【正文】 的整理方法文書(shū)檔案的整理方法文書(shū)檔案的整理方法一、概念文書(shū)檔案主要是指各單位從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。具有法律性和強(qiáng)制性的文件。目前我國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)、部門(mén)使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國(guó)家檔案局第8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行。文件歸檔工作應(yīng)按照國(guó)家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。以“件”為單位進(jìn)行規(guī)范整理。三、歸檔文件的整理方法收集。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話： 一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收； 三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收； 四是會(huì)議材料，要事先做好工作及時(shí)收；五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對(duì)性地收； 六是常規(guī)性的文件材料，要逐項(xiàng)收； 七是在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)，要提前收； 八是結(jié)合年終檢查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；十是在立卷過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》明確界定了機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料和不應(yīng)歸檔的文件材料的范圍。需要貫徹執(zhí)行的政策法規(guī)性文件；代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本單位的文件材料等。這是重點(diǎn)，也更加符合8號(hào)令關(guān)于收集的核心是“以我為主”的要求。主要是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料等。主要包括雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；對(duì)本單位檢查的重要文件；重要的來(lái)往文件等。如報(bào)來(lái)的重要工作計(jì)劃，總結(jié)等法規(guī)性備案文件。機(jī)關(guān)不應(yīng)歸檔的文件材料：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（主要指?jìng)髡婕?。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)文件進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。保管期限最低一級(jí)類(lèi)目，分為永久和定期。如何準(zhǔn)確劃分保管期限？國(guó)家檔案局8號(hào)令中也有明確規(guī)定： 永久保管的文書(shū)檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（6）本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專(zhuān)門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。除科技檔案中的設(shè)備類(lèi)檔案的保管期限為長(zhǎng)期外，其他的都是永久保存。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時(shí)間”排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列。（2）檔案盒上架排列。注意排列順序?yàn)閺纳系较拢瑥淖蟮接?。由全宗?hào)—號(hào)—類(lèi)別號(hào)—保管期限—件號(hào)組成。②號(hào)是指歸檔文件形成的。拼音字母為檔案的類(lèi)代號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字為類(lèi)別號(hào)。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫(xiě)流水號(hào)。也就是說(shuō)，同一、同一保管期限、同一類(lèi)別（或問(wèn)題）的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)；同一、同一類(lèi)別（或問(wèn)題）、不同保管期限的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)；同一、不同類(lèi)別（或問(wèn)題）的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)。檔號(hào)舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號(hào)全宗2009年文書(shū)檔案綜合類(lèi)（或辦公室）10年保管期限的第1件。（3）歸檔章的編制歸檔文件依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫(xiě)，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍(lán)色筆填寫(xiě)。u根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)置分類(lèi)方案。要做到類(lèi)別設(shè)置合理，各類(lèi)之間界限清楚，歸類(lèi)準(zhǔn)確。u立卷方法：按公文的主要特征組卷：?jiǎn)栴}、時(shí)間、責(zé)任者、名稱(chēng) 按公文類(lèi)型組卷會(huì)議、案件、信訪、簡(jiǎn)報(bào) u避免出現(xiàn)以下情況：歸檔的文件不齊全完整歸檔過(guò)細(xì)、重復(fù)歸檔雜卷u卷內(nèi)文件排列：卷內(nèi)文件要求排列次序有條理，保持文件之間的聯(lián)系，給每份文件以固定的位置。u無(wú)論采用那種方法排列，同一卷文件的不同稿本排列次序?yàn)椋喊l(fā)文稿紙（文件批辦單）、正文、附件、定稿、草稿。四、文件修整 u修裱破損文件u復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件 u超大紙張折疊u去除易銹蝕的金屬物(見(jiàn)圖示)五、編頁(yè) u編頁(yè)（1）歸檔文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，頁(yè)碼用鉛筆編寫(xiě)。（3）文件正面頁(yè)碼編寫(xiě)在右下角，文件反面頁(yè)碼編寫(xiě)在左下角。見(jiàn)圖示u（5）文書(shū)檔案內(nèi)與文件密切聯(lián)系且不易裝訂的票證、照片、賀卡等特殊相關(guān)材料，應(yīng)裝入信封后與其他文件裝訂在一起，在信封上標(biāo)注內(nèi)容、數(shù)量和頁(yè)號(hào)。六、編制案卷封皮和備考表 u案卷封皮： u立檔單位名稱(chēng) u機(jī)構(gòu)（部門(mén)）名稱(chēng) u題名u文件形成時(shí)間 u保管期限u卷內(nèi)件數(shù)、頁(yè)數(shù) u案卷順序號(hào)如何正確擬寫(xiě)案卷題名 u題名文件標(biāo)題。一份文件的標(biāo)題可以由責(zé)任者、事由、文種組成。u有的文件還有副題名和并列題名，副題名即文件標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面的部分，是對(duì)正題名進(jìn)行解釋說(shuō)明，在正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一