【正文】 員調(diào)離工作崗位時(shí)。 第三節(jié) 文書管理 ?一、文書管理職責(zé) :即文書管理人員 ?的職責(zé)。 ?留注：對(duì)收文和發(fā)文辦理情況和結(jié)果在 “ 文件處理簿 ” 上作簡(jiǎn)要說(shuō)明。 ?催辦：按照辦理時(shí)限進(jìn)行檢查和督促。 ? 1分發(fā)：對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過(guò)程。 ? 用印：蓋章，上大下小，騎年蓋月。 ? 繕印：印制文件，注意排版要求等。 ?編號(hào)：編 “ 發(fā)文字號(hào) ” 。 ?會(huì)稿：聯(lián)合行文時(shí)用到，主辦單位與協(xié)辦單位。 ?（二）發(fā)文辦理 ?草擬：領(lǐng)導(dǎo)交擬后秘書起草文件。 ? 批辦：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。 ? 擬辦：對(duì)文件如何辦理提出初步的處理意見。 收文審核主要針對(duì)下級(jí)來(lái)文。 ?分辦：文秘人員根據(jù)來(lái)文的不同內(nèi)容和要求將文件分別送達(dá)各個(gè)辦文對(duì)象的過(guò)程。 ?拆封：內(nèi)收發(fā)人辦。 上述程序前后銜接、環(huán)環(huán)相扣、排列有序，構(gòu)成一個(gè)完整的文件運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理流程。 第二節(jié) 文書的辦理 ?一、文書辦理流程 ?文書辦理流程即對(duì)制發(fā)和收到的文件以銜接有序的程序進(jìn)行辦理的過(guò)程。 ? 行文規(guī)則 ?（ 1）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用； ?（ 2）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。 ? （ 2）非隸屬關(guān)系：兩種情況，一種是同一系統(tǒng)同級(jí)機(jī)關(guān)、部門或不同系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)、部門之間，如唐山市委組織部、宣傳部；第二種是不同系統(tǒng)的非同級(jí)機(jī)關(guān)、部門之間，如唐山市教育局與豐潤(rùn)區(qū)文化局之間等。 ? 下行方向：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文給下級(jí)機(jī)關(guān)； ? 上行方向：下級(jí)機(jī)關(guān)送文給上級(jí)機(jī)關(guān)； ? 平行方向：不相隸屬機(jī)關(guān)之間的文書往來(lái)。 ? 版記：主題詞、抄送、版記中的反線。 第二節(jié) 行政公文的格式 ? 一、公文的用紙格式： A4紙 ? 二、公文的印裝格式：左側(cè)裝訂 ? 三、公文的文面格式 ? 眉首：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保管期限、緊急程度、上行文簽發(fā)人。 ? 三、國(guó)家行政公文的分類 ? 按行文關(guān)系分 ? 上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬的上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文； ? 下行文：指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文； ? 平行文：向同級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)傳遞的公文。 ? 三、文書的作用 ? 明法布政：黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)、行政措施等通過(guò)公文的形式發(fā)布，具有法律規(guī)范和準(zhǔn)繩作用； ? 領(lǐng)導(dǎo)管理：政治領(lǐng)導(dǎo)和行政管理； ? 宣傳引導(dǎo)：直接性和權(quán)威性； ? 聯(lián)系交流：溝通信息； ? 憑證依據(jù)：歷史的真實(shí)進(jìn)程。 ? （三）物質(zhì)要素 ? 書面載體：物質(zhì)載體，甲骨、金屬、石頭、簡(jiǎn)牘、羊皮、紙張等； ? 顯字材料：墨水、油墨等。 ?（二）符號(hào)要素 ?文字符號(hào)：語(yǔ)言文字、數(shù)字符號(hào)。 第二節(jié) 文書的構(gòu)成要素及特點(diǎn) 和作用 ?