【正文】 家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。4．唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。第6章 訂單的控制第20條 選定合格的供應(yīng)商后，采購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。第21條 采購價格審核1．財(cái)務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核采購價格，并報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁審批。2．對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過總裁特殊審批。第22條 條款審核財(cái)務(wù)部門對采購訂單進(jìn)行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。第23條 合同審批根據(jù)《采購授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定，報(bào)相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。第24條 登記采購訂單1．采購員應(yīng)該按編號編制采購訂單。一式四聯(lián)。（1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗(yàn)證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。（2）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。（3）一聯(lián)提交財(cái)務(wù)部，作為入賬憑證。2．采購員要及時對采購訂單進(jìn)行歸檔，在采購訂單每月存檔時應(yīng)檢查已處理的采購?fù)问欠襁B續(xù)編號。3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報(bào)表。4．定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報(bào)表。第7章 附則第25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。第26條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．5 驗(yàn)收管理制度制度名稱驗(yàn)收管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收證明。第2條 驗(yàn)收人員對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當(dāng)立即向采購部或有關(guān)部門報(bào)告，采購部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。第3條 貨物的驗(yàn)收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗(yàn)收，對收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。第4條 收貨準(zhǔn)備。1．貨物驗(yàn)收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“訂購單”時，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。2．對于需要按重量、長度、體積等方面計(jì)量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗(yàn)收，不得虛估。第5條 待驗(yàn)貨物處理。已經(jīng)到貨、等待驗(yàn)收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出“待驗(yàn)區(qū)”以示區(qū)分。第6條 實(shí)施驗(yàn)收。1．貨物到貨后，貨物驗(yàn)收人員應(yīng)會同使用部門根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收報(bào)告單并在上面簽字。2．質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號的驗(yàn)收報(bào)告，對那些沒有對應(yīng)采購申請的商品或勞務(wù)，一律不得簽收。3．質(zhì)量管理部門驗(yàn)收完畢后，對驗(yàn)收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗(yàn)收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報(bào)告采購部門和財(cái)務(wù)部門。4．驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。5．驗(yàn)收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。6．公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，送財(cái)務(wù)部門及采購部門辦理。第7條 超交處理。1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。2．屬于自然溢余的，由物料管理部門在收貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。第8條 短交處理。交貨數(shù)量末達(dá)到訂購數(shù)量，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。第9條 急用品驗(yàn)收。緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗(yàn)收人員應(yīng)先與采購部核對，確認(rèn)無誤后，按收貨作業(yè)辦理。第10條 貨物驗(yàn)收規(guī)范。質(zhì)量管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗(yàn)收規(guī)范”作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。第11條 貨物檢驗(yàn)結(jié)果處理。根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個方面處理。1．檢驗(yàn)合格的貨物，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。2．驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的貨物，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于“材料檢驗(yàn)報(bào)告單”上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。第12條 退換貨作業(yè)。1．檢驗(yàn)不合格的貨物退貨時，采購員應(yīng)開立“貨物交運(yùn)單”并附有關(guān)“貨物檢驗(yàn)報(bào)告單”呈采購經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。2．貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。3．對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財(cái)務(wù)部門。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．6 付款控制制度制度名稱付款控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。第2條 本制度由采購部制定、修改，報(bào)總裁審批后執(zhí)行。第3條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范資金（試行）》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。第2章 付賬控制中單據(jù)的審核第4條 財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。第5條 真實(shí)性審核。1．應(yīng)付賬款會計(jì)應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。2．核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等。第6條 合法性審核。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定等。第7條 合規(guī)性審核。審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。第8條 完整性審核。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。第9條 除對上述8條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計(jì)算有無錯誤，大小寫金額是否相符等。第3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用第10條 現(xiàn)金使用范圍。1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。2．結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購支出價款。第11條 現(xiàn)金使用方法。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財(cái)務(wù)部提出申請。2．財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3．