檔案整理技能訓(xùn)練ppt課件(參考版)
2025-05-07 02:31本頁面
【正文】 做好檔案的整理工作是對(duì)檔案今后更方便的查找和利用，檔案整理是以“件”為單位，把雜亂無章的檔案重新整理，對(duì)來路不明的檔案要嚴(yán)格把關(guān)，以免造成今后不必要的麻煩。造成真正要用到文件時(shí)卻找不到了。 第三章 案例思考 1 丟失的批復(fù) ? 解：上述文件失蹤，問題出在移交環(huán)節(jié)。 若這份文件有頁碼的則不必重新編頁碼；若無頁碼則在文件的右下角用鉛筆編頁碼；若此件歸檔文件是由幾份文件組成的 ， 且每份文件本身有頁碼的 ， 則不必重編頁碼 ， 只要將每份文件的頁數(shù)相加；若無頁碼 ， 則需通編頁碼 。 （ 5） 機(jī)構(gòu)或問題欄：若統(tǒng)一采用 “ 年度 保管期限 ” 分類方法 ， 此欄不必填寫 。館編件號(hào)進(jìn)館時(shí)按標(biāo)填寫 ， 現(xiàn)暫空不填 。包括室編件號(hào)和館編件號(hào) 。 （ 3） 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱 ， 即：永 、 30年 、 10年 ， 不可用 “ 3”等代碼表示 。 有全宗號(hào)的可照實(shí)填寫 ， 如 “ 38”寫成 “ 0308”；沒有全宗號(hào)的暫空不填 。 一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一； （ 2） 歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示 、 收文章或文件內(nèi)容； （ 3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。 檔號(hào)的結(jié)構(gòu) ? 全宗號(hào) —— 案卷目錄號(hào) —— 案卷號(hào) —— 件、頁 (張 )號(hào)。 件號(hào)： 頁 (張 )號(hào)： 案卷內(nèi)文件每頁 (張 )的順序號(hào)。 類別號(hào)： 館 (室 )藏檔案類別的代碼。 全宗號(hào)： 檔案館 (室 )給定每個(gè)全宗的代碼。 檔 案 盒 封 面 安徽省檔案局 全 宗 號(hào) J012 年 度 2 0 0 4 保管期限 永久 機(jī)構(gòu) （ 問題 ） 行政類 室 起 1— 20 止 件 號(hào) 館 盒 號(hào) 單位： mm 檔案盒背 脊的項(xiàng)目 備考表 盒內(nèi)文件情況說明 整理人： 檢查人 ： 年 月 日 按“卷”整理檔案 ? 按作者立卷 ? 按時(shí)間立卷 ? 按問題立卷 ? 按地區(qū)立卷 ? 按文件名稱立卷 ? 按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷 傳統(tǒng)立卷工作內(nèi)容 ? 組成案卷單位 ? 擬寫案卷標(biāo)題 作者 — 問題（事由） — 文種（名稱） ? 卷內(nèi)文件的排列與編號(hào) ? 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 ? 案卷封面編目與案卷裝訂 (或 “ 裝盒 ” ） 檔案整理工作的組織 一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系 二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織 三、積存檔案和零散文件整理工作的組織 四、 檔號(hào) 及其使用規(guī)則 檔號(hào) ? 檔案館 (室 )在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。起止件 號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)， 中間用“ — ”號(hào)連接。 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。具體裝訂形式由各機(jī)關(guān)根據(jù)具體情況而定。 ? 目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。為檔案的
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