【正文】 語(yǔ)言及結(jié)構(gòu)，以確保適用。計(jì)劃應(yīng)確定信息管理系統(tǒng)，規(guī)定何人發(fā)送及何人接收信息，引用哪些有關(guān)的文件控制程序及保密程序。進(jìn)展報(bào)告的格式應(yīng)設(shè)計(jì)成易于表述出與項(xiàng)目計(jì)劃的差異。 信息管理設(shè)計(jì)信息管理系統(tǒng)應(yīng)考慮項(xiàng)目組織及發(fā)起組織兩者的需要。信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括信息的編寫(xiě)、收集、標(biāo)識(shí)、分類(lèi)、分發(fā)、匯總、修訂、歸檔和檢索程序。信息應(yīng)包括信息產(chǎn)生時(shí)刻的現(xiàn)行條件，使其它項(xiàng)目在使用這些信息之前，能核查信息的可用性及適合性。為了信息的有效性，信息應(yīng)適用于接受者的需要，應(yīng)嚴(yán)格按時(shí)間進(jìn)度提出并分發(fā)。所有影響項(xiàng)目實(shí)施的協(xié)議，包括非正式協(xié)議，均應(yīng)形成正式文件。如果可能，應(yīng)用電子媒體可能是有利的。應(yīng)確定適用于各種會(huì)議的類(lèi)別會(huì)議規(guī)則和指南。會(huì)議日程應(yīng)提前分發(fā)并列出各項(xiàng)會(huì)議的參加人員。會(huì)議備忘錄應(yīng)包括做出的決策、重要問(wèn)題及認(rèn)可的措施和執(zhí)行措施的人員。應(yīng)將這些備忘錄在一個(gè)同意的時(shí)間內(nèi)分發(fā)到有關(guān)各方。 溝通控制溝通系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)計(jì)劃運(yùn)行，并進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)審，以確保持續(xù)滿足項(xiàng)目需要。應(yīng)特別注意經(jīng)常發(fā)生矛盾和誤解的職能和組織之間的溝通渠道。 與風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的過(guò)程項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理處理整個(gè)進(jìn)程中的不確定因素，并且要求一定的組織方式。與風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的各過(guò)程旨在減小潛在的負(fù)面事件的影響，充分利用機(jī)會(huì)進(jìn)行改進(jìn)。本標(biāo)準(zhǔn)中，風(fēng)險(xiǎn)這一術(shù)語(yǔ)包括兩個(gè)方面。風(fēng)險(xiǎn)或是與項(xiàng)目過(guò)程相關(guān)的或是與項(xiàng)目產(chǎn)品相關(guān)的。與風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的過(guò)程如下:— 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別:識(shí)別項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)；— 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率及風(fēng)險(xiǎn)事件對(duì)項(xiàng)目的影響；— 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)開(kāi)發(fā):制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃；— 風(fēng)險(xiǎn)控制:實(shí)施及更新風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃。特別重要的是要將這些過(guò)程及其輸出形成文件。 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)當(dāng)識(shí)別項(xiàng)目過(guò)程和產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)，并且確定方法，以測(cè)定什么時(shí)候風(fēng)險(xiǎn)超出可接受的限度。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別時(shí)應(yīng)利用過(guò)去項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和歷史資料。在項(xiàng)目開(kāi)始、進(jìn)展評(píng)價(jià)及進(jìn)行其它重大決策時(shí)都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不僅應(yīng)考慮成本、時(shí)間和產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)，也應(yīng)考慮保守秘密，可信性、職業(yè)責(zé)任、信息技術(shù)、安全、健康以及環(huán)境等方面現(xiàn)行及將來(lái)的法律或法規(guī)要求。應(yīng)注意到需要考慮不同風(fēng)險(xiǎn)之間的交互作用，也應(yīng)當(dāng)識(shí)別關(guān)鍵的及新的技術(shù)。