主題語言的優(yōu)勢：利于特性檢索 ? 二、檔案著錄 ? 檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。 ? （二）裝具 ? （三）包裝材料 ? 1 案卷封面 ? 2 檔案盒 ? （四）設(shè)備 ? （五）消耗品 ? 三、檔案庫房管理措施和檔案存放管理 ? （一）檔案的存放管理 ? 1 檔案庫房編號 ? 2 檔案裝具的排放與編號 ? 3 檔案在裝具中的存放方式：豎放和橫放。確定一種檔案分類標準，給每個案卷編制一個順序號，形成一本或若干本連續(xù)編號的案卷目錄。 整理工作有如下三種情況： ? 1 系統(tǒng)排列與編目：接收的整理好的檔案； ? 2 局部調(diào)整：某些不符合整理要求的調(diào)整； ? 3 全過程整理：零散文件。各級城建檔案館。 ? 三、便于社會各方面的利用 管理是為了利用，利用能促進管理。他認為，公共文件有兩種不同的價值，一是對形成機關(guān)的第一價值；二是對其他機關(guān)和個人利用者的第二價值。 ? 文件生命周期理論基本內(nèi)容 ? （ 1）文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的過程； ? （ 2）由于文件價值形態(tài)的變化，這一完整的過程可劃分為三個階段 :現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行； ? （ 3）文件在每一階段因其特定的價值形態(tài)而與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在著一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。 ? （三）檔案的形成條件 ? 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿； ? 文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華； ? 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。 ? 三、檔案的定義 ? 檔：帶格子的架子或櫥，多用來存放案卷； ? 案：一種舊式的狹長的桌子，幾案。 第五節(jié) 非紙質(zhì)文件的整理與歸檔 ? 一、非紙質(zhì)文件的整理 ? （一）機讀文件 ? 機讀文件指用數(shù)碼錄制在磁盤、磁帶、穿孔卡片、光盤等媒體介質(zhì)上的，借助于計算機形成或產(chǎn)生的，并且通過計算機才能閱讀的文件。 ? 按組織機構(gòu)分類：新 《 規(guī)則 》 要求一般按組織機構(gòu)分類，組織機構(gòu)也即問題。 ? 文書整理歸檔是文書部門的職責范圍，是文書工作的最后一個環(huán)節(jié)，由文書部門整理歸檔是我國文書工作和檔案工作的基本原則。 ?編號：編 “ 發(fā)文字號 ” 。 上述程序前后銜接、環(huán)環(huán)相扣、排列有序，構(gòu)成一個完整的文件運轉(zhuǎn)和辦理流程。 ? 三、文書的作用 ? 明法布政：黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)、行政措施等通過公文的形式發(fā)布，具有法律規(guī)范和準繩作用； ? 領(lǐng)導管理：政治領(lǐng)導和行政管理； ? 宣傳引導：直接性和權(quán)威性； ? 聯(lián)系交流：溝通信息； ? 憑證依據(jù)：歷史的真實進程。 甲骨檔案 甲骨檔案 金石檔案 青銅檔案 石鼓檔案 羊皮檔案 ? 三、文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別 ? 文書：文書包括公務(wù)文書和私人文書，公務(wù)文書是指社會的合法組織在其公務(wù)活動中形成的各種形式的文字材料；私人文書是指個人、家庭（家族）在社會交往活動中為處理私人事務(wù)而形成的文書，如私人信件、收支帳目、遺囑、家譜等。檔案管理學 唐山師范學院圖書館 周進良（研究館員） 關(guān)于本課程的一些說明 ? 本課程名稱為 《 檔案管理學 》 ，是檔案學專業(yè)、文秘專業(yè)和行政管理專業(yè)的專業(yè)基礎(chǔ)課，本院使用教材為復旦大學出版的陸予圻等編著的 《 秘書文檔管理 》 ； ? 先修課程：秘書學基礎(chǔ)、文書寫作等； ? 本課程總計 32學時，共 11周，其中上課 9周 27學時，實習 2周 5學時（參觀我校綜合檔案室、人事處檔案室和圖書館密集庫并講授電子文獻資源的使用方法）； ? 本課程為考查課，２學分，最后以論文形式完成。 ?材料的變化：甲骨、竹木、鐵質(zhì)、石頭、縑帛、紙張、電子文書； ?名稱的變化：典冊、中、治中、典籍、圖籍、文案、公文、文卷、案卷、案牘、牌子、本章、文書。 ? 二、文書的特點 ? 記錄性：人們社會實踐的原始記錄； ? 實用性：為解決現(xiàn)實問題而制成； ? 法定性：依法成立的機關(guān)或組織才能制發(fā)； ? 權(quán)威性：憲法賦予的權(quán)威； ? 信息性：文書是信息交流的紐帶。 一般來說，收文辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 ?簽發(fā)或會簽：是領(lǐng)導行使職權(quán)的重要形式。 第四章 文書的整理與歸檔 第一節(jié) 文書整理歸檔的含義與意義 ? 一、文書整理歸檔的含義 ? 文書整理歸檔是指文書部門對辦理完畢的文件，將其中有查考、利用、保存價值的，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律，以“件”為單位，分類整理，并進行裝盒或編立案卷，定期移交給機關(guān)、單位檔案室集中保管的過程。 第四節(jié) 文書整理歸檔的方法和步驟 ? 一、文書整理的基本方法 ?