【正文】 d、 WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔。 圖像文件以 JPEG、 TIFF為通用格式。 影像文件以 MPEG、 AVI為通用格式。 聲音文件以 WAV、 MP3為通用格式。 對以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應連同專用軟件一并收集。 電子文件的登記 電子文件在歸檔時，均應在《電子文件登記表》和《電子文件目錄》中登記。 電子文件登記表 每種格式的電子文件均應由信息部門在系統(tǒng)運行中軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時即對原系統(tǒng)中生成的電子文件標注其存在的軟硬件環(huán)境 ， 并在 《 電子文件登記表 》 中登記后向檔案部門移交 。 硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務器型號、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 文件編號 題名 形成部門 形成日期 文件類別 載體編號 載體型號 載體類型 密級 保管 期限 備注 （五）電子文件歸檔的流程 電子文件歸檔的一般程序是：鑒定 → 填寫歸檔處理單 → 給予歸檔標識→ 預歸檔 → 調(diào)整歸檔電子文件 → 檢測歸檔電子文件 → 歸檔。 第一步 鑒定 電子文件形成或辦理部門 對本部門形成的電子文件進行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括： ?審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內(nèi)容和簽章，保證與其相應的紙質(zhì)文件一致； ?鑒別電子文件的價值，確定其存舍； ?根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限； ?確定限制利用的電子文件。 第二步 填寫歸檔處理單 經(jīng)鑒定應當歸檔的電子文件由 文件形成或辦理部門 負責填寫歸檔處理單中的文件標題、發(fā)文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保管期限、是否限制利用等 10項。 歸檔處理單 文件標題 發(fā)文字號 責任者 主題詞 形成時間 承辦部門 密級 歸檔時間 歸檔責任人 歸檔號 保管期限 是否限制利用 第三步 給予歸檔標識 賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由系統(tǒng)自動排序， 部門兼職檔案員 可自主修改和重排序。 第四步 預歸檔 文件形成或辦理部門 對電子文件進行預歸檔 ，預歸檔后的電子文件從各部門辦結庫進入到預歸檔庫，其管理權限同時向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。 第五步 調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門 對歸檔電子文件進行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶?，由該部門兼職檔案人員進行修改后再重新預歸檔。 第六步 檢測歸檔的電子文件 檔案部門 負責對電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進行檢測。 第七步 歸檔 檔案部門 將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后 3個月內(nèi)將其向本單位檔案部門進行在線歸檔。 六、電子檔案的管理 （ 一）電子檔案脫機保存的要求 檔案部門應將具有永久和長期保存價值的電子檔案進行脫機保存，脫機保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子檔案長期保存的載體。 ? 對于采取技術手段對內(nèi)容進行加密的電子檔案，應在解密后進行脫機保存。 ? 存儲電子檔案的載體或裝具上應注明反映其內(nèi)容的檢索標識。檢索標識一般包括載體序號、全宗號、類別號、保管期限、存入日期等項目。 ? 存儲涉及國家秘密的電子檔案的載體或裝具上還應注明相應的密級和保密期限，并按照國家保密法律法規(guī)的有關規(guī)定進行管理。 （二）電子檔案的保管條件 歸檔電子文件載體應專庫或?qū)９窦斜４妗? 歸檔載體應作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層。 單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 歸檔載體應遠離磁場，并與有害氣體隔離。 保管環(huán)境應符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求。 保管環(huán)境溫度選定范圍： 17℃ — 20℃ ；相對濕度選定范圍： 35%— 45%。電子文件載體要避免陽光直接照射。 （三）電子檔案的檢測 ? 檔案部門每年均應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應及時進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于 4年。保留期滿后，按保密要求進行處置。 ? 對磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年進行一次隨機抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。 （四）電子檔案的遷移 系統(tǒng)設備更新或系統(tǒng)擴充時，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作。 七、電子檔案的利用 電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作 。 各類檔案目錄可以向全部用戶開放，但全文查詢時需分為限制利用和非限制利用。 對于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽。 對限制利用的電子檔案，系統(tǒng)應設置利用權限，實現(xiàn)不同職責、需求、級別的利用者對特定范圍和內(nèi)容電子檔案的在線利用。 查閱全文時要設置電子檔案借閱期限，到期時可以自動將借出檔案收回。 系統(tǒng)應具有對利用者以及利用目的、時間、內(nèi)容等信息進行記錄、分析、統(tǒng)計等方面的功能。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請 → 系統(tǒng)審核借閱權限 → 調(diào)閱檔案原文。系統(tǒng)審查未通過的，則需向檔案部門提出借閱申請。 限制利用電子檔案借閱流程圖 借閱申請單 (表中標有“ ※ ”的為必填項 ) 案卷題名或 文件標題 責任者 目錄號 案卷號或件號 形成年度 保管期限 機構或問題 發(fā)文字號 主題詞 *利用者 *利用部門 *借閱時間 *借閱期限 *歸還時間 *利用目的 謝 謝 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH