檔案管理學(xué)第十一章電子課件-在線瀏覽
2025-03-30 22:00本頁面
【正文】 公系統(tǒng)所形成的電子文件應(yīng)嚴(yán)格控制。 收集電子文件時，必須收集與之適應(yīng)的軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)和背景信息等。 （ 2）對收集的電子文件要進行登記，以防遺漏，同時也便于查找。 （ 3）在管理制度上，應(yīng)將電子文件收集視為電子文件責(zé)任者的一項重要任務(wù)，要指定專人負責(zé)，并在檔案管理部門指導(dǎo)監(jiān)督下進行。 文本文件： 通用格式為： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字處理工具，如 WORD 等。 視頻、多媒體、超媒體文件： 通用格式為： MPEG 、 AVI ，如為非通用格式，應(yīng)收集其壓縮算法和相關(guān)軟件。 保證電子文件真實性的主要措施是：一是從電子文件生成時就開始對其嚴(yán)密監(jiān)管，建立對各項操作的 跟蹤記錄； 二是建立真實性的認定方法和手續(xù)。三是建立鑒定規(guī)則和程序。 保證電子文件完整性的主要措施是：一是建立電子文件的收集、積累制度。三是對電子文件的背景信息作出規(guī)范化的要求，并隨時進行登記。 保證電子文件有效性的主要措施是： 一是歸檔時應(yīng)注明文件存儲格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)及參數(shù)。 三是對于專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，不能轉(zhuǎn)換時應(yīng)將該軟件與文件同進歸檔。 二、電子文件收集的范圍 （ 1）按載體形式分的歸檔范圍 A．磁帶 B．磁盤 C．光盤 D、 優(yōu)盤 （ 2）按文件內(nèi)容分的歸檔范圍（電子文件歸檔的變化） A、本單位的發(fā)文。 B、本單位的收文。 C、本單位設(shè)計的各種應(yīng)用軟件。 ⑶實行電子公文歸檔后的變化 A、歸檔范圍的變化 ①本級公文由收發(fā)文單位均歸檔變?yōu)閮H發(fā)文單位歸檔。 ③聯(lián)合發(fā)文由“必要重復(fù)”變?yōu)椤安灰貜?fù)”。 B、歸檔要求的變化 ①歸檔公文由不需檢測到必須檢測。歸檔的電子公文必須借助設(shè)備儀器進行真實性、完整性、有效性檢測。 完整性檢驗的主要內(nèi)容指：電子公文的不同稿本是否齊全；同一稿本是否齊全；電子公文的職能活動、作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等背景信息是否齊全；電子公文的元數(shù)據(jù)（包括公文的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)）是否齊全。 ②公文由定期歸檔變?yōu)榧磿r歸檔。電子公文因其具有可復(fù)制性，一般在形成后即時歸檔（或稱在線歸檔、隨辦隨歸），即實行邏輯歸檔。 ③歸檔公文的載體類型由單軌制變?yōu)殡p軌制。為了保證電子公文的真實性、完整性和有效性，在電子公文的法律地位尚未普遍認可的情況下，現(xiàn)實的電子公文歸檔一般采用雙軌制，即歸電子公文與電子公文打印出的紙質(zhì)公文。紙質(zhì)公文一般僅歸檔一套，其它的作為資料保存。這是因為電子公文在利用時可能造成其損壞，必須有一套保存不用；電子公文歸檔后存儲載體很難長期保存，必須多套保存，以防不測；電子公文如僅在一處保存，如遇類似 案。 三、電子文件收集的時間與方法 電子文件一般應(yīng)在電子文件形成或任務(wù)完成后及時收集。 電子文件的收集，有的用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行；有的采取脫機的載體傳遞；還可建立電子文件的收集數(shù)據(jù)庫，或在電子文件數(shù)據(jù)庫中對在收集范圍內(nèi)的電子文件進行標(biāo)識。由于電子文件收集是個系統(tǒng)工程，因此，應(yīng)在檔案管理部門指導(dǎo)下，先制定收集方案，然后按步驟進行，以便有條不紊地開展收集工作。 （ 2 ）對完整性、準(zhǔn)確性 進行審核。 第四節(jié) 電子文件的整理 一、 電子文件整理與紙質(zhì)文件整理的不同之處 ① 整理的前處理不同 紙質(zhì)文件材料要進行拆除金屬物、修裱破損文件、復(fù)制褪變文件、折疊超幅面紙張等前處理 工作，鑒定的范圍主要是確定密級、歸檔范圍、劃分保管期限，對重要的特殊載體的文件還 應(yīng)進行真?zhèn)舞b定。 ② 整理的環(huán)境不同 紙質(zhì)文件可用計算機輔助整理，也可用手工整理；可實行隨辦隨歸制度，也可實行年終歸檔制度；可進行集中整理，也可實行分散整理；可實行文書處理、檔案整理一體化，也可實行文書處理、檔案整理分開化。 ③ 整理的對象不同 紙質(zhì)文件的載體是紙，強調(diào)其原始性；歸檔時僅歸紙質(zhì)文件即可，可實行歸檔的單一載體。 ④ 整理的方法不同 紙質(zhì)文件整理時分類的級次一般采用三級，分類方案一般采用年度 —機構(gòu)（問題） —保管期限，分類方案中強調(diào)按機構(gòu)或問題集中；編目可用計算機，也可用手工。 ⑤ 整理后的歸檔文件處理方法不同 紙質(zhì)文件材料整理后需裝盒、排架；歸檔時間一般在歲末年初或某階段結(jié)束后；歸檔份數(shù)一般為一份；整理時及剛歸檔后利用不太方便。 二、電子文件的登記 電子文件應(yīng)以盤、件為單位分別登記，格式及項目見《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894 — 2023）附錄 A的表 、。
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