檔案整理技能訓(xùn)練ppt課件-資料下載頁
2025-05-04 02:31本頁面
【正文】 ? 按問題立卷 ? 按地區(qū)立卷 ? 按文件名稱立卷 ? 按收發(fā)文機關(guān)立卷 傳統(tǒng)立卷工作內(nèi)容 ? 組成案卷單位 ? 擬寫案卷標(biāo)題 作者 — 問題（事由） — 文種（名稱） ? 卷內(nèi)文件的排列與編號 ? 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 ? 案卷封面編目與案卷裝訂 (或 “ 裝盒 ” ） 檔案整理工作的組織 一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系 二、現(xiàn)行機關(guān)檔案整理工作的組織 三、積存檔案和零散文件整理工作的組織 四、 檔號 及其使用規(guī)則 檔號 ? 檔案館 (室 )在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。 全宗號： 檔案館 (室 )給定每個全宗的代碼。 案卷目錄號： 全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 類別號： 館 (室 )藏檔案類別的代碼。 項目號： 案卷號： 案卷排列的順序號。 件號： 頁 (張 )號： 案卷內(nèi)文件每頁 (張 )的順序號。 代碼： 易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號。 檔號的結(jié)構(gòu) ? 全宗號 —— 案卷目錄號 —— 案卷號 —— 件、頁 (張 )號。 ? 全宗號 —— 類別號 —— 案卷號 —— 件、頁(張 )號 ? 類別號 —— 項目號 —— 案卷號 —— 件、頁(張?zhí)?) （全宗號） 0308 （年度） 2022 （室編件號） 0005 （機構(gòu)或問題） （保管期限） 永 （館編件號） （頁數(shù)） 3 歸檔章的編制： 暫不填寫 蓋章要求 （ 1） 歸檔章一般采用 紅色印泥 ， 蓋在歸檔文件首頁上端的空白處 。 一個單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一； （ 2） 歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示 、 收文章或文件內(nèi)容； （ 3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。 具體欄目的填寫 （ 1） 全宗號：是檔案館給各個進館單位編制的代號 。 有全宗號的可照實填寫 ， 如 “ 38”寫成 “ 0308”；沒有全宗號的暫空不填 。 （ 2） 年度：填寫文件歸檔年度 ， 以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年 ， 如 “ 2022”， 不必加“ 年 ” 。 （ 3） 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱 ， 即：永 、 30年 、 10年 ， 不可用 “ 3”等代碼表示 。 （ 4） 件號：填寫歸檔文件的排列順序號 。包括室編件號和館編件號 。 在檔案室只要求大家編制室編件號 ， 若統(tǒng)一采用 “ 年度 保管期限 ” 分類方法 ， 則一個單位每年永久 、 長期和短期三個流水號 ， 每年都是從 “ 1”開始編 。館編件號進館時按標(biāo)填寫 ， 現(xiàn)暫空不填 。 實行文檔一體化管理模式時 ， 件號系統(tǒng)會自動給定 。 （ 5） 機構(gòu)或問題欄：若統(tǒng)一采用 “ 年度 保管期限 ” 分類方法 ， 此欄不必填寫 。 （ 6） （ 總 ） 頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù) 。 若這份文件有頁碼的則不必重新編頁碼；若無頁碼則在文件的右下角用鉛筆編頁碼；若此件歸檔文件是由幾份文件組成的 ， 且每份文件本身有頁碼的 ， 則不必重編頁碼 ， 只要將每份文件的頁數(shù)相加；若無頁碼 ， 則需通編頁碼 。 ? 若檔案人員實行隨辦隨歸 ， 大多數(shù)文件此環(huán)節(jié)可在文件收發(fā)時一并完成 。 第三章 案例思考 1 丟失的批復(fù) ? 解：上述文件失蹤，問題出在移交環(huán)節(jié)。 當(dāng)工作人員回憶時，當(dāng)時移交文書時，就提出過未見“批復(fù)”件，所以作為辦公室人員就應(yīng)該提高警惕，嚴(yán)格對歸檔文件把關(guān)，而不是對此事不了了之。造成真正要用到文件時卻找不到了。這是對檔案工作的不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。 做好檔案的整理工作是對檔案今后更方便的查找和利用，檔案整理是以“件”為單位，把雜亂無章的檔案重新整理，對來路不明的檔案要嚴(yán)格把關(guān)，以免造成今后不必要的麻煩。
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