【導(dǎo)讀】1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？A．服務(wù)性C．專業(yè)性D．主動(dòng)性。2．辦公室布置要注意。A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D．各種溝通、保密。3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？A．準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B．辦公桌抽屜物品要擺放。整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫(huà)弧形，手臂所能覆蓋的桌子面。5．在辦公室里，的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門(mén)口D．靠近窗戶。6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音。28．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是。

　　

【正文】 公司的情況，打聽(tīng)客人的收入、福利和家庭 情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 參考答案： (1)主人和客人之間 ,應(yīng)該主人先伸手 2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意 :我替你拿可以嗎 (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意 。(4)司機(jī)開(kāi)車(chē) ,汽車(chē)的位次禮儀是 右為上 ,左為下 。后為上 ,前為下 。(5)客人應(yīng)該坐后排 ,小李應(yīng)該坐副駕駛座 。(6)客人公司的一些內(nèi)部情況 ,個(gè)人收人 ,福利和家庭情況等是不合適的話題 。(7)應(yīng)該與客人談 一些合適的話題 ,如天氣 ,風(fēng)土人情 ,新聞等 。 8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒(méi)有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是 8 月 9 日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9 日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議開(kāi)幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 9 日上午，大家正在緊張地做著 最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng) 9 點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒(méi)有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地方來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚 ?? 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷： “ 怎么這個(gè)地方連停車(chē)場(chǎng)也沒(méi)有 ?? ” 問(wèn)題： （ 1） 假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ （ 2） 假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么 （ 3） 從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 參考答案： (1)請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法 ,想辦法聯(lián)系送貨員 。(2)如果聯(lián)系不上送貨員 ,向總經(jīng)理匯報(bào) ,請(qǐng)求該如何辦 。(3)馬上向總經(jīng)理報(bào)告 ,不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程 。(4)得到總經(jīng)理指示 ,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí) 5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī) (或原租賃公司再送一臺(tái) )。6)召開(kāi)大型會(huì)議 ,各種準(zhǔn)備工作 ,包括音響 ,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排 。(7)租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施 ,包括噪音 ,停車(chē)場(chǎng)等問(wèn)題 。(8)不能僅憑電話聯(lián)系 ,應(yīng)實(shí)地查看 。(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用 (或兩套方案 ). 9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l： 00 召開(kāi)銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛 到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有遇到銷售員。接下來(lái)小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議通知了沒(méi)有，她才匆忙在公司的布告欄里寫(xiě)了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開(kāi)銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?8： 30 左右，有 2 個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒(méi)有人招呼，以為會(huì)議不開(kāi)了，坐了一會(huì)就走了。 9：專業(yè)好文檔 00 左右有 6 個(gè)銷售員來(lái)了，什么資料也沒(méi)帶，其中兩個(gè)說(shuō)，他們已經(jīng)約好客戶在 10： 00 見(jiàn)面。到了 10 點(diǎn)，只剩下 4 位銷售 員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有 12 位銷售員，事后去問(wèn)另外 4 位，他們說(shuō)，根本沒(méi)有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問(wèn)，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ？ 參考答案： (1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名 ,準(zhǔn)備這份名單 (2)打印好書(shū)面通知 (3)在三天內(nèi) ,當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知 (電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間 ,地點(diǎn) ,內(nèi)容等 )到名單上的每個(gè)人 (4)通知不能寫(xiě)在布告欄里 ,可能不被人注意 (5)通知上應(yīng)寫(xiě)清會(huì)議的時(shí)間 (開(kāi)始到結(jié)束時(shí)間 ),地點(diǎn) (6)應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)清會(huì)議內(nèi)容 ,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備 (7)應(yīng)提前到 會(huì)議室做好準(zhǔn)備 ,做好簽到工作 10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門(mén)的衛(wèi)生檢查，某局要召開(kāi)迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書(shū)小萬(wàn)寫(xiě)一份通知。小萬(wàn)一邊寫(xiě)一邊想，有些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問(wèn)題，如果他們知道召開(kāi)的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來(lái)而派其他人員來(lái)了。于是他寫(xiě)了如下的通知： 會(huì)議通知 經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于 4 月 2 日上午 9 時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開(kāi)各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。 小萬(wàn)將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門(mén)的電話詢問(wèn)開(kāi)什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。 問(wèn)題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫(xiě)這份會(huì)議通知？ 過(guò)了幾天，局里召開(kāi)傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽(tīng)完報(bào)告后，進(jìn)人小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒(méi)有他們的名字。一查底稿，原來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒(méi)有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。 問(wèn)題二：作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 參