【正文】 性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 （四）電子文件歸檔的技術(shù)要求 格式要求 文本文件以 XML、 RTF、 TXT、 PDF為通用格式；依現(xiàn)階段實(shí)際情況， Microsoft Office Word、 WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔。 對(duì)以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號(hào)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。 硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 電子文件目錄 每份電子文件均應(yīng)由文件形成部門在 《 電子文件目錄 》 中登記 ， 并與電子文件一并向檔案部門移交 。 歸檔處理單 文件標(biāo)題 發(fā)文字號(hào) 責(zé)任者 主題詞 形成時(shí)間 承辦部門 密級(jí) 歸檔時(shí)間 歸檔責(zé)任人 歸檔號(hào) 保管期限 是否限制利用 第三步 給予歸檔標(biāo)識(shí) 賦予電子文件歸檔號(hào)，并填寫在歸檔處理單中。 第五步 調(diào)整歸檔的電子文件 檔案部門 對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號(hào)是否正確等內(nèi)容。 電子文件歸檔流程圖 （六）電子文件的歸檔時(shí)間 電子文件形成部門一般于次年 6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔。 ? 對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行加密的電子檔案，應(yīng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存。 （二）電子檔案的保管條件 歸檔電子文件載體應(yīng)專庫或?qū)９窦斜４妗? 保管環(huán)境應(yīng)符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求。設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于 4年。 七、電子檔案的利用 電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對(duì)電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作 。 查閱全文時(shí)要設(shè)置電子檔案借閱期限，到期時(shí)可以自動(dòng)將借出檔案收回。 限制利用電子檔案借閱流程圖 借閱申請(qǐng)單 (表中標(biāo)有“ ※ ”的為必填項(xiàng) ) 案卷題名或 文件標(biāo)題 責(zé)任者 目錄號(hào) 案卷號(hào)或件號(hào) 形成年度 保管期限 機(jī)構(gòu)或問題 發(fā)文字號(hào) 主題詞 *利用者 *利用部門 *借閱時(shí)間 *借閱期限 *歸還時(shí)間 *利用目的 謝 謝 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH 。 查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄 → 提出借閱申請(qǐng) → 系統(tǒng)審核借閱權(quán)限 → 調(diào)閱檔案原文。 對(duì)于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽。 ? 對(duì)磁性載體每滿 2年、光盤每滿 4年進(jìn)行一次隨機(jī)抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。電子文件載體要避免陽光直接照射。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。檢索標(biāo)識(shí)一般包括載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、保管期限、存入日期等項(xiàng)目。 六、電子檔案的管理 （ 一）電子檔案脫機(jī)保存的要求 檔案部門應(yīng)將具有永久和長期保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。 第六步 檢測歸檔的電子文件 檔案部門 負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進(jìn)行檢測。 第四步 預(yù)歸檔 文件形成或辦理部門 對(duì)電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔 ，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進(jìn)入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時(shí)向檔案部門移交。 第一步 鑒定 電子文件形成或辦理部門 對(duì)本部門形成的電子文件進(jìn)行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括： ?審核電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、操作日志等，核對(duì)其內(nèi)容和簽章，保證與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件一致； ?鑒別電子文件的價(jià)值，確定其存舍； ?根據(jù)電子文件的價(jià)值劃分其保管期限； ?確定限制利用的電子文件。 電子文件的登記 電子文件在歸檔時(shí)，均應(yīng)在《電子文件登記表》和《電子文件目錄》中登記。 影像文件以 MPEG、 AVI為通用格式。 （二）完整性要求 1．確保應(yīng)歸檔的電子文件全部歸 檔； 2．電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或 其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內(nèi)容、格式及相關(guān)說明和描述上完全一致。 真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。 軟件。 在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，特別應(yīng)注意以下類型電子文件的歸檔工作： （一）記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件； （二）本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件； （三）本單位公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件； （四）本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件； （五）與電子文件相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。 （ 5）聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件。 （ 2）圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后 得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來 的圖像文件。 電子文件的歸檔范圍不等同于文書檔案的 歸檔范圍。 《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第 8號(hào)） 《北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則》（以下簡稱實(shí)施細(xì)則）。 ? （二）信息化部門的職責(zé) 信息化工作部門要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。 四、電子文件管理職責(zé)的劃分 為了達(dá)到電子文件管理原則提出的要求，就要對(duì)電子文件實(shí)施全過程的管理，即從系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中實(shí)施有效的管理。這是一個(gè)世界性的課題。 第三步，到一定年限后對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審 （三）檔案銷毀方法 電子檔案的管理 一、電子文件的概念 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 （二）鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn) 來源標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，文件形成時(shí)間，形式特征標(biāo)準(zhǔn) （三）鑒定檔案價(jià)值的方法論 三、檔案保管期限表的編制和使用 （一）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) （二）不同保管期限的檔案構(gòu)成編制和使用 （三）檔案保管期限表的編制方法 永久保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政