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2025-07-19 17:59本頁面
【正文】 的重要程度進(jìn)行排列。 排列的順序要相應(yīng)穩(wěn)定。 ? 歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位；如果領(lǐng)導(dǎo)批示占用上述位置時，可將歸檔章蓋在首頁的其它空白位置，但以上端為宜。如果文件首頁確無蓋章位置或因材質(zhì)無從蓋章或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章；硬抄會議記錄本可用不干膠蓋章后貼于記錄本正面上方或用白紙蓋章并經(jīng)裁剪（比歸檔章略大）后再貼于記錄本正面上方。 歸檔章式樣 ? 編號的項目 ? 《 規(guī)則 》 規(guī)定歸檔文件的編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、問題（機(jī)構(gòu)）、室編件號、館編件號。也就是歸檔章上的內(nèi)容。 ? 全宗號 檔案館給予的一組數(shù)碼。 ? 年度 指歸檔文件的形成年度。填寫時，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不得簡寫。 ? 保管期限 按照現(xiàn)行的國家檔案局 《 關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 》 分為永久、 30年、 10年三種。 ? 行政村為永久、定期。 問題（機(jī)構(gòu)） 按照本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分類方案中的類目名（機(jī)構(gòu)或問題）填寫，如機(jī)構(gòu)名稱過長時，可使用本單位內(nèi)部規(guī)范簡稱。 室編件號 指歸檔文件在分類方案的最低一級類目（保管期限）內(nèi)的排列順序號。如某鄉(xiāng)鎮(zhèn) 2022年 —黨群工作 —永久 即將永久類的文件按文件排列順序從“ 1”開始標(biāo)注。也就是說，如果在一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)設(shè)有 8個內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（或分為 8個問題），那么在一個年度內(nèi)就應(yīng)該有 24個流水號。 編號（即填寫歸檔章內(nèi)容）時，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水，也可使用打號機(jī)打號。 ? 歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄。即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地提示歸檔文件的全貌。編目應(yīng)以 “ 件 ” 為單位進(jìn)行，一件檔案在目錄中只體現(xiàn)為一個條目。 ? ①歸檔文件目錄的項目 ? 歸檔文件目錄的項目包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注項。 件號：指室編件號。 責(zé)任者：制發(fā)文件單位全稱或規(guī)范簡稱（有的采用文件簽發(fā)人，是錯誤的） 文號：文件字號。 題名：文件名稱。題名過于籠統(tǒng)或無文件 的，要重新擬寫。 日期：即文件形成時間。填寫時，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，即前 4位表示年，中間 2位表示月，后 2位表示日，月、日是 1位數(shù)的，在數(shù)字前補(bǔ) 0。如 2022年 5月 29日標(biāo)注為 20220529。 頁數(shù)：即一件歸檔文件的總頁數(shù)。 備注：說明缺頁、密級等必須說明的問題。 規(guī)則 》 沒有規(guī)定目錄中各欄目的詳細(xì)尺寸，也沒有規(guī)定目錄是橫式，還是豎式。大家可以根據(jù)美觀、實用的原則確定各單位的目錄式樣，但要長期保持一致，不要隨意更改。 采用 《 規(guī)則 》 的前提是使用計算機(jī)管理檔案，因此歸檔文件目錄一般應(yīng)是打印件，打印目錄時要使用激光打印機(jī)。并且目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型紙。 歸檔文件目錄式樣 目錄編制完后，要將分類方案的最低一級類目的所有目錄裝訂成冊，并編制目錄封面 歸檔文件目錄封面 大家注意，目錄封面上沒有 “ ＊ ” 號，這里的全宗名稱就是你單位的全稱或規(guī)范代簡稱。 ? ① 裝盒要求 ? 歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。 ? 裝盒時，應(yīng)按分類方案將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。即不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，分問題（機(jī)構(gòu)）的情況下，不同問題（機(jī)構(gòu)）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 ② 填寫檔案盒封面、脊背 盒 脊、盒底邊 ③ 填寫備考表 ? 備考表上的項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期。（有的在盒上印制有備考表） 四、兩種整理方式比較 1． 整理的基本單位不同 2． 分類有區(qū)別 3． 檔號構(gòu)成的要素不同 。 4． 編制的檢索工具不同 。 5． 部分文件的類別劃分不同 。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)按縣級檔案行政管理部門的要求選擇整理方式。 優(yōu)劣比較 案卷在行政村一級易于安全保管不容易丟失，但整理工序多，組卷難度大，不便于保密和提供利用。 “ 件 ” 便于整理、提供利用（復(fù)印、保密）方便。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)按縣級檔案行政管理部門的要求選擇合理的整理方式。 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 是雖然推薦標(biāo)準(zhǔn)，但一級行業(yè)主管部門正文要求執(zhí)行就具有法律效率。
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