歸檔文件整理規(guī)則機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及文書檔案保管期(已修改)
2024-10-15 08:21 本頁(yè)面
【正文】 歸檔文件整理規(guī)則 amp。 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及文書檔案保管期限規(guī)定 2020年 4月 市檔案局 業(yè)務(wù)指導(dǎo)科 劉薇 歸 檔 文 件 ?歸檔文件的管理主要由以下幾個(gè)步驟組成： ?一、 收集：需要明確歸檔文件材料與不歸檔文件材料具體范圍，即對(duì)文件材料的歸檔價(jià)值進(jìn)行鑒定。 ?二、 整理：依次為裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒六大環(huán)節(jié)。需要?dú)w檔人員熟悉本單位的工作職能與主要業(yè)務(wù)。對(duì)檔案的具體保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定。 ?三、 排架：方便利用、銷毀。 ?四、 編寫歸檔文件整理說明。歸檔文件整理規(guī)則（ DA/T 222020） 及詳細(xì)說明 歸 檔 文 件 整 理 一、歸檔文件的定義 ? 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的 、 辦理完畢 、 應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 文件材料歸檔范圍 ? ①機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是： ? （一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； ? （二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； ?（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料； ? （四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。 ?②機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是： ? （一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； （二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； （三）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需要貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。 （四）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。 ? ③常見的錯(cuò)誤： ? 黨政機(jī)關(guān)的非法規(guī)性的一般文件，上級(jí)、同級(jí)、不相隸屬的機(jī)關(guān)不需辦理的文件、抄件，本單位一般文件的草稿，內(nèi)部抄送的文件材料，這些不屬歸檔范圍，不應(yīng)歸檔。 ? ④應(yīng)歸檔但容易遺漏的文件材料： A、 機(jī)關(guān)內(nèi)部及直屬單位的專門文件材料，如統(tǒng)計(jì)部門的普查材料、科委機(jī)關(guān)的成果材料、紀(jì)檢監(jiān)察部門的紀(jì)檢監(jiān)察文件材料，審計(jì)部門的審計(jì)文件材料，編輯部門的書稿材料、職稱評(píng)聘的文件材料等專門（業(yè)務(wù)）文件材料。 B、 白頭文件材料：合同、協(xié)議、簡(jiǎn)報(bào)、組織沿革、大事記、黨組（黨委）或行政會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)材料等。 C、 會(huì)議文件材料，如本機(jī)關(guān)召開的專業(yè)會(huì)議，到外單位參加的有關(guān)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的會(huì)議文件材料。 二 歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。 ? 歸檔文件整理的意義： ? 一是歸檔文件編號(hào)后，能方便排架管理。二是歸檔案文件經(jīng)分類、編號(hào)后，能按年度、問題、保管期限、卷、件等進(jìn)行檔案的統(tǒng)計(jì)。三是歸檔文件劃分保管期限后，檔案的鑒定、銷毀工作更加方便。四是歸檔文件分類、編號(hào)后，在利用檔案時(shí)，檔案的存取更加方便。如果不對(duì)零散的歸檔文件進(jìn)行整理，檔案管理便無(wú)從談起。 ? 整理方式 ：采取集中整理的方法，即由文書處理和業(yè)務(wù)部門分別收集各自形成的歸檔文件，再由負(fù)責(zé)檔案的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的整理。 ? 整理時(shí)間： 最好采用隨辦隨歸方式，能夠?qū)⒓姓須w檔文件的時(shí)間，分散到平時(shí)每一份文件形成的過程中，將一份文件的整理、歸檔作為文件形成或承辦的一部分。 ? 歸檔文件整理新方法與傳統(tǒng)立卷方法相比工作量、經(jīng)費(fèi)的節(jié)約 ：傳統(tǒng)立卷方法一般有分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、編頁(yè)號(hào)、填卷內(nèi)目錄和備考表、擬寫案卷題名、劃分保管期限、填寫案卷封面、裝訂、編案卷號(hào)、編案卷目錄等十幾個(gè)工作環(huán)節(jié)，裝訂在形成案卷之后。歸檔文件整理新方法只需裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等六個(gè)工作環(huán)節(jié)，裝訂一般在其他整理環(huán)節(jié)之前。簡(jiǎn)化了一半的工作程序和環(huán)節(jié)。 傳統(tǒng)立卷方法一般每 50頁(yè)用一個(gè)硬卷皮 ， 新的歸檔文件整理方法每 400頁(yè)用一個(gè)檔案盒 ， 可節(jié)省很多裝具費(fèi)用 。 所以建議一些使用傳統(tǒng)立卷方法的企業(yè)盡快采用新的歸檔文件整理方法 。 ? ? 遵循文件的形成規(guī)律 ，
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