【正文】 ? 2 常用的復(fù)式分類法 ? （ 1）年度 — 組織機(jī)構(gòu) — 保管期限分類法 ? 優(yōu)點(diǎn)：操作方便； ? 缺點(diǎn)：不同保管期限的文件被分散在不同年度、不同組織機(jī)構(gòu)的文件中，不便于重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)、文件材料鑒定銷毀和檔案移交進(jìn)館等工作。 ? 一個(gè)機(jī)關(guān)、社會組織或一個(gè)著名人物在工作活動(dòng)中形成的全部檔案稱為一個(gè)全宗。 ? （ 4）形式：文件的存在與表達(dá)方式，如文種、載體和記錄方式等。 ? 1 保持文件之間的歷史聯(lián)系 ? （ 1）來源：同一機(jī)關(guān)同一個(gè)人同一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作和相關(guān)問題構(gòu)成文件之間不可分割的歷史聯(lián)系。 第二節(jié) 檔案整理工作 ? 一、概述 ? 檔案整理就是對處于雜亂無序狀態(tài)的檔案進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化以便利用。 ? 3 檔案收集的要求 ? （ 1）確保檔案收集的完整與齊全； ? （ 2）掌握檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性； ? （ 3）加強(qiáng)對檔案館（室）文件形成與管理狀況的調(diào)查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)； ? （ 4）推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)； ? （ 5）維護(hù)檔案的系統(tǒng)與完整。 第七章 檔案的收集與整理 第一節(jié) 檔案收集工作 ? 檔案收集就是檔案館（室）按照國家規(guī)定，通過接收和征集等方法，把分散在國內(nèi)外各單位、各部門和個(gè)人手中的檔案分別集中到有關(guān)檔案館（室），實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是國家檔案資源建設(shè)的主要手段。 ? （三）新型檔案管理機(jī)構(gòu) ? 1 文件中心：新型的檔案實(shí)體保管機(jī)構(gòu)，是介于文件形成部門和檔案館之間的一種中間性、過渡性機(jī)構(gòu)。 ? B 國家專業(yè) 檔案館：專門管理某一專業(yè)領(lǐng)域或某種特殊載體檔案的檔案館。 ? 2 地位：檔案館在國家檔案事業(yè)中占有主體地位并反映著全國檔案事業(yè)發(fā)展水平。 ? 2 地位：檔案基層業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。 如：中華人民共和國國家檔案局、河北省檔案局、唐山市檔案局、豐南區(qū)檔案局等。 ? 二、維護(hù)檔案的完整與安全 ? 1 維護(hù)檔案的完整：數(shù)量完整和質(zhì)量完整。 第六章 檔案工作 第一節(jié) 檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì) ? 一、檔案工作的概念 ? 廣義的概念：檔案工作包括檔案館（室）工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事工作等，即指整個(gè)國家的檔案事業(yè)。 ? 我國檔案價(jià)值鑒定的原則： ? 必須從社會的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)來判定檔案的價(jià)值。形成機(jī)關(guān)的行政官員對鑒定第一價(jià)值負(fù)主要責(zé)任；而鑒定第二價(jià)值則應(yīng)主要由檔案部門及其工作人員來完成。他認(rèn)為應(yīng)按照文件形成機(jī)關(guān)在政府體系中的地位和職能的重要性，來確定檔案文件的價(jià)值及保管期限，即檔案文件的價(jià)值大小和保管期限的長短與其形成機(jī)關(guān)的地位高低和職能重要性成正比。 ? 檔案價(jià)值鑒定理論的歷史發(fā)展 ? （ 1） 20世紀(jì)初的“年齡鑒定論”： 1901年德國檔案學(xué)者 邁斯奈爾 總結(jié)出了一套檔案價(jià)值鑒定的理論體系，這一理論體系由 6條原則和 7條具體標(biāo)準(zhǔn)組成。 ? 來源原則經(jīng)過多個(gè)國家的進(jìn)一步完善，形成如下基本內(nèi)容： 尊重來源，尊重全宗的完整性，尊重全宗內(nèi)的原始整理體系。 ? 來源的含義：國際檔案理事會編寫的 《 檔案術(shù)語詞典 》 將 來源 定義為“向文件中心或檔案館移交文件之前，在事務(wù)活動(dòng)過程中形成、保管和 /或利用文件的組織和個(gè)人”。與其“ 文件雙重價(jià)值論 ”相一致。 ? 一、檔案的價(jià)值 ? （一）憑證價(jià)值：第一價(jià)值 ? （二）參考價(jià)值：也稱情報(bào)價(jià)值，第二價(jià)值 ? 二、檔案的作用 ? （一）行政查考作用：咨政 ? （二）業(yè)務(wù)參考作用 ? （三）文化傳承作用 ? （四）法律憑證作用 ? （五）宣傳教育作用 ? 三、檔案作用發(fā)揮的必要條件 ? （一）檔案的提供利用：存是為了用 ? （二）社會的發(fā)展水平：存史、咨政、育人 ? （三）全社會的檔案意識 ? 形成意識 ? 保存意識 ? 歸檔意識 ? 利用意識：走向開放 ? （四）檔案管理水平：科學(xué)管理、信息化 第三節(jié) 檔案種類的劃分 ? 一、按形成時(shí)間劃分 ? （一）中華人民共和國成立前檔案 ? 舊政權(quán)檔案 ? 中國第一歷史檔案館：集中保管明清時(shí)期檔案（前身是北京故宮博物院文獻(xiàn)部， 1951年改） ? 中國第二歷史檔案館：集中保管民國時(shí)期檔案（前身是中科院近代史所南京史料整理處，1964年改） ? 革命歷史檔案 ? 中央檔案館：保存革命歷史檔案和建國后永久保存的檔案 ? （二）中華人民共和國成立后檔案 中國第一歷史檔案館 集中保管明清時(shí)期檔案 中國第二歷史檔案館 集中保管民國時(shí)期檔案 在南京 在北京 中央檔案館：集中保管“五四”以來的革命歷史檔案和建國后具有永久保存價(jià)值的檔案 在北京 ? 二、按內(nèi)容性質(zhì)劃分 ? （一）文書檔案 ? （二）科技檔案 ? （三）專門檔案 ? 三、按形成領(lǐng)域劃分 ? （一）公務(wù)檔案 ? （二）私人檔案 文書檔案是本課程的重點(diǎn) 第四節(jié) 檔案管理的基本理論 ? 一、文件生命周期理論 ? 文件生命周期指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。 國步何由探軌跡，民情從以識端倪。 ? （四）檔案的形式 ? 載體形式：甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、光盤等； ? 記錄方式：手寫、刀割、印刷、曬制、攝影、錄音、錄像等。包括企業(yè)事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體等。 ? 檔案與文物 ? 檔案以文字記述歷史，文物一般為當(dāng)時(shí)的日常生活用品，不一定有文字。 ? （ 2）相似之處 ? A、二者都以文字記錄為主； ? B、都記載了人類社會的知識，都包含一定的信息，都屬于信息資源的范疇； ? C、在一定條件下二者可以互相轉(zhuǎn)化。《 現(xiàn)代漢語詞典 》 253頁。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣”。 ★ 檔案的起源和演變發(fā)展與人類社會物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進(jìn)步程度密切相關(guān)，反映了人類記憶的發(fā)展脈絡(luò)和水平。 光盤有只讀光盤、一次寫入光盤和寫讀型光盤。 ? （三）照片文件 照片文件指機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成的，對國家和社會有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影像為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀? ? （一）文書立卷的基本方法 ? 按文件的特征立卷 ? （ 1）問題特征 ? （ 2）作者特征 ? （ 3）名稱特征 ? （ 4）時(shí)間特征 ? （ 5）通訊者特征 ? （ 6）地區(qū)特征 ? 靈活運(yùn)用立卷特征 一般取兩三個(gè)或三四個(gè)特征立卷。 ? （ 2）案盒內(nèi)文件的排列：按分類方案的最低一級類目排列（與圖書館同類書排列辦法相同）。 ?（二）初步整理 即指平時(shí)歸整，文書處理部門在平時(shí)就要有計(jì)劃地把本機(jī)關(guān)年中逐步形成的應(yīng)歸檔的文書進(jìn)行逐步整理。 唐山師范學(xué)院歸檔文件分類方案 辦公室 組織部 宣傳部 學(xué)工部 人事處 財(cái)務(wù)處 教務(wù)處 科研處 國資處 具體體現(xiàn)在四個(gè)方面： （ 1）反映機(jī)關(guān)文書之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系； （ 2）齊全、完整、系統(tǒng)地收集和管理文書材料； （ 3）既便于文書處理部門的暫存，又便于檔案室的保管； （ 4）實(shí)事求是地收集、鑒定和整理文書材料。 ? （二）明確整理人：由文書處理部門的工作人員來整理。 文書整理 檔案工作 第二節(jié) 文書整理歸檔工作的改革 ? 改革的重點(diǎn)：由傳統(tǒng)的立卷到現(xiàn)在的整理歸檔。 ? 須是辦理完畢的文書才可整理歸檔：程序上處理完畢。 ?（三）文書的保管：合并機(jī)關(guān)的公文；撤銷機(jī)關(guān)的公文；工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)。 ?留注：對收文和發(fā)文辦理情況和結(jié)果在 “ 文件處理簿 ” 上作簡要說明。 ? 1分發(fā)：對印制完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過程。 ? 繕?。河≈莆募?，注意排版要求等。 ?會稿：聯(lián)合行文時(shí)用到，主辦單位與協(xié)辦單位。 ? 批辦：領(lǐng)導(dǎo)對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。 收文審核主要針對下級來文。 ?拆封：內(nèi)收發(fā)人辦。 第二節(jié) 文書的辦理 ?一、文書辦理流程 ?文書辦理流程即對制發(fā)和收到的文件以銜接有序的程序進(jìn)行辦理的過程。 ? （ 2）非隸屬關(guān)系：兩種情況，一種是同一系統(tǒng)同級機(jī)關(guān)、部門或不同系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)、部門之間，如唐山市委組織部、宣傳部；第二種是不同系統(tǒng)的非同級機(jī)關(guān)、部門之間，如唐山市教育局與豐潤區(qū)文化局之間等。 ? 版記：主題詞、抄送、版記中的反線。 ? 三、國家行政公文的分類 ? 按行文關(guān)系分 ? 上行文：下級機(jī)關(guān)向所屬的上級機(jī)關(guān)報(bào)送的公文； ? 下行文：指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文； ? 平行文：向同級機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)傳遞的公文。 ? （三）物質(zhì)要素 ? 書面載體：物質(zhì)載體，甲骨、金屬、石頭、簡牘、羊皮、紙張等； ? 顯字材料：墨水、油墨等。 第二節(jié) 文書的構(gòu)成要素及特點(diǎn) 和作用 ?一、文書的基本構(gòu)成要素：信息、符號、物質(zhì) ?（一）信息要素 ?核心信息：文書記載的主要內(nèi)容。老子曾做過周“守藏室之史”，相當(dāng)于現(xiàn)在檔案館館長和圖書館館長。其他事務(wù)文書如計(jì)劃、總結(jié)等 不具有法定效力 。刑法志 》 ：“文書盈于幾閣，典者不能遍睹”。 ? 檔案： 1985年國家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布 《 情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語 》 和 《 檔案著錄規(guī)則 》 ，對檔案的定義為：“ 檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄”。 ?二、檔案學(xué)的研究對象及范圍 ?目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案學(xué)的研究對象有多種認(rèn)識，歸結(jié)起來， 檔案學(xué)的研究對象就是檔案、檔案工作和檔案事業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展規(guī)律 。奧格 著 《 一種檔案學(xué)理論思想 》 ，第一次使用了“檔案學(xué)”這一名詞； ? 1885年法國歷史學(xué)家 郎格魯 在 《 國際檔案館、圖書館和博物館 》 雜志發(fā)表 《 關(guān)于檔案館的科學(xué) 》 一文，提出檔案學(xué)是一門獨(dú)立的科學(xué)； ? 1928年意大利檔案學(xué)家埃 緒論：關(guān)于檔案學(xué)的一些 基本知識 ? 一、檔案學(xué)的產(chǎn)生 ? 1804年德國檔案學(xué)家 約瑟夫 1952年中國人民大學(xué)創(chuàng)辦檔案學(xué)專業(yè)（今中國人民大學(xué)信息管理學(xué)院前身）。 ? 我們這門課程叫 檔案管理學(xué) ，研究各種門類檔案的一般管理理論、原則和方法。 ?二、文書的歷史發(fā)展 ?賈誼 《 過秦論 》 ：“禁文書、酷刑法”； ?班固 《 漢書 ? 公文 ? 公務(wù)文書 ? 其他事務(wù)文書 ? 文書 ? 私人文書 ? 公文：是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等合法社會組織在處理公務(wù)活動(dòng)中所形成的具有 法定效力和規(guī)范體式 的書面材料，如報(bào)告、請示、通報(bào)、意見、批復(fù)、函等。 ?四、文書工作基礎(chǔ)知識 ?（一）文書工作的發(fā)展歷史 ?史官是我國最早的文書工作人員。 ?（四）文書處理工作的基本原則和要求 ? 1 準(zhǔn)確、周密、確保質(zhì)量； ? 2 及時(shí)、迅速、注重時(shí)效； ? 3 精簡、求實(shí)、注重效用； ? 4 安全、可靠、確保國家機(jī)密； ? 5 認(rèn)真、負(fù)責(zé)、加強(qiáng)統(tǒng)一管理。 ?圖形符號：圖像、圖表和各種標(biāo)點(diǎn) 符號及色彩。 第二章 文書的撰擬與制發(fā) 第一節(jié) 公務(wù)文書的種類 ? 一、國家行政公文的種類 《 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 》 規(guī)定的種類： ? 命令（令） ? 決定 ? 公告 ? 通告 ? 通知 ? 通報(bào) ? 議案 ? 報(bào)告 ? 請示 ? 批復(fù) ? 1意見 ? 1函 ? 1會議紀(jì)要 ? 二、其他有關(guān)公文的種類 ? 《 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 》 規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文有 14種； ? 我國香港、澳門地區(qū)： ? 我國臺灣省有六類：令、呈、咨、函、公告和其它公文。 ? 主體：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識域、附注。 ? 行文關(guān)系 ? （ 1）隸屬關(guān)系：兩種情況，一種是同一系統(tǒng)的上下級機(jī)