【正文】 ； ?（ 4）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng) 外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)相關(guān)負(fù) 責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。 一般來說，收文辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 ?二、文書辦理的方法和要求 ?（一）收文辦理 ?簽收：清點(diǎn)、檢查、簽字，外收發(fā)人辦。 ?登記：三種登記形式，注意登記內(nèi)容。 ? 審核：即按照文件辦理要求對文件從內(nèi)容到形式進(jìn)行審查核對。 ? 傳閱：即有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。 是秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要體現(xiàn)。 ? 承辦：貫徹文件精神，執(zhí)行具體任務(wù)。 ?審核：發(fā)文審核，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前審核，內(nèi)容、文字、體式等方面。 ?簽發(fā)或會簽：是領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)的重要形式。 ? 復(fù)核：發(fā)文過程中的第二次審核，文件正式印制前由文秘部門對發(fā)文的復(fù)查審核。 ? 校對：對文本清樣與定稿從內(nèi)容到形式進(jìn)行全面對照檢查。 ? 登記：發(fā)文登記，發(fā)文登記簿。 ?（三）輔助程序： ?傳遞：文件在各個辦理流程之間的交接過程。 ?查辦：多次催辦無果的情況下，向領(lǐng)導(dǎo)匯報后，由領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成文秘部門核查辦理過程。 ?（四）終結(jié)程序：文件整理歸檔和銷毀工作。 ?二、文書管理要求 ?（一）文書的使用 ?（二）文書的銷毀：不具備歸檔和存檔價值的公文，二人以上監(jiān)銷。 第四章 文書的整理與歸檔 第一節(jié) 文書整理歸檔的含義與意義 ? 一、文書整理歸檔的含義 ? 文書整理歸檔是指文書部門對辦理完畢的文件，將其中有查考、利用、保存價值的，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒或編立案卷，定期移交給機(jī)關(guān)、單位檔案室集中保管的過程。 ? 文書整理歸檔的幾條基本原則： ? 須依法進(jìn)行文書的整理歸檔： 《 中華人民共和國檔案法 》 。 ? 必須是具有一定查考利用價值的文書才可整理歸檔。 ? 二、文書整理歸檔的意義 ? 保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查考利用； ? 保證文件的完整與安全，使其便于保管； ? 為檔案工作奠定基礎(chǔ)。由按“六個特征”立卷到新的 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 （ 2022年 12月 6日國家檔案局發(fā)布，見附錄1），具體改革如下： ? 文書整理工作以“件”取代“卷”，即對文書實(shí)行文件級管理；并以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作為保管單位；以“年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限”的文書整理分類方式取代過去“六個特征”的分類方式，取消硬卷皮和軟卷皮；用“歸檔文件目錄”代替“卷內(nèi)文件目錄”，取消“目錄號”增設(shè)“保管期限”；取消案卷目錄，增設(shè)歸檔文件目錄，作為移交清冊。 ?（二）以“案盒”取代“案卷”，其優(yōu)點(diǎn)有： ?簡化了裝訂手續(xù)：不用再裝訂 ?統(tǒng)一了文書部門和檔案部門的工作 ?方便了文書檔案的查找和借閱 第三節(jié) 文書整理的范圍和要求 ? 一、文書整理工作的組織 ? （一）正確選擇整理環(huán)節(jié)：根據(jù)各單位的實(shí)際情況選擇最能 掌握文件的形成和處理情況的地方。 ? （三）文書整理的分工 ? 收文 ? 發(fā)文 ? 內(nèi)部文件 ? 二、文書整理的基本范圍 ●整理的范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中所形成的、已經(jīng)辦理完畢，具有 查考利用價值 的收發(fā)文件、電報、會議文件、電話記錄、會議記錄等等，均需要整理，一些具有查考利用價值的聲像資料也應(yīng)列入整理范圍。 ? 三、文書整理的基本要求 按照機(jī)關(guān)工作活動的規(guī)律，保持文書之間內(nèi)在的歷史的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)工作的真實(shí)面貌，并便于保管和查找利用。 第四節(jié) 文書整理歸檔的方法和步驟 ? 一、文書整理的基本方法 ? （一）編制分類方案類目 ? 按保管期限分類：短期（ 115年）、長期（ 1650年）、永久。 ? 按問題分類：不宜提倡。 ?