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2025-07-19 17:59本頁(yè)面
【正文】 的重要程度進(jìn)行排列。 排列的順序要相應(yīng)穩(wěn)定。 ? 歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位；如果領(lǐng)導(dǎo)批示占用上述位置時(shí)，可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其它空白位置，但以上端為宜。如果文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或因材質(zhì)無(wú)從蓋章或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章；硬抄會(huì)議記錄本可用不干膠蓋章后貼于記錄本正面上方或用白紙蓋章并經(jīng)裁剪（比歸檔章略大）后再貼于記錄本正面上方。 歸檔章式樣 ? 編號(hào)的項(xiàng)目 ? 《 規(guī)則 》 規(guī)定歸檔文件的編號(hào)項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、問題（機(jī)構(gòu)）、室編件號(hào)、館編件號(hào)。也就是歸檔章上的內(nèi)容。 ? 全宗號(hào) 檔案館給予的一組數(shù)碼。 ? 年度 指歸檔文件的形成年度。填寫時(shí)，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不得簡(jiǎn)寫。 ? 保管期限 按照現(xiàn)行的國(guó)家檔案局 《 關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 》 分為永久、 30年、 10年三種。 ? 行政村為永久、定期。 問題（機(jī)構(gòu)） 按照本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分類方案中的類目名（機(jī)構(gòu)或問題）填寫，如機(jī)構(gòu)名稱過長(zhǎng)時(shí)，可使用本單位內(nèi)部規(guī)范簡(jiǎn)稱。 室編件號(hào) 指歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目（保管期限）內(nèi)的排列順序號(hào)。如某鄉(xiāng)鎮(zhèn) 2022年 —黨群工作 —永久 即將永久類的文件按文件排列順序從“ 1”開始標(biāo)注。也就是說(shuō)，如果在一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)設(shè)有 8個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（或分為 8個(gè)問題），那么在一個(gè)年度內(nèi)就應(yīng)該有 24個(gè)流水號(hào)。 編號(hào)（即填寫歸檔章內(nèi)容）時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水，也可使用打號(hào)機(jī)打號(hào)。 ? 歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號(hào)編制歸檔文件目錄。即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地提示歸檔文件的全貌。編目應(yīng)以 “ 件 ” 為單位進(jìn)行，一件檔案在目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。 ? ①歸檔文件目錄的項(xiàng)目 ? 歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注項(xiàng)。 件號(hào)：指室編件號(hào)。 責(zé)任者：制發(fā)文件單位全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱（有的采用文件簽發(fā)人，是錯(cuò)誤的） 文號(hào)：文件字號(hào)。 題名：文件名稱。題名過于籠統(tǒng)或無(wú)文件 的，要重新擬寫。 日期：即文件形成時(shí)間。填寫時(shí)，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，即前 4位表示年，中間 2位表示月，后 2位表示日，月、日是 1位數(shù)的，在數(shù)字前補(bǔ) 0。如 2022年 5月 29日標(biāo)注為 20220529。 頁(yè)數(shù)：即一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。 備注：說(shuō)明缺頁(yè)、密級(jí)等必須說(shuō)明的問題。 規(guī)則 》 沒有規(guī)定目錄中各欄目的詳細(xì)尺寸，也沒有規(guī)定目錄是橫式，還是豎式。大家可以根據(jù)美觀、實(shí)用的原則確定各單位的目錄式樣，但要長(zhǎng)期保持一致，不要隨意更改。 采用 《 規(guī)則 》 的前提是使用計(jì)算機(jī)管理檔案，因此歸檔文件目錄一般應(yīng)是打印件，打印目錄時(shí)要使用激光打印機(jī)。并且目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型紙。 歸檔文件目錄式樣 目錄編制完后，要將分類方案的最低一級(jí)類目的所有目錄裝訂成冊(cè)，并編制目錄封面 歸檔文件目錄封面 大家注意，目錄封面上沒有 “ ＊ ” 號(hào)，這里的全宗名稱就是你單位的全稱或規(guī)范代簡(jiǎn)稱。 ? ① 裝盒要求 ? 歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。 ? 裝盒時(shí)，應(yīng)按分類方案將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。即不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，分問題（機(jī)構(gòu)）的情況下，不同問題（機(jī)構(gòu)）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 ② 填寫檔案盒封面、脊背 盒 脊、盒底邊 ③ 填寫備考表 ? 備考表上的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期。（有的在盒上印制有備考表） 四、兩種整理方式比較 1． 整理的基本單位不同 2． 分類有區(qū)別 3． 檔號(hào)構(gòu)成的要素不同 。 4． 編制的檢索工具不同 。 5． 部分文件的類別劃分不同 。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)按縣級(jí)檔案行政管理部門的要求選擇整理方式。 優(yōu)劣比較 案卷在行政村一級(jí)易于安全保管不容易丟失，但整理工序多，組卷難度大，不便于保密和提供利用。 “ 件 ” 便于整理、提供利用（復(fù)印、保密）方便。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)按縣級(jí)檔案行政管理部門的要求選擇合理的整理方式。 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 是雖然推薦標(biāo)準(zhǔn)，但一級(jí)行業(yè)主管部門正文要求執(zhí)行就具有法律效率。
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