【正文】 公文的概念與分類 一、公文的概念 公文即公務(wù)文書，是國家機關(guān)及其他社會組織為處理公務(wù)、行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。它是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。 （二）公文整理遵循的原則 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。本單位負責人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責過程中形成的公文，應(yīng)由兼職單位整理、歸檔。 （ 1）檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件 檢查卷內(nèi)公文是否符合歸檔范圍要求；檢查卷內(nèi)公文是否齊全完整；檢查組合成的案卷是否保持了公文之間的有機聯(lián)系；檢查卷內(nèi)公文的保存價值是否盡量做到了統(tǒng)一。 （ 2）排列卷內(nèi)文件 排列的原則是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；方針政策性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后；上級機關(guān)文件在前，本機關(guān)和下級機關(guān)文件在后；案件的結(jié)論及判決性文件在前，依據(jù)性材料在后；會議文件按照文件形成順序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或時間順序排列?？瞻醉摬痪幪枴Ｓ勉U筆使用阿拉伯數(shù)字順序流水號，不要有空號或漏號。 歸檔文件的整理 （ 1） 裝訂 裝訂時應(yīng)使用符合檔案保護要求的裝訂材料 （ 2）分類 推薦使用保管期限－年度－機構(gòu)（問題）或年度－機構(gòu)（問題）－保管期限的分類方法 （ 3）排列 文件按事由相對集中 ,同一事由的文件按時間順序排列 ,同一部門 （ 問題 ） 內(nèi)的不同事由按時間順序排列 （ 4） 編號 室編件號的編制：以機構(gòu)（問題）為單位，按文件排列順序從“ 1”開始標注。 （四）其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。 二、歸檔時間 辦理完畢的公文一般應(yīng)在第二年 6月底之前向本單位檔案部門移交。 第三章 文書檔案管理 文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。 （二）文書檔案收集工作的重要性 二、文書檔案收集工作的要求 文書檔案收集工作的基本要求是：依據(jù)文件的形成規(guī)律和特點，建立健全各項管理制度，科學合理地組織庫藏，加強入藏檔案質(zhì)量的規(guī)范化控制，維護各立檔單位“集體記憶”的相對完整性。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位、案卷的排列和案卷目錄的編制。 二、全宗、立檔單位及相關(guān)概念 （一）全宗的概念 全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體。 設(shè)有會計的單位或經(jīng)濟核算的單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃。 （三）立檔單位的變化和全宗的劃分 凡是新成立的并具有一定獨立性的機關(guān)，就是新的立檔單位； 非機關(guān)根本職能的變化，不單立全宗 臨時性機構(gòu) 兩個機關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，其檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。 （五）全宗的補充形式 ? 聯(lián)合全宗：聯(lián)合全宗就是兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。它也是全宗的一種特殊形式。 （六）判定檔案所屬全宗 （七）全宗群 全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。 全宗內(nèi)檔案分類的要求：客觀性要求 、邏輯性要求 、適用性要求 、思想性要求。 ? 其次，文書檔案的分類應(yīng)體現(xiàn)原則性與靈活性的統(tǒng)一。 分類的一般要素 年度 組織機構(gòu) 問題 保管期限 一般采用的分類方法 a 年度 —— 機構(gòu) —— 保管期限分類法 b 保管期限 —— 年度 —— 機構(gòu)分類法 全宗 會計檔案 基建 檔案 按類別 — 年度分類 科技檔案 財 務(wù) 報 告 類 賬 簿 類 憑 證 類 其 它 類 按 工程 項目分類 科研 檔案 設(shè)備 檔案 按 設(shè)備型號分類 按 科研 課題分類 …… 按年度 — 組織機構(gòu)分類 辦 公 室 類 人事處類 業(yè)務(wù)處類 文書檔案 辦公樓 科研樓 宿舍樓 …… 照片 檔案 聲像檔案 按專題 分類 錄音 檔案 錄像 檔案 按時間 排列 會 議 類 活 動 類 人 物 類 按時間 排列 （ 二）類內(nèi)案卷排列和案卷目錄的編制 案卷排列 按保管期限－年度－機構(gòu)分類 永久 2023年 2023年 辦公室 業(yè)務(wù)處 辦公室 業(yè)務(wù)處 2……50 51……70 71 、 72……90 91 ……150 30年 2023年 2023年 辦公室 業(yè)務(wù)處 辦公室 業(yè)務(wù)處 2……80 81……120 121……160 161…… 210 10年 2023年 2023年 辦公室 業(yè)務(wù)處 辦公室 業(yè)務(wù)處 2……50 51……70 71……90 91……150 按年度－機構(gòu)－保管期限分類 2023年（全年檔案共 500卷） 辦公室 永久 30年 10年 2……20 21 、 22……60 61 、 62……90 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 9 92……120 121 、 122……150 151 、152……180……500 2023年（全年檔案共 800卷） 辦公室 永久 30年 10年 2……50 51 、 52……120 121 、 122……150 業(yè)務(wù)處 永久 30年 10年 151……190 191……260 261……290……800 案卷目錄的編制 文書檔案案卷目錄 卷號 題名 年度 頁數(shù) 期限 備注 檔案室編 檔案館編 540 北京市檔案局關(guān)于2023年度檔案執(zhí)法檢查的通知、總結(jié)等 2023 20 短期 ?? （三）積存檔案和零散文件的整理方法 編