對(duì)已確認(rèn)的有重要影響的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)管理，并賦予相應(yīng)的職責(zé)、權(quán)限和資源。 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 應(yīng)考慮過(guò)去項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和歷史資料，評(píng)估已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)的影響及其發(fā)生的概率，所采用的準(zhǔn)則和技術(shù)應(yīng)當(dāng)記錄在冊(cè)?？偸且M(jìn)行定性分析，在可能的條件下要進(jìn)行定量分析。 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)開(kāi)發(fā)消除、減輕或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)的解決方案，接受風(fēng)險(xiǎn)的決策，以及利用有利機(jī)會(huì)的計(jì)劃，都應(yīng)當(dāng)依據(jù)成熟的技術(shù)或過(guò)去經(jīng)驗(yàn)的數(shù)據(jù)，以避免產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)識(shí)別到，并且需要一個(gè)應(yīng)急儲(chǔ)備金計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)核查實(shí)施該計(jì)劃將不會(huì)產(chǎn)生不良影響。當(dāng)時(shí)間安排或預(yù)算要涉及到處理風(fēng)險(xiǎn)的有關(guān)規(guī)定時(shí)，應(yīng)將它們識(shí)別出來(lái)，為了使用它們，如果需要的話應(yīng)單獨(dú)維護(hù)，比如產(chǎn)品責(zé)任保險(xiǎn)。意識(shí)上已經(jīng)接受的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)予以識(shí)別，并將接受的理由形成文件。 風(fēng)險(xiǎn)控制在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中應(yīng)通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)的交互過(guò)程來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)。管理項(xiàng)目時(shí)應(yīng)意識(shí)到項(xiàng)目總是存在風(fēng)險(xiǎn)的。因此鼓勵(lì)人們預(yù)測(cè)、識(shí)別未來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)并予以報(bào)告。應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)隨時(shí)可用的應(yīng)急儲(chǔ)備計(jì)劃。應(yīng)監(jiān)控項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)狀況，風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告應(yīng)是進(jìn)展評(píng)估的一部分。 與采購(gòu)有關(guān)的過(guò)程這些過(guò)程涉及項(xiàng)目所需產(chǎn)品的購(gòu)買(mǎi)、取得或采購(gòu)。與采購(gòu)有關(guān)的過(guò)程如下:— 編制采購(gòu)計(jì)劃和控制:明確和控制要采購(gòu)的物資及采購(gòu)時(shí)間；— 采購(gòu)文件要求:匯編商業(yè)條件和技術(shù)要求；— 承包商評(píng)價(jià):評(píng)價(jià)并確定邀請(qǐng)哪些承包商投標(biāo)；— 簽訂承包合同:招標(biāo)、投標(biāo)評(píng)價(jià)、談判，編寫(xiě)并簽訂承包合同；— 合同控制:確保承包商的工作滿足合同要求。注1:按照ISO 8402的注釋，術(shù)語(yǔ)“產(chǎn)品”包括硬件、服務(wù)、流程性材料、軟件或其組合。注2:本標(biāo)準(zhǔn)中（并參考ISO 90041），組織系指項(xiàng)目組織及向項(xiàng)目組織提供產(chǎn)品的承包商。注3:除了下面給出的指南外，可在ISO 90041:1994的第9條中找到指南。 采購(gòu)規(guī)劃和控制采購(gòu)規(guī)劃活動(dòng)應(yīng)確定所需采購(gòu)的產(chǎn)品及采購(gòu)日程安排，并特別注意對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的質(zhì)量、時(shí)間、成本有關(guān)鍵作用的產(chǎn)品。從項(xiàng)目管理的觀點(diǎn)出發(fā)，無(wú)論是從外部承包商得到的，還是從發(fā)起組織內(nèi)獲得的產(chǎn)品都看作是要采購(gòu)的產(chǎn)品。在這兩種情況下，要求是相同的，但外部產(chǎn)品是通過(guò)正式合同獲得的，而內(nèi)部產(chǎn)品是按內(nèi)部的購(gòu)置程序及控制方法獲得的。