及時收集已經(jīng)處理完畢的文書材料：文書人員養(yǎng)成 6個良好習(xí)慣。 ? （三）系統(tǒng)整理 ? 確定案盒內(nèi)文件 ? （ 1）檢查調(diào)整：對“件”的理解。 ? 案盒內(nèi)文件的編號：相當(dāng)于圖書館內(nèi)同類書的種次號。 ? （四）歸檔：歸檔范圍、歸檔時間和質(zhì)量要求 歸檔章式樣 （全宗號） （年度） （室編件號） （機(jī)構(gòu)或問題） （保管期限） （館編件號） 歸檔文件目錄 件號 責(zé)任者 文號 文件題名 日期 頁數(shù) 備注 （全宗名稱） 全宗號 年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） 起 室 止 件 館 號 盒號 檔案盒封面和封脊 歸 檔 文 件 目 錄 簿 歸檔文件目錄 全宗名稱 年 度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） ? 二、文書立卷的方法和步驟 ? 目前許多單位對于紙質(zhì)文件仍采取立卷的方法整理歸檔，組成案卷，對文書立卷的方法也要掌握。 ? 幾種新的立卷方法 ? （二）文書立卷的步驟 ? 第一步：將處理完畢的文件集中在一起； ? 第二步：擬分類大綱或立卷類目； ? 第三步：按照立卷類目和立卷歸檔范圍將文件歸入到相應(yīng)類別； ? 第四步：將不需立卷歸檔的文件按規(guī)定銷毀； ? 第五步：再次分卷； ? 第六步：擬出能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容的標(biāo)題； ? 第七步：卷內(nèi)文件排列； ? 第八步：編頁碼； ? 第九步：填寫卷內(nèi)文件目錄； ? 第十步：拆除文件上的金屬物； ? 第十一步：確定保管期限； ? 第十二步：案卷排列并裝訂； ? 第十三步：編案卷號； ? 第十四步：填寫案卷封面和卷脊； ? 第十五步：填寫案卷目錄。 ? （二）錄音文件 指錄制在錄音磁帶上的文件。 ? （四）錄像帶 指專門供電視播映的一種錄像文件，也稱為電視錄像帶。 ? （六）光盤文件 一種新型的記錄信息的載體，用激光技術(shù)將信息做到光盤上，海量存貯。 ?二、非紙質(zhì)文件的歸檔與保管 ?嚴(yán)格把握存檔質(zhì)量：選擇優(yōu)質(zhì)材料 ?嚴(yán)格庫房管理：控制溫濕度 ?嚴(yán)格選擇包裝材料：化學(xué)穩(wěn)定性、機(jī)械強(qiáng)度和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性。 第五章 檔案概述 第一節(jié) 檔案的起源、沿革與定義 ?一、檔案的起源：有如下四種觀點(diǎn) ? 1 在國家誕生后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國家的各種事務(wù)，就形成了檔案； ? 2 在原始社會末期產(chǎn)生了原始文字，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務(wù)，形成了檔案； ? 3 在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項(xiàng)事務(wù)，形成了原始檔案，國家產(chǎn)生后形成了比較有條理的檔案； ? 4 原始社會的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字產(chǎn)生和國家形成后，形成了比較有條理的檔案。 ? 二、檔案的沿革 ? 載體沿革 ? 甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。 ? 檔案一詞的產(chǎn)生 ? 順治十八年（ 1661年）的官府文書中有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”；康熙十九年（ 1680年）“起居注”：“上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案”； ? 楊賓 《 柳邊紀(jì)略 》 （成書于 1707年，康熙四十六年）說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。 ? 英文 archive[`a:kaiv],文件、記錄、檔案，復(fù)數(shù) archives,公文保管處、檔案處、公文。 ? 檔案即分類保存以備查考的文件和材料。 ? 現(xiàn)在檔案定義： 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。 ? 檔案與其他信息資源的區(qū)別與聯(lián)系 ? 檔案與圖書 ? （ 1）不同方面 ? A、檔案并非是有意識地編寫和杜撰的，而圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的； ? B、數(shù)量不同； ? C、作用不同； ? D、保密性不同； ? E、形式不同。 ? 檔案與情報 ? 情況是被傳遞的知識或事實(shí)，是用來解決特定問題的知識。 ? 檔案與資料 ? （ 1）形成過程不同：檔案由文件材料轉(zhuǎn)化而來，不能購買，資料可通過搜集、購買得來； ? （ 2）檔案具有參考和憑據(jù)作用，而資料僅僅具有參考作用而不具有憑據(jù)作用。但也有一部分交叉的，既是檔案又是文物。