檔案整理技能訓(xùn)練ppt課件-閱讀頁(yè)
2025-05-19 02:31本頁(yè)面
【正文】 需要抽出、補(bǔ)充等，使目錄中的件號(hào)可能出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象，從而給管理帶來(lái)困難，故需要重新編制或調(diào)整件號(hào)。具體情況在這里不作介紹。 加蓋檔號(hào)章 檔號(hào)項(xiàng)目確定后，要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。 歸檔章 整理步驟 5 編目 歸檔文件應(yīng)逐 件 編目 ? ? ? ? 題名：文件標(biāo)題。 ? 日期：文件的形成時(shí)間，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。 ? 編目主要指編制歸檔文件目錄。 ? 歸檔文件目錄用 A4紙。封面設(shè)置全宗名、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) (問題 )等 編目 例 歸檔文件目錄格式 件 號(hào) 責(zé) 任 者 文 號(hào) 題 名 日 期 頁(yè)數(shù) 備注 室編 館編 件 號(hào) 責(zé)任者 文 號(hào) 題 名 日 期 頁(yè)數(shù) 備注 室編 館編 1 安徽省檔案局 皖檔發(fā)〔 1999〕 37號(hào) 關(guān)于印發(fā) 《 安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法 》 及 《 安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 》 的通知 1999 0506 16 2 3 4 5 6 歸檔文件目錄 保管期限：永久 機(jī)構(gòu)：辦公室 歸檔文件目錄封面格式 歸檔文件目錄 全 宗 名稱 安徽省檔案局 年 度 2022 保 管期限 永久 機(jī)構(gòu)或問題 辦公室 目錄裝訂： 按年度 —— 保管期限 —— 機(jī)構(gòu)分類的單位，可每年按不同保管期限裝訂三冊(cè)；也可以按永久、長(zhǎng)期、短期的排列順序裝訂成一冊(cè)。 整理步驟 6 裝盒 按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封 面、盒脊等項(xiàng)目。盒脊設(shè)置全宗 號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)。 檔案盒采用 337克以上無(wú)酸牛皮紙制作。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。 案卷目錄號(hào)： 全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 項(xiàng)目號(hào)： 案卷號(hào)： 案卷排列的順序號(hào)。 代碼： 易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號(hào)。 ? 全宗號(hào) —— 類別號(hào) —— 案卷號(hào) —— 件、頁(yè)(張 )號(hào) ? 類別號(hào) —— 項(xiàng)目號(hào) —— 案卷號(hào) —— 件、頁(yè)(張?zhí)?) （全宗號(hào)） 0308 （年度） 2022 （室編件號(hào)） 0005 （機(jī)構(gòu)或問題） （保管期限） 永 （館編件號(hào)） （頁(yè)數(shù)） 3 歸檔章的編制： 暫不填寫 蓋章要求 （ 1） 歸檔章一般采用 紅色印泥 ， 蓋在歸檔文件首頁(yè)上端的空白處 。 具體欄目的填寫 （ 1） 全宗號(hào)：是檔案館給各個(gè)進(jìn)館單位編制的代號(hào) 。 （ 2） 年度：填寫文件歸檔年度 ， 以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年 ， 如 “ 2022”， 不必加“ 年 ” 。 （ 4） 件號(hào)：填寫歸檔文件的排列順序號(hào) 。 在檔案室只要求大家編制室編件號(hào) ， 若統(tǒng)一采用 “ 年度 保管期限 ” 分類方法 ， 則一個(gè)單位每年永久 、 長(zhǎng)期和短期三個(gè)流水號(hào) ， 每年都是從 “ 1”開始編 。 實(shí)行文檔一體化管理模式時(shí) ， 件號(hào)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給定 。 （ 6） （ 總 ） 頁(yè)數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總數(shù) 。 ? 若檔案人員實(shí)行隨辦隨歸 ， 大多數(shù)文件此環(huán)節(jié)可在文件收發(fā)時(shí)一并完成 。 當(dāng)工作人員回憶時(shí)，當(dāng)時(shí)移交文書時(shí)，就提出過(guò)未見“批復(fù)”件，所以作為辦公室人員就應(yīng)該提高警惕，嚴(yán)格對(duì)歸檔文件把關(guān)，而不是對(duì)此事不了了之。這是對(duì)檔案工作的不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。
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