對(duì)內(nèi)部產(chǎn)品，下面描述的采購(gòu)程序可以簡(jiǎn)化或不做為要求。采購(gòu)應(yīng)有計(jì)劃，以便項(xiàng)目組織能控制其與承包商的溝通。應(yīng)為全部采購(gòu)過(guò)程留出充分的時(shí)間。采購(gòu)過(guò)程包括承包商評(píng)價(jià)、對(duì)要求的研究及承包商的合同評(píng)審。為進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂?，?yīng)將采購(gòu)進(jìn)展與采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行比較，并且必要時(shí)采取措施。 采購(gòu)文件的要求采購(gòu)文件應(yīng)確定范圍、產(chǎn)品特性、相應(yīng)的質(zhì)量管理要求及相關(guān)的文件。這些要求中也應(yīng)包括交付產(chǎn)品的日期及到承包商處查詢的權(quán)利要求，并要保障在采購(gòu)文件中考慮了顧客的要求。文件的結(jié)構(gòu)應(yīng)便于從潛在的承包商獲得準(zhǔn)確、可比較、而且完整的反應(yīng)或答復(fù)。應(yīng)對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行評(píng)審以驗(yàn)證所有規(guī)定要求的完整性。 承包商評(píng)價(jià)對(duì)承包商進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)考慮可能對(duì)項(xiàng)目有影響的所有方面，如技術(shù)經(jīng)驗(yàn)、工廠能力、交付時(shí)間、質(zhì)量體系及財(cái)務(wù)的穩(wěn)定性。注:承包商評(píng)價(jià)的詳細(xì)指南可參考ISO 90041:1994。 簽定承包合同應(yīng)有簽定承包合同的程序，必要時(shí)應(yīng)將項(xiàng)目的質(zhì)量方針和質(zhì)量體系通知給承包商。投標(biāo)評(píng)價(jià)中，應(yīng)確定承包商標(biāo)書(shū)中所有偏離投標(biāo)要求之處，并在評(píng)價(jià)中予以考慮。對(duì)提出的偏離許可應(yīng)由原評(píng)審和批準(zhǔn)的職能部門(mén)或組織批準(zhǔn)。 對(duì)投標(biāo)的評(píng)價(jià)不僅應(yīng)考慮承包商的價(jià)格，也應(yīng)考慮其它相關(guān)費(fèi)用，如使用、維護(hù)、執(zhí)照費(fèi)、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、關(guān)稅、兌換率變化、檢驗(yàn)、質(zhì)量審核和偏離的解決費(fèi)用等。簽訂所供產(chǎn)品的合同之前，應(yīng)考慮由于對(duì)要求的調(diào)整而對(duì)質(zhì)量產(chǎn)生的影響。應(yīng)核查合同文件，以確保合同文件包括了與承包商初步合同談判的結(jié)果。 合同控制合同控制始于發(fā)出合同，或提出原則協(xié)議（如意向書(shū)）時(shí)。應(yīng)實(shí)施合同控制系統(tǒng)以確保滿足合同要求，包括滿足預(yù)定的日期和記錄要求。合同控制應(yīng)包括建立合適的合同關(guān)系，以及將這些關(guān)系的輸出納入整個(gè)項(xiàng)目的管理中。應(yīng)定期進(jìn)行驗(yàn)證，確保每個(gè)承包商的運(yùn)作滿足合同要求。驗(yàn)證結(jié)果應(yīng)反饋到承包商，且措施應(yīng)經(jīng)認(rèn)可。合同結(jié)束前，應(yīng)驗(yàn)證合同的全部條件和要求是否都得到滿足，驗(yàn)證有關(guān)承包工作的反饋情況，以更新承包商注冊(cè)名錄。6 總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)本條款提供了發(fā)起組織應(yīng)如何總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的指南?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)工作應(yīng)做為其它項(xiàng)目（現(xiàn)有項(xiàng)目或?qū)?lái)項(xiàng)目）持續(xù)改進(jìn)工作的一項(xiàng)內(nèi)容。發(fā)起組織應(yīng)建立項(xiàng)目信息的收集、存貯、更新及檢索系統(tǒng)，確保有效地利用這些信息?？偨Y(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)所需的信息應(yīng)來(lái)自項(xiàng)目范圍之內(nèi)，其中包括來(lái)自顧客及其它利益相關(guān)者的反饋。使用這些信息以前，發(fā)起組織應(yīng)確定總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)所需的信息，并確保收集這些信息的系統(tǒng)能運(yùn)行。發(fā)起組織應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束前對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行正式評(píng)審，其重點(diǎn)是能夠?yàn)槠渌?xiàng)目提供可利用的經(jīng)驗(yàn)。如果可能，應(yīng)吸收顧客及其它利益相關(guān)者參加。20 /