一、文書的基本構(gòu)成要素：信息、符號(hào)、物質(zhì) ?（一）信息要素 ?核心信息：文書記載的主要內(nèi)容。 ?（三）文書工作機(jī)構(gòu)的組織形式 ?集中形式和分散形式。老子曾做過(guò)周“守藏室之史”，相當(dāng)于現(xiàn)在檔案館館長(zhǎng)和圖書館館長(zhǎng)。 ? 文件與文書的區(qū)別：文書是總稱，是不可數(shù)名詞，文件是可數(shù)名詞。其他事務(wù)文書如計(jì)劃、總結(jié)等 不具有法定效力 。 甲骨檔案 甲骨檔案 金石檔案 青銅檔案 石鼓檔案 羊皮檔案 ? 三、文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別 ? 文書：文書包括公務(wù)文書和私人文書，公務(wù)文書是指社會(huì)的合法組織在其公務(wù)活動(dòng)中形成的各種形式的文字材料；私人文書是指?jìng)€(gè)人、家庭（家族）在社會(huì)交往活動(dòng)中為處理私人事務(wù)而形成的文書，如私人信件、收支帳目、遺囑、家譜等。刑法志 》 ：“文書盈于幾閣，典者不能遍睹”。 第一章 文書概述 第一節(jié) 文書和文書工作 一、文書的概念 文書是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng) 中為了記載、公布、憑證和 傳遞信息的實(shí)際需要，以文 字或聲像的方式在一定介質(zhì) 上表達(dá)思想意圖的一種信息 材料。 ? 檔案： 1985年國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布 《 情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ) 》 和 《 檔案著錄規(guī)則 》 ，對(duì)檔案的定義為：“ 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄”。 ? 三、檔案學(xué)的學(xué)科體系結(jié)構(gòu) ? 理論檔案學(xué)：檔案學(xué)原理、檔案術(shù)語(yǔ)學(xué)、比較檔案學(xué)、檔案學(xué)史、檔案事業(yè)史等； ? 技術(shù)檔案學(xué)：檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案縮微復(fù)制技術(shù)、檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)等； ? 應(yīng)用檔案學(xué)：檔案管理學(xué)、檔案事業(yè)管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、專門檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)等。 ?二、檔案學(xué)的研究對(duì)象及范圍 ?目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案學(xué)的研究對(duì)象有多種認(rèn)識(shí)，歸結(jié)起來(lái)， 檔案學(xué)的研究對(duì)象就是檔案、檔案工作和檔案事業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展規(guī)律 。 檔案學(xué)與信息資源管理類學(xué)科的關(guān)系 ? 檔案學(xué)與圖書館學(xué) ? 檔案學(xué)與情報(bào)學(xué) ? 十七個(gè)社會(huì)科學(xué)一級(jí)學(xué)科之一：圖書館、情報(bào)與文獻(xiàn)學(xué) ? 檔案學(xué)教育史： 1920年武昌文華大學(xué)成立圖書科， 1929年改名為武昌文華圖書館學(xué)專科學(xué)校， 1939年增設(shè)檔案管理?？疲?1946年殷鐘麟等人在重慶創(chuàng)辦私立崇實(shí)檔案學(xué)校。奧格 著 《 一種檔案學(xué)理論思想 》 ，第一次使用了“檔案學(xué)”這一名詞； ? 1885年法國(guó)歷史學(xué)家 郎格魯 在 《 國(guó)際檔案館、圖書館和博物館 》 雜志發(fā)表 《 關(guān)于檔案館的科學(xué) 》 一文，提出檔案學(xué)是一門獨(dú)立的科學(xué)； ? 1928年意大利檔案學(xué)家埃 檔案管理學(xué) 唐山師范學(xué)院圖書館 周進(jìn)良（研究館員） 關(guān)于本課程的一些說(shuō)明 ? 