檔案整理技能訓(xùn)練ppt課件-資料下載頁
2025-05-04 02:31本頁面
【正文】 ? 按問題立卷 ? 按地區(qū)立卷 ? 按文件名稱立卷 ? 按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷 傳統(tǒng)立卷工作內(nèi)容 ? 組成案卷單位 ? 擬寫案卷標(biāo)題 作者 — 問題（事由） — 文種（名稱） ? 卷內(nèi)文件的排列與編號(hào) ? 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 ? 案卷封面編目與案卷裝訂 (或 “ 裝盒 ” ） 檔案整理工作的組織 一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系 二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織 三、積存檔案和零散文件整理工作的組織 四、 檔號(hào) 及其使用規(guī)則 檔號(hào) ? 檔案館 (室 )在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。 全宗號(hào)： 檔案館 (室 )給定每個(gè)全宗的代碼。 案卷目錄號(hào)： 全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 類別號(hào)： 館 (室 )藏檔案類別的代碼。 項(xiàng)目號(hào)： 案卷號(hào)： 案卷排列的順序號(hào)。 件號(hào)： 頁 (張 )號(hào)： 案卷內(nèi)文件每頁 (張 )的順序號(hào)。 代碼： 易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號(hào)。 檔號(hào)的結(jié)構(gòu) ? 全宗號(hào) —— 案卷目錄號(hào) —— 案卷號(hào) —— 件、頁 (張 )號(hào)。 ? 全宗號(hào) —— 類別號(hào) —— 案卷號(hào) —— 件、頁(張 )號(hào) ? 類別號(hào) —— 項(xiàng)目號(hào) —— 案卷號(hào) —— 件、頁(張?zhí)?) （全宗號(hào)） 0308 （年度） 2022 （室編件號(hào)） 0005 （機(jī)構(gòu)或問題） （保管期限） 永 （館編件號(hào)） （頁數(shù)） 3 歸檔章的編制： 暫不填寫 蓋章要求 （ 1） 歸檔章一般采用 紅色印泥 ， 蓋在歸檔文件首頁上端的空白處 。 一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一； （ 2） 歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示 、 收文章或文件內(nèi)容； （ 3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。 具體欄目的填寫 （ 1） 全宗號(hào)：是檔案館給各個(gè)進(jìn)館單位編制的代號(hào) 。 有全宗號(hào)的可照實(shí)填寫 ， 如 “ 38”寫成 “ 0308”；沒有全宗號(hào)的暫空不填 。 （ 2） 年度：填寫文件歸檔年度 ， 以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年 ， 如 “ 2022”， 不必加“ 年 ” 。 （ 3） 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱 ， 即：永 、 30年 、 10年 ， 不可用 “ 3”等代碼表示 。 （ 4） 件號(hào)：填寫歸檔文件的排列順序號(hào) 。包括室編件號(hào)和館編件號(hào) 。 在檔案室只要求大家編制室編件號(hào) ， 若統(tǒng)一采用 “ 年度 保管期限 ” 分類方法 ， 則一個(gè)單位每年永久 、 長(zhǎng)期和短期三個(gè)流水號(hào) ， 每年都是從 “ 1”開始編 。館編件號(hào)進(jìn)館時(shí)按標(biāo)填寫 ， 現(xiàn)暫空不填 。 實(shí)行文檔一體化管理模式時(shí) ， 件號(hào)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給定 。 （ 5） 機(jī)構(gòu)或問題欄：若統(tǒng)一采用 “ 年度 保管期限 ” 分類方法 ， 此欄不必填寫 。 （ 6） （ 總 ） 頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù) 。 若這份文件有頁碼的則不必重新編頁碼；若無頁碼則在文件的右下角用鉛筆編頁碼；若此件歸檔文件是由幾份文件組成的 ， 且每份文件本身有頁碼的 ， 則不必重編頁碼 ， 只要將每份文件的頁數(shù)相加；若無頁碼 ， 則需通編頁碼 。 ? 若檔案人員實(shí)行隨辦隨歸 ， 大多數(shù)文件此環(huán)節(jié)可在文件收發(fā)時(shí)一并完成 。 第三章 案例思考 1 丟失的批復(fù) ? 解：上述文件失蹤，問題出在移交環(huán)節(jié)。 當(dāng)工作人員回憶時(shí)，當(dāng)時(shí)移交文書時(shí)，就提出過未見“批復(fù)”件，所以作為辦公室人員就應(yīng)該提高警惕，嚴(yán)格對(duì)歸檔文件把關(guān)，而不是對(duì)此事不了了之。造成真正要用到文件時(shí)卻找不到了。這是對(duì)檔案工作的不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。 做好檔案的整理工作是對(duì)檔案今后更方便的查找和利用，檔案整理是以“件”為單位，把雜亂無章的檔案重新整理，對(duì)來路不明的檔案要嚴(yán)格把關(guān)，以免造成今后不必要的麻煩。
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