6文書檔案的整理交流材料-資料下載頁
2024-09-25 07:58本頁面
【正文】 _______ 機(jī)構(gòu)（問題）_________ 圖a3歸檔文件目錄封面式樣 用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機(jī)保存的耐久的載體上備份。載體推薦為一次寫光盤。 （七）裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限的不得裝在同一盒內(nèi)，采用機(jī)構(gòu)（問題）分類的，不同機(jī)構(gòu)（問題）不得裝在同一盒內(nèi)。 檔案盒 （1）檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為30mm、40mm等。 （2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用一號連接；盒號即檔案盒的排列序號，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。 為確保檔案得以安全保管，歸檔文件所用裝具，須為由XX省檔案局監(jiān)制的無酸紙檔案盒。 備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，不宜印制在盒上。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 （l）盒內(nèi)文件情況說明。填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 （2）整理人。填寫負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。 （3）檢查人。填寫負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 （4）日期。填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期。 （八）排架 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，即分別采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限、保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題）、年度保管期限、保管期限年度、問題年度保管期限的，亦按相應(yīng)的分類次序上架排列。如按年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類的；在庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架，便于實(shí)體管理。按保管期限年度機(jī)構(gòu)（問題）分類的，同一期限內(nèi)的檔案依年度次序上架，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進(jìn)館。 第10頁 共10頁
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