【正文】 檢索。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。高校雖然多數(shù)購(gòu)買(mǎi)了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門(mén)普及使用。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無(wú)聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。二、提高檔案管理效率的對(duì)策(一)提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。（三）加強(qiáng)高校文書(shū)工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門(mén)；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等起草、修改、批閱文件資料等等。因此公文辦理完畢之后，文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)必須及時(shí)整理立卷及歸檔。（四）做好高校文書(shū)檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書(shū)工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書(shū)檔案管理的新路子、新模式，使得文書(shū)檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開(kāi)拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。第二篇：文書(shū)檔案一、文書(shū)檔案 1）上級(jí)來(lái)文。（2）本機(jī)關(guān)文件。（3）下級(jí)來(lái)文。如有關(guān)重要問(wèn)題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來(lái)文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。在擬制文件過(guò)程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。不歸檔的范圍（1）重份文件；（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；(12)外機(jī)關(guān)送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿。歸檔文件的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料（一）、收集收集工作是將本單位職能活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的一個(gè)過(guò)程。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的和無(wú)保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。第二步：分類(lèi)分類(lèi)就是將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有體系的過(guò)程。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。分時(shí)，一般來(lái)說(shuō)就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。（3）幾份文件作為一份時(shí)“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等作為一件，這時(shí)判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。（二）按保管期限歸檔按保管期限分類(lèi)，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。/ 10（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)和國(guó)家建設(shè)及歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。主要包括：，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。主要包括：/ 10照?qǐng)?zhí)行的文件材料。問(wèn)題分類(lèi)法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。編文號(hào)的正式文件和未編號(hào)的文件材料，應(yīng)按問(wèn)題分類(lèi)，不能分成“文件類(lèi)”和“材料類(lèi)”。第三步：排列歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間