6文書(shū)檔案的整理交流材料-在線瀏覽
2024-09-25 07:58本頁(yè)面
【正文】 準(zhǔn)確。 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。所用檔案管理軟件須符合XX省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》（db32／505－2002）要求。一般以每份文件為一件。 （二）裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂。 裝訂方式可采用縫紉機(jī)或XX省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊(cè)不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變? 短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。原執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問(wèn)題年度保管期限”的方法分類。一個(gè)單位應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定?？缒甓葧r(shí)，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。 按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。機(jī)構(gòu)分類法與問(wèn)題分類法不能同時(shí)采用，只能選擇其中的一種。 按機(jī)構(gòu)分類，由某個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的歸檔文件，歸入該機(jī)構(gòu)類；由幾個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的，可歸入主要承辦機(jī)構(gòu)類中（一般適用于機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)）。原執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問(wèn)題分類，一般分到一級(jí)類目，即黨群類、行政類、生產(chǎn)技術(shù)類、經(jīng)營(yíng)管理類。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。 事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。上述情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。歸檔號(hào)是在整理過(guò)程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、頁(yè)數(shù)等編號(hào)項(xiàng)目。 全宗號(hào)年度室編件號(hào)總頁(yè)數(shù) 機(jī)構(gòu)或 問(wèn)題保管 期限館編件號(hào) 圖a1歸檔章式樣 歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上。填寫(xiě)編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。填寫(xiě)文件歸檔年度，以四位阿拉
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