【正文】 ）信息化部門的職責 信息化工作部門要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。 （一）檔案部門的職責 檔案部門要會同信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時間及方式等內(nèi)容；要加強與信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)，使辦公系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能。 四、電子文件管理職責的劃分 為了達到電子文件管理原則提出的要求，就要對電子文件實施全過程的管理，即從系統(tǒng)設計時就考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運轉的過程中實施有效的管理。 ? 電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。這是一個世界性的課題。 二、電子文件的特性 電子文件是數(shù)字化的信息形態(tài) 電子文件對設備的依賴性 電子文件載體的非直讀性 電子文件的信息與載體相分離性 電子文件物理結構與邏輯結構關系的復雜性 電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性 電子文件信息的共享性及不安全性 電子文件的高保真性 電子文件的易修改性 這些特性在電子文件的管理中節(jié)省了儲存空間，易于信息的共享，但是卻對傳統(tǒng)的管理方式帶來了挑戰(zhàn)。 第三步，到一定年限后對檔案的價值進行復審 （三）檔案銷毀方法 電子檔案的管理 一、電子文件的概念 電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。 四、文書檔案鑒定工作的制度和組織 （一）檔案鑒定工作的制度 （二）檔案鑒定工作的組織方法 直接鑒定法 鑒定工作的步驟： 第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍。 （二）鑒定檔案價值的標準 來源標準，內(nèi)容標準，文件形成時間，形式特征標準 （三）鑒定檔案價值的方法論 三、檔案保管期限表的編制和使用 （一）檔案保管期限表的結構 （二）不同保管期限的檔案構成編制和使用 （三）檔案保管期限表的編制方法 永久保管的文書檔案主要包括： （ 1）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料； （ 2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； （ 3）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料； （ 4）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、 總結、綜合統(tǒng)計報表等； （ 5）本機關機構演變、人事任免等文件材料； （ 6）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （ 7）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料； （ 8）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。 檔號的結構和編制方法 全宗號 — 案卷目錄號 — 案卷號 — 件號或頁(張 )號 第三節(jié) 文書檔案的鑒定工作 一、文書檔案鑒定工作的任務、內(nèi)容和意義 （一）鑒定工作的內(nèi)容 檔案的鑒定工作，就是鑒別和判定檔案的價值，挑選有價值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁（張）號。⑧編制案卷目錄。⑥案卷的加工整理：案卷內(nèi)文件編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術修整，填寫案卷封面，案卷裝封等。④類內(nèi)案卷的初步排列。②全宗內(nèi)檔案的分類。 ? 最后，文書檔案分類方法和分類標準的選擇運用應具有連續(xù)性。 ? 首先，文書檔案的分類應遵循必要的邏輯規(guī)則，即正確設置類目，做到類目之間界限清楚、不交叉重疊。 三、文書檔案整理工作的方法和步驟 （一）全宗內(nèi)檔案的分類 分類的概念和要求 分類就是把立檔單位所形成的檔案，按照一定的分類標準，采用符合檔案特點的分類方法，分成若干層次和類別，使全宗內(nèi)檔案構成一個有機的文件體系的活動。 ? 檔案匯集：檔案匯集是由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案的混合體。 ? 全宗匯集：全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。 （四）人物全宗 人物全宗是社會知名人士在其一生活動中形成的檔案整體。 設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權。 （二）全宗構成的條件和立檔單位 立檔單位的條件： 可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。 （二）檔案整理工作的原則 充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。 三、文書檔案收集工作的方法 立檔單位的文書檔案收集工作方法 嚴格按照本單位歸檔制度的有關規(guī)定進行接收 建立相關制度，加強對零散文件的收集 明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整 第二節(jié) 文書檔案的整理工作 一、文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則 （一）檔案整理工作的內(nèi)容 文書檔案的整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。 第一節(jié) 文書檔案的收集工作 一、文書檔案收集工作的內(nèi)容和重要性 （一）文書檔案收集工作的內(nèi)容 各單位按照歸檔制度的要求，接收本單位需要歸檔的文件； 各檔案館接收有關現(xiàn)行單位和撤銷單位具有長久保存價值的檔案； 各檔案館接收和征集歷史檔案。 三、歸檔要求 （一）歸檔文件齊全完整 （二）案卷或檔案盒符合要求 （三）公文整理使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等要符合國家標準，達到檔案保護的要求。 注意 ： 本單位形成的文件是歸檔的重點 加強對帳外文件的收集 保證文件材料的齊全完整 不歸檔范圍 ： 無查考價值的文件；重份文件 機關文件材料不歸檔范圍是： （一） 上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二） 本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料； （三） 同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （四） 下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄送或越級抄送的文件材料。 按保管期限－年度－機構分類 永久 2023年 2023年 辦公室 業(yè)務處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 30年 2023年 2023年 辦公室 業(yè)務處 法規(guī)處 辦公室 2……50 1 、 2……20 1 、 2……20 1 、 2……50 10年 2023年 2023年 辦公室