文書檔案整理(已修改)
2025-07-31 17:59 本頁面
【正文】 文書檔案整理 大方縣檔案局 陳揚斌 交流問題 一、概念與范圍 二、“案卷”的整理方法 三、“件”的整理方法 四、兩種整理方法比較 一、概念與范圍 文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和管理等活動中形成的具有保存價值的文件。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案 黨群工作類文件、人大工作類文件、行政事務管理類文件、編制人事勞資類文件、社會事業(yè)工作類文件、城建土地環(huán)保類文件、經(jīng)濟發(fā)展財貿(mào)類文件、政法保衛(wèi)類文件 行政村文書檔案 黨群村務類文件、綜合治理類文件、社會保障類文件、農(nóng)業(yè)管理類文件、企業(yè)管理類文件 文書檔案的整理工作，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。 二、 “ 案卷 ” 的整理方法 （一） “ 案卷 ” 整理的原則 （二） “ 案卷 ” 整理方法及其步驟 （一） “ 案卷 ” 整理的原則 文書檔案整理工作的原則 ： 充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用 。 。 一般情況下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求整理好的案卷，對于已經(jīng)整理過的檔案，檔案部門不必打亂重整。對于不合理之處，只要做一些調(diào)整就可以了，以減輕對檔案的磨損和節(jié)約人力物力。 文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系。這種關(guān)系主要體現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等四個方面： ① 文件在來源方面的聯(lián)系 ? 文件是一定的機關(guān)及其內(nèi)部組織機構(gòu)或一定的個人為單位形成的，形成文件的單位構(gòu)成了文件在來源方面不可分割的聯(lián)系。整理檔案時，必須保持文件在來源方面的聯(lián)系。來源方面的聯(lián)系在一定程度上是劃分保管期限的依據(jù)。 ② 文件在時間方面的聯(lián)系 ? 形成文件的機關(guān)、組織或個人進行工作活動，都有一定的時間范疇，這使文件之間歷有一定的時間聯(lián)系，如某一年度。整理檔案時，必須保持檔案在某一年度上的密切聯(lián)系。 ③ 文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系 ? 文件是一個單位在行使職權(quán)、解決問題的過程中產(chǎn)生的，文件形成者特定的活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切的聯(lián)系 。 ④ 文件在形式方面的聯(lián)系 ? 指文件在種類、名稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。文件的形式在一定程度上反映了文件的來源、時間、和內(nèi)容性質(zhì)，構(gòu)成了文件之間一定的聯(lián)系。因此，在某些情況下，檔案整理也必須保持文件形式方面的聯(lián)系。 ? 這是文書檔案整理工作的出發(fā)點和落腳點。 （二） “ 案卷 ” 整理方法及其步驟 制 他檢索工作 ? 分類的方法一般有幾種：年度分類、問題或機構(gòu)分類、保管期限分類，問題或機構(gòu)分類只能任選一種，在企業(yè)，一般按問題分類，在機關(guān)，一般按機構(gòu)分類。 ① 年度分類法 ? 按文件材料形成的年度進行分類，每年形成歸檔的文件材料分別為一類。 注意： a一般按照文件材料的成文日期（落款時間）歸類； b有跨年度的幾個日期的文件材料，按以下辦法歸類：成文日期與收文日期跨年度，文件材料歸入后一年度，法規(guī)性文件的成文日期與批準日期跨年度，歸入后一年度，計劃、總結(jié)、預算決算、統(tǒng)計報表等文件材料，成文日期與其內(nèi)容針對的日期跨年度，歸入內(nèi)容針對年度，其內(nèi)容針對兩年以上的，計劃、預算歸入內(nèi)容針對的第一年，總結(jié)、決算、統(tǒng)計報表歸入內(nèi)容針對的末年。 ② 機構(gòu)或問題分類 ? 按文件材料內(nèi)容所說明的問題（事由、主題）進行分類。 ③ 保管期限 分類 ? 即按檔案的保管年限進行分類。 保管期限 ，規(guī)定的檔案保管的年限。 ? 文書檔案的保管期限分為永久、定期（ 30年、 10年） 年度 ——問題 ——保管期限 ? 2022年 黨群工作 永久 、 30年 、 10年 ? 人大工作 永久 、 30年 、 10年 ? 行政事務管理 永久 永久 、 30年 、 10年 ? 編制人事勞資 永久 、 30年 、 10年 ? 社會事業(yè)工作 永久 、 30年 、 10年 ? 城建土地環(huán)保 永久 、 30年 、 10年 ? 經(jīng)濟發(fā)展財貿(mào) 永久 、 30年 、 10年 ? 政法保衛(wèi) 永久 、 30年 、 10年
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