（具有權(quán)利能力和行為能力依法享有民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的組織。） ? 自然人：包括個人、家庭和家族。 ? 檔案有三個形成條件： ? 1 辦理完畢 ? 2 有保存價值 ? 3 集中保存。 ? 四、檔案真實(shí)性的認(rèn)識 ? （一）檔案真實(shí)并不意味著檔案內(nèi)容的真實(shí) ? （二）檔案內(nèi)容的真實(shí)并不等于記錄形成者觀點(diǎn)的正確 第二節(jié) 檔案的價值與作用 ? 明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬 (jun)說檔案的作用：“今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。 猶龍柱下窺藏史，呼風(fēng)輿前聽誦詩。 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。伏羲、神農(nóng)、黃帝之書謂之三墳，言大道也；少昊、顓頊 (zhuan xu)、高辛、唐、虞之書謂之五典，言常道也。 國外代表性觀點(diǎn)： 1940年美國檔案學(xué)者菲利普 “天堂和地獄”。 文書部門 文件中心 (基層檔案室 ) 檔案館 現(xiàn)行價值 ──憑證價值 ──歷史研究價值 （第一價值形態(tài)） （第二價值形態(tài)） ? 我國檔案學(xué)者的相關(guān)理論 ? 20世紀(jì) 60年代，國家檔案館館長 曾三 提出“檔案自然形成過程論”， 80年代以來以 陳兆祦 為代表的檔案學(xué)者對此進(jìn)行了完善。 ? 二、來源原則 ? 來源原則是當(dāng)前世界各國公認(rèn)的檔案整理理論原則。因此， 來源就是通常所說的檔案形成者，包括機(jī)關(guān)、組織和個人 。 ? 1841年法國內(nèi)政部發(fā)布了 《 關(guān)于各部和各地區(qū)檔案整理與分類的指示 》 ，首次提出 尊重全宗原則， 這一原則包括： ? 第一、來源于一個特定機(jī)構(gòu)的所有檔案組成一個全宗； ? 第二、全宗內(nèi)的文件按主題類別整理； ? 第三、主題類下的文件按年代、地區(qū)或字母順序排列； ? 第四、同一全宗的文件不得與其他全宗的文件混淆在一起。 ? 全宗理論 ? 來源與全宗 ：來源于一個特定機(jī)構(gòu)（包括行政機(jī)關(guān)、公司、家庭、個人等）所有檔案組成一個全宗。 ? （教材 146頁） ? 三、檔案價值鑒定理論 ? 檔案價值鑒定的含義： 檔案價值鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑出有價值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。 ? （ 2） 20世紀(jì) 20年代的“行政官員決定論”：1922年英國檔案學(xué)者 詹金遜 在其代表作 《 檔案管理手冊 》 中系統(tǒng)地闡述了這一思想，核心觀點(diǎn)就是檔案人員不宜參與文件的鑒定和銷毀，鑒定應(yīng)由行政官員自行決定。 （ 3） 20世紀(jì)二三十年代的“職能鑒定論”：這是由波蘭檔案學(xué)者 卡林斯基 提出的。 ? （ 4） 20世紀(jì) 50年代的“文件雙重價值論”：1956年美國檔案學(xué)者 謝倫伯格 在其代表作《 現(xiàn)代檔案 ──原則與技術(shù) 》 中系統(tǒng)闡述了這一鑒定理論。第一價值體現(xiàn)為行政管理價值、憑證價值、法律價值、財務(wù)價值和科技價值；第二價值包括歷史研究價值和情報價值。 ? （ 5） 20世紀(jì)六七十年代的“利用決定論”： 這種鑒定理論是謝倫伯格之后的一些美國檔案學(xué)者提出的，代表人物有 菲斯本 、 布里奇弗德 和 芬奇 等。其片面性是顯而易見的。 ? 四、文件連續(xù)體理論 澳大利亞學(xué)者 吉登斯 是文件連續(xù)體理論的代表人物。這是電子時代帶給文件和檔案管理的新課題。 ? 狹義的概念：檔案工作主要是指檔案館（室）的業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的方法 管理檔案實(shí)體，為黨和國家的各項(xiàng)事業(yè) 服務(wù)，為社會公眾服務(wù)。 ? 一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理 ? 1 全國的檔案工作由各級黨委和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)分層負(fù)責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)； ? 2 國家全部檔案由各級檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理； ? 3 實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。 ? 2 維護(hù)檔案的安全：實(shí)體安全和信息安全。 第三節(jié) 檔案機(jī)構(gòu) ? 一、檔案行政管理機(jī)構(gòu) ? 1 性質(zhì)：檔案行政管理機(jī)構(gòu)是黨和國家監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查檔案工作的行政管理部門。 2 地位：檔