本課程名稱為 《 檔案管理學(xué) 》 ，是檔案學(xué)專業(yè)、文秘專業(yè)和行政管理專業(yè)的專業(yè)基礎(chǔ)課，本院使用教材為復(fù)旦大學(xué)出版的陸予圻等編著的 《 秘書文檔管理 》 ； ? 先修課程：秘書學(xué)基礎(chǔ)、文書寫作等； ? 本課程總計(jì) 32學(xué)時(shí)，共 11周，其中上課 9周 27學(xué)時(shí)，實(shí)習(xí) 2周 5學(xué)時(shí)（參觀我校綜合檔案室、人事處檔案室和圖書館密集庫(kù)并講授電子文獻(xiàn)資源的使用方法）； ? 本課程為考查課，２學(xué)分，最后以論文形式完成。 緒論：關(guān)于檔案學(xué)的一些 基本知識(shí) ? 一、檔案學(xué)的產(chǎn)生 ? 1804年德國(guó)檔案學(xué)家 約瑟夫 卡薩諾瓦出版了 《 檔案學(xué) 》 專著，對(duì)檔案學(xué)的科學(xué)概念作了深入闡述； 檔案學(xué)在中國(guó)： ? 1935年 騰固 發(fā)表 《 檔案整理處的任務(wù)及其初步工作 》 一文首次出現(xiàn)“檔案學(xué)”名詞； ? 1940年檔案學(xué)者 龍兆佛 在 《 檔案管理法 》一書中也使用了這一名詞。1952年中國(guó)人民大學(xué)創(chuàng)辦檔案學(xué)專業(yè)（今中國(guó)人民大學(xué)信息管理學(xué)院前身）。 ?檔案學(xué)就是研究檔案現(xiàn)象、檔案工作和檔案事業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展規(guī)律的學(xué)科。 ? 我們這門課程叫 檔案管理學(xué) ，研究各種門類檔案的一般管理理論、原則和方法。 ? 檔案的來(lái)源： ? 文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。 ?二、文書的歷史發(fā)展 ?賈誼 《 過(guò)秦論 》 ：“禁文書、酷刑法”； ?班固 《 漢書 ?材料的變化：甲骨、竹木、鐵質(zhì)、石頭、縑帛、紙張、電子文書； ?名稱的變化：典冊(cè)、中、治中、典籍、圖籍、文案、公文、文卷、案卷、案牘、牌子、本章、文書。 ? 公文 ? 公務(wù)文書 ? 其他事務(wù)文書 ? 文書 ? 私人文書 ? 公文：是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等合法社會(huì)組織在處理公務(wù)活動(dòng)中所形成的具有 法定效力和規(guī)范體式 的書面材料，如報(bào)告、請(qǐng)示、通報(bào)、意見、批復(fù)、函等。 ? 文件：是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)自己的職責(zé)范圍制發(fā)的具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文。 ?四、文書工作基礎(chǔ)知識(shí) ?（一）文書工作的發(fā)展歷史 ?史官是我國(guó)最早的文書工作人員。 ?（二）文書工作的基本任務(wù)和內(nèi)容 ?三大部分：形成、處理和管理。 ?（四）文書處理工作的基本原則和要求 ? 1 準(zhǔn)確、周密、確保質(zhì)量； ? 2 及時(shí)、迅速、注重時(shí)效； ? 3 精簡(jiǎn)、求實(shí)、注重效用； ? 4 安全、可靠、確保國(guó)家機(jī)密； ? 5 認(rèn)真、負(fù)責(zé)、加強(qiáng)統(tǒng)一管理。 ?附加信息：附加的帶有補(bǔ)充說(shuō)明性質(zhì)的信息。 ?圖形符號(hào)：圖像、圖表和各種標(biāo)點(diǎn) 符號(hào)及色彩。 ? 二、文書的特點(diǎn) ? 記錄性：人們社會(huì)實(shí)踐的原始記錄； ? 實(shí)用性：為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題而制成； ? 法定性：依法成立的機(jī)關(guān)或組織才能制發(fā)； ? 權(quán)威性：憲法賦予的權(quán)威； ? 信息性：文書是信息交流的紐帶。 第二章 文書的撰擬與制發(fā) 第一節(jié) 公務(wù)文書的種類 ? 一、國(guó)家行政公文的種類 《 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 規(guī)定的種類： ? 命令（令） ? 決定 ? 公告 ? 通告 ? 通知 ? 通報(bào) ? 議案 ? 報(bào)告 ? 請(qǐng)示 ? 批復(fù) ? 1意見 ? 1函 ? 1會(huì)議紀(jì)要 ? 二、其他有關(guān)公文的種類 ? 