工程檔案管理培訓(xùn)ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-06 17:35 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 程的第 16卷；案卷號為 02，為“ 8451”分 類號下的第 2卷。 工程竣工檔案的整理立卷 （四）應(yīng)注意的幾個問題： 凡涉及兩個以上建設(shè)項目的綜合性文件，按主要建設(shè)項目確定歸屬。比如說輸變電工程有的文件資料是混合在一起的，而只有一份原件的情況下，要將原件歸入其中一個工程，為方便查閱另一工程可用復(fù)印件歸入，但在備考表中要注明原件歸在哪一個工程中。 例如：“關(guān)于 110kV江城輸變電工程竣工結(jié)算的批復(fù)”這份文件，涉及到兩個工程，即 110kV江城變電站工程和 110kV城 － 江送電線路工程，將原件歸入 110kV江城變電站工程，復(fù)印件歸入110kV城 － 江送電線路工程 。 工程竣工檔案的整理立卷 可結(jié)合工程的實際情況自行決定使用到哪一級類目，沒有實體檔案的類目可空號不用。如工程較小，文件材料少的情況下，可歸到三級類目。（主要是針對 35kV輸變電工程項目） 例如： 35kV南郊變電站移址新建工程中電氣一次部分竣工圖 較少，不便于細分，可將其歸到三級類目，即歸類為 “ 841”，檔號為： 333084101。 案卷不宜過厚，數(shù)量較多時可以拆開組成若干卷。如是已印刷成冊的資料或是成套的資料，也可不拆開組卷。 工程竣工檔案的整理立卷 不同保管期限的科技文件材料應(yīng)分開組卷，有利于檔案部門歸檔了一段時間后對科技文件材料的鑒定銷毀。 保管期限：分為 永久、 30年、 10年 三種。 保管期限的確定可查閱《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和 保管期限表》或《電網(wǎng)工程項目文件歸檔范圍、分類、保管 期限參照表》。 要注意的是 ：凡是介于兩種保管期限的，其保管期限一律從長。 如一份文件材料，既有永久保存的內(nèi)容，又有需要長期保存的內(nèi) 容，那么這份文件材料還是要作為永久保存。 工程竣工檔案的整理立卷 四、案卷內(nèi)科技文件的排列 ? 管理性文件，按問題、時間、重要程度排列。一般按照時間順序排列。 ? 工程技術(shù)文件按施工安裝記錄、檢測試驗、評定、證明等排列。 ? 設(shè)備資料按照設(shè)備說明書、出廠試驗報告、設(shè)備材質(zhì)證明、合格證、隨機圖紙等順序排列。 ? 案卷排列順序：卷內(nèi)目錄 ——文件材料 ——備考表。 ? 竣工圖按專業(yè)、圖號排列。 工程竣工檔案的整理立卷 五、編寫案卷頁號 ? 案卷內(nèi)科技文件材料有文字的頁面一律要編寫頁號。即：見字編頁，均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，空白頁不編頁號。頁號要用鉛筆編寫。 ? 頁號編寫的位置：單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號； 工程竣工檔案的整理立卷 ? 編寫頁號的方法：案卷整卷裝訂的，以每卷為單位按順序編寫科技文件材料的頁號；不是整卷裝訂的（散件），每件加蓋檔案章，先編案卷內(nèi)每份文件的件號，然后再以每份文件為單位，從“ 1”起按順序編寫頁號。 ? 印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。 工程竣工檔案的整理立卷 ? 竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號，每件需蓋檔號章，原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。 ? 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。 ? 保管單位（案卷）之間不連號。即各卷之間不連續(xù)編頁號。每卷均從“ 1”開始編寫頁號。 工程竣工檔案的整理立卷 六、填寫卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄是案卷內(nèi)登記文件及其排列秩序的目錄，由序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號和備注組成。 序號 ：是指該份文件材料在案卷內(nèi)的排列序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“ 1”起依次標(biāo)注，一份文件材料一個號。 文件編號 ：填寫該份文件材料文號或圖號。 責(zé)任者 ：填寫科技文件的直接形成單位（即公章的單位），有多個責(zé)任者時，選擇主要責(zé)任者，其余用等代替；竣工圖的“責(zé)任者”應(yīng)填寫竣工章上填寫的單位。 工程竣工檔案的整理立卷 文件材料題名：即文件標(biāo)題，填寫每份科技文件材料標(biāo)題的全稱，一般應(yīng)照實抄錄。有的文件標(biāo)題特別長，填寫時也應(yīng)全部填寫，不能寫簡稱。 工程竣工檔案的整理立卷 日期：填寫科技文件材料本身編制的年、月、日，即文件材料的形成時間。可用“．”或“ —”來分隔，也可以連起來寫。如可寫成：“ 2022． 5． 11”或“ 2022—05—11”或“ 20220511”（單機版自動生成的是“ —”的形式）。當(dāng)一個科技文件材料文件的形成日期是一個階段時，應(yīng)填寫編制此文件的最早日期和最晚日期?？⒐D上的日期，應(yīng)寫竣工章上的編制日期。文件日期必須填寫年、月、日，不得省略。沒有日期的文件材料經(jīng)考證后填寫。 工程竣工檔案的整理立卷 頁號 ：填寫每份文件材料的首尾頁號。 備注 ：對有關(guān)科技文件材料的特殊情況或其它事項的說明。 注 ：凡原有圖紙目錄，只作為科技文件的第一份，不得代替卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)重新編制。卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)科技文件材料的首頁之前。 工程竣工檔案的整理立卷 七、填寫卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表是用來記載和說明歸檔前后和歸檔后案卷內(nèi) 科技文件材料基本情況和變化情況的表格。卷內(nèi)備考表要填 寫說明、立卷人、檢查人、年月日等內(nèi)容。 說明 ：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組 卷和案卷使用過程中要求說明的問題。 工程竣工檔案的整理立卷 立卷人 ：由責(zé)任立卷者簽名。必須親筆手簽，不得代簽、 打印或蓋印章。 檢查人 ：由案卷質(zhì)量審核者簽名。必須親筆手簽，不得 代簽、打印或蓋印章。 年、月、日 ：由立卷人和檢查人分別填寫立卷和檢查的 日期。 注 ：卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。案卷無 論是否是整卷裝訂，備考表也無需裝訂。 工程竣工檔案的整理立卷 八、案卷裝訂
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