財(cái)務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報(bào)經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。4．因采購地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。第4章 付賬控制第12條 采購員在付款時，應(yīng)得到采購經(jīng)理、驗(yàn)收儲存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn)。第13條 一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總裁等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時提交財(cái)務(wù)部門。第14條 收到貨物并驗(yàn)收后，驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告必須按順序編號，驗(yàn)收報(bào)告副本應(yīng)及時送交采購部和財(cái)務(wù)部。第15條 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗(yàn)收報(bào)告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財(cái)務(wù)部。第16條 財(cái)務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性。第17條 采購付款實(shí)行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限審批。第18條 已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。第19條 財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。第20條 財(cái)務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．7 退貨管理制度制度名稱退貨管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 目的。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項(xiàng)。第2條 退貨條件。驗(yàn)收人員應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，不符合企業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的貨物視為不合格貨物。不合格貨物應(yīng)辦理退貨。1．對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，或價款上予以扣減。2．對于質(zhì)量上的問題，采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質(zhì)量管理部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸?．經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。第3條 退貨手續(xù)。檢驗(yàn)人員應(yīng)在檢驗(yàn)不合格的貨物上貼“不合格”標(biāo)簽，并在“貨物檢收報(bào)告”上注明不合格的原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。第4條 貨物出庫。當(dāng)決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運(yùn)輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。運(yùn)輸部門應(yīng)于貨物退回后，通知采購部和財(cái)務(wù)部。第5條 退貨款項(xiàng)回收。1．采購員在貨物退回后編制借項(xiàng)憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。2．采購部經(jīng)理審批借項(xiàng)憑單后，交財(cái)務(wù)部相關(guān)人員審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)或總裁按權(quán)限審批。3．財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項(xiàng)憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。第6條 折扣事宜。1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商談判來最終確定。2．折扣金額必須由財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后交總裁批準(zhǔn)。3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項(xiàng)憑單。4．財(cái)務(wù)部門根據(jù)借項(xiàng)憑證來調(diào)整應(yīng)付賬款。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期2．8 應(yīng)付賬款管理制度制度名稱應(yīng)付賬款管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項(xiàng)。第2條 應(yīng)付賬款必須由財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會計(jì)管理1．應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨(dú)立于請購、采購、驗(yàn)收付款職能以外的財(cái)務(wù)部的應(yīng)付賬款會計(jì)專門負(fù)責(zé)。2．按付款日期、折扣條件等項(xiàng)規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實(shí)施。第3條 應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量應(yīng)真實(shí)和可靠1．應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗(yàn)收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。3．應(yīng)付賬款會計(jì)須審核這些原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第4條 應(yīng)付賬款必須及時登記到應(yīng)付賬款賬簿1．應(yīng)付賬款會計(jì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。2．應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。第5條 及時沖抵預(yù)付賬款財(cái)務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后，應(yīng)該及時沖抵預(yù)付賬款。第6條 正確確認(rèn)、計(jì)量和記錄折扣財(cái)務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計(jì)量和記錄，以確定實(shí)際支付的款項(xiàng)。第7條 應(yīng)付賬款的授權(quán)支付財(cái)務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時支付，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總裁按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。第8條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。第9條 應(yīng)付賬款的檢查1．財(cái)物部按月從供應(yīng)方取得對賬單、與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因。2．如果追查結(jié)果表明無會計(jì)記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。3．財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對賬單，并進(jìn)行核對、調(diào)節(jié)工作。第10條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限批準(zhǔn)。第11條 財(cái)務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認(rèn)真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。第12條 財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款會計(jì)管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第13條 財(cái)務(wù)部應(yīng)該定期核對應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。第14條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票進(jìn)行核對。第15條 應(yīng)付票據(jù)要按照號碼順序及時進(jìn)行保存。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期第3章 企業(yè)內(nèi)部控制——存貨3．1 存貨授權(quán)審批制度制度名稱存貨授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了明確企業(yè)各部門和相關(guān)崗位在存貨管理中的職責(zé)和權(quán)限，確定授權(quán)審批的流程、責(zé)任、權(quán)限、方式及相關(guān)控制措施，