《 中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 》 規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文有 14種； ? 我國(guó)香港、澳門地區(qū)： ? 我國(guó)臺(tái)灣省有六類：令、呈、咨、函、公告和其它公文。 ? 按性質(zhì)和作用劃分 ? 指導(dǎo)性、報(bào)請(qǐng)性、知照性、商洽性、記錄性公文。 ? 主體：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)域、附注。 第三節(jié) 文書的撰擬 ? 一、公文的四要素 ? 主題 ? 材料 ? 結(jié)構(gòu) ? 語(yǔ)言 ?二、公文的形成過(guò)程和要求 ?交擬 ?議擬 ?擬稿 ?登記 ?審核 ?簽發(fā) ?復(fù)核 ? 三、公文制發(fā)的過(guò)程和要求 ? 繕印 ? 校對(duì) ? 用印或簽署 ? 發(fā)文登記 ? 封發(fā) ? 四、十三種行政公文的撰擬要求 ? 命令 ? 決定 ? 公告 ? 通告 ? 通知 ? 通報(bào) ? 議案 ? 報(bào)告 ? 請(qǐng)示 ? 批復(fù) ? 1意見 ? 1函 ? 1會(huì)議紀(jì)要 ? 五、其他事務(wù)文書的撰擬要求 ? （一）辦公室日常事務(wù)文書的撰擬要求 ? 計(jì)劃 ? 總結(jié) ? 調(diào)查報(bào)告 ? 簡(jiǎn)報(bào) ? （二）規(guī)章制度的撰擬要求 ? 章程 ? 條例 ? 規(guī)定 ? 辦法 ? 細(xì)則 第四節(jié) 公務(wù)文書的審核和修改 ? 一、公務(wù)文書內(nèi)容的審核修改 ? 主旨的審核修改 ? 材料的審核修改 ? 措施的審核修改 ? 二、公務(wù)文書形式的審核修改 ? 結(jié)構(gòu)的審核修改 ? 文字的審核修改 ? 體式的審核修改 ? 三、修改文稿的常用符號(hào)（教材 44頁(yè)） 第三章 文書的處理 第一節(jié) 行文制度 ? 一、行文方向與行文關(guān)系 ? 行文方向：指文書從此機(jī)關(guān)到彼機(jī)關(guān)的行走過(guò)程，通常是指機(jī)關(guān)之間的文件來(lái)往，也可以指機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件傳遞。 ? 行文關(guān)系 ? （ 1）隸屬關(guān)系：兩種情況，一種是同一系統(tǒng)的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（屬行政關(guān)系），如國(guó)家教育部與河北省教育廳；第二種是同一系統(tǒng)的上下級(jí)部門之間構(gòu)成的指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系（屬業(yè)務(wù)關(guān)系），如教育部高教司與教育廳高教處的關(guān)系。 ? 二、行文方式及行文規(guī)則 ? 行文方式 ? 逐級(jí)行文： 逐級(jí) 下達(dá)或 逐級(jí) 上傳文件； ? 越級(jí)行文：越過(guò)直接上級(jí)或直接下級(jí)行文； ? 多級(jí)行文：同時(shí)主送直接下級(jí)和間接下級(jí)，或下級(jí)同時(shí)主送直接上級(jí)和間接上級(jí)； ? 普發(fā)行文：即將文件直接發(fā)向各基層組織或群眾； ? 聯(lián)合行文：兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門對(duì)涉及各自職權(quán)范圍的事務(wù)以共同的名義聯(lián)合向下或向上發(fā)文； ? 直接行文：沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式； ? 對(duì)口行文：上下級(jí)職能部門之間互相行文；（省職改辦向市職改辦發(fā)文） ? 轉(zhuǎn)發(fā)行文：一個(gè)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)其他機(jī)關(guān)的文件，分批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)兩種； ? 授權(quán)行文：通過(guò)委托授權(quán)，由其他機(jī)關(guān)或個(gè)人代表本機(jī)關(guān)、本部門對(duì)外行文。（例唐山市教育局與豐潤(rùn)區(qū)政府） ?（ 3）向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)