【正文】 語言及結(jié)構(gòu)，以確保適用。計劃應(yīng)確定信息管理系統(tǒng)，規(guī)定何人發(fā)送及何人接收信息，引用哪些有關(guān)的文件控制程序及保密程序。進展報告的格式應(yīng)設(shè)計成易于表述出與項目計劃的差異。 信息管理設(shè)計信息管理系統(tǒng)應(yīng)考慮項目組織及發(fā)起組織兩者的需要。信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括信息的編寫、收集、標識、分類、分發(fā)、匯總、修訂、歸檔和檢索程序。信息應(yīng)包括信息產(chǎn)生時刻的現(xiàn)行條件，使其它項目在使用這些信息之前，能核查信息的可用性及適合性。為了信息的有效性，信息應(yīng)適用于接受者的需要，應(yīng)嚴格按時間進度提出并分發(fā)。所有影響項目實施的協(xié)議，包括非正式協(xié)議，均應(yīng)形成正式文件。如果可能，應(yīng)用電子媒體可能是有利的。應(yīng)確定適用于各種會議的類別會議規(guī)則和指南。會議日程應(yīng)提前分發(fā)并列出各項會議的參加人員。會議備忘錄應(yīng)包括做出的決策、重要問題及認可的措施和執(zhí)行措施的人員。應(yīng)將這些備忘錄在一個同意的時間內(nèi)分發(fā)到有關(guān)各方。 溝通控制溝通系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)計劃運行，并進行監(jiān)控和評審，以確保持續(xù)滿足項目需要。應(yīng)特別注意經(jīng)常發(fā)生矛盾和誤解的職能和組織之間的溝通渠道。 與風(fēng)險有關(guān)的過程項目風(fēng)險管理處理整個進程中的不確定因素，并且要求一定的組織方式。與風(fēng)險有關(guān)的各過程旨在減小潛在的負面事件的影響，充分利用機會進行改進。本標準中，風(fēng)險這一術(shù)語包括兩個方面。風(fēng)險或是與項目過程相關(guān)的或是與項目產(chǎn)品相關(guān)的。與風(fēng)險有關(guān)的過程如下:— 風(fēng)險識別:識別項目中的風(fēng)險；— 風(fēng)險評估:評估風(fēng)險發(fā)生的概率及風(fēng)險事件對項目的影響；— 風(fēng)險應(yīng)對開發(fā):制定風(fēng)險應(yīng)對計劃；— 風(fēng)險控制:實施及更新風(fēng)險計劃。特別重要的是要將這些過程及其輸出形成文件。 風(fēng)險識別應(yīng)當(dāng)識別項目過程和產(chǎn)品的風(fēng)險，并且確定方法，以測定什么時候風(fēng)險超出可接受的限度。風(fēng)險識別時應(yīng)利用過去項目的經(jīng)驗和歷史資料。在項目開始、進展評價及進行其它重大決策時都應(yīng)當(dāng)進行風(fēng)險識別工作。風(fēng)險識別不僅應(yīng)考慮成本、時間和產(chǎn)品的風(fēng)險，也應(yīng)考慮保守秘密，可信性、職業(yè)責(zé)任、信息技術(shù)、安全、健康以及環(huán)境等方面現(xiàn)行及將來的法律或法規(guī)要求。應(yīng)注意到需要考慮不同風(fēng)險之間的交互作用，也應(yīng)當(dāng)識別關(guān)鍵的及新的技術(shù)。對已確認的有重要影響的風(fēng)險應(yīng)指定專人負責(zé)風(fēng)險管理，并賦予相應(yīng)的職責(zé)、權(quán)限和資源。 風(fēng)險評估 應(yīng)考慮過去項目的經(jīng)驗和歷史資料，評估已識別的風(fēng)險的影響及其發(fā)生的概率，所采用的準則和技術(shù)應(yīng)當(dāng)記錄在冊?？偸且M行定性分析，在可能的條件下要進行定量分析。 風(fēng)險應(yīng)對開發(fā)消除、減輕或轉(zhuǎn)移風(fēng)險的解決方案，接受風(fēng)險的決策，以及利用有利機會的計劃，都應(yīng)當(dāng)依據(jù)成熟的技術(shù)或過去經(jīng)驗的數(shù)據(jù)，以避免產(chǎn)生新的風(fēng)險。當(dāng)一個風(fēng)險已經(jīng)識別到，并且需要一個應(yīng)急儲備金計劃時，應(yīng)當(dāng)核查實施該計劃將不會產(chǎn)生不良影響。當(dāng)時間安排或預(yù)算要涉及到處理風(fēng)險的有關(guān)規(guī)定時，應(yīng)將它們識別出來，為了使用它們，如果需要的話應(yīng)單獨維護，比如產(chǎn)品責(zé)任保險。意識上已經(jīng)接受的風(fēng)險應(yīng)予以識別，并將接受的理由形成文件。 風(fēng)險控制在整個項目進程中應(yīng)通過風(fēng)險識別、風(fēng)險評估和應(yīng)對的交互過程來控制風(fēng)險。管理項目時應(yīng)意識到項目總是存在風(fēng)險的。因此鼓勵人們預(yù)測、識別未來的風(fēng)險并予以報告。應(yīng)當(dāng)保持一個隨時可用的應(yīng)急儲備計劃。應(yīng)監(jiān)控項目風(fēng)險狀況，風(fēng)險報告應(yīng)是進展評估的一部分。 與采購有關(guān)的過程這些過程涉及項目所需產(chǎn)品的購買、取得或采購。與采購有關(guān)的過程如下:— 編制采購計劃和控制:明確和控制要采購的物資及采購時間；— 采購文件要求:匯編商業(yè)條件和技術(shù)要求；— 承包商評價:評價并確定邀請哪些承包商投標；— 簽訂承包合同:招標、投標評價、談判，編寫并簽訂承包合同；— 合同控制:確保承包商的工作滿足合同要求。注1:按照ISO 8402的注釋，術(shù)語“產(chǎn)品”包括硬件、服務(wù)、流程性材料、軟件或其組合。注2:本標準中（并參考ISO 90041），組織系指項目組織及向項目組織提供產(chǎn)品的承包商。注3:除了下面給出的指南外，可在ISO 90041:1994的第9條中找到指南。 采購規(guī)劃和控制采購規(guī)劃活動應(yīng)確定所需采購的產(chǎn)品及采購日程安排，并特別注意對項目產(chǎn)品的質(zhì)量、時間、成本有關(guān)鍵作用的產(chǎn)品。從項目管理的觀點出發(fā)，無論是從外部承包商得到的，還是從發(fā)起組織內(nèi)獲得的產(chǎn)品都看作是要采購的產(chǎn)品。在這兩種情況下，要求是相同的，但外部產(chǎn)品是通過正式合同獲得的，而內(nèi)部產(chǎn)品是按內(nèi)部的購置程序及控制方法獲得的。對內(nèi)部產(chǎn)品，下面描述的采購程序可以簡化或不做為要求。采購應(yīng)有計劃，以便項目組織能控制其與承包商的溝通。應(yīng)為全部采購過程留出充分的時間。采購過程包括承包商評價、對要求的研究及承包商的合同評審。為進行適當(dāng)?shù)目刂?，?yīng)將采購進展與采購計劃進行比較，并且必要時采取措施。 采購文件的要求采購文件應(yīng)確定范圍、產(chǎn)品特性、相應(yīng)的質(zhì)量管理要求及相關(guān)的文件。這些要求中也應(yīng)包括交付產(chǎn)品的日期及到承包商處查詢的權(quán)利要求，并要保障在采購文件中考慮了顧客的要求。文件的結(jié)構(gòu)應(yīng)便于從潛在的承包商獲得準確、可比較、而且完整的反應(yīng)或答復(fù)。應(yīng)對采購文件進行評審以驗證所有規(guī)定要求的完整性。 承包商評價對承包商進行評價時，應(yīng)考慮可能對項目有影響的所有方面，如技術(shù)經(jīng)驗、工廠能力、交付時間、質(zhì)量體系及財務(wù)的穩(wěn)定性。注:承包商評價的詳細指南可參考ISO 90041:1994。 簽定承包合同應(yīng)有簽定承包合同的程序，必要時應(yīng)將項目的質(zhì)量方針和質(zhì)量體系通知給承包商。投標評價中，應(yīng)確定承包商標書中所有偏離投標要求之處，并在評價中予以考慮。對提出的偏離許可應(yīng)由原評審和批準的職能部門或組織批準。 對投標的評價不僅應(yīng)考慮承包商的價格，也應(yīng)考慮其它相關(guān)費用，如使用、維護、執(zhí)照費、運輸、保險、關(guān)稅、兌換率變化、檢驗、質(zhì)量審核和偏離的解決費用等。簽訂所供產(chǎn)品的合同之前，應(yīng)考慮由于對要求的調(diào)整而對質(zhì)量產(chǎn)生的影響。應(yīng)核查合同文件，以確保合同文件包括了與承包商初步合同談判的結(jié)果。 合同控制合同控制始于發(fā)出合同，或提出原則協(xié)議（如意向書）時。應(yīng)實施合同控制系統(tǒng)以確保滿足合同要求，包括滿足預(yù)定的日期和記錄要求。合同控制應(yīng)包括建立合適的合同關(guān)系，以及將這些關(guān)系的輸出納入整個項目的管理中。應(yīng)定期進行驗證，確保每個承包商的運作滿足合同要求。驗證結(jié)果應(yīng)反饋到承包商，且措施應(yīng)經(jīng)認可。合同結(jié)束前，應(yīng)驗證合同的全部條件和要求是否都得到滿足，驗證有關(guān)承包工作的反饋情況，以更新承包商注冊名錄。6 總結(jié)項目經(jīng)驗本條款提供了發(fā)起組織應(yīng)如何總結(jié)項目經(jīng)驗的指南。總結(jié)經(jīng)驗工作應(yīng)做為其它項目（現(xiàn)有項目或?qū)眄椖浚┏掷m(xù)改進工作的一項內(nèi)容。發(fā)起組織應(yīng)建立項目信息的收集、存貯、更新及檢索系統(tǒng)，確保有效地利用這些信息?？偨Y(jié)項目經(jīng)驗所需的信息應(yīng)來自項目范圍之內(nèi)，其中包括來自顧客及其它利益相關(guān)者的反饋。使用這些信息以前，發(fā)起組織應(yīng)確定總結(jié)項目經(jīng)驗所需的信息，并確保收集這些信息的系統(tǒng)能運行。發(fā)起組織應(yīng)在項目結(jié)束前對項目實施進行正式評審，其重點是能夠為其它項目提供可利用的經(jīng)驗。如果可能，應(yīng)吸收顧客及其它利益相關(guān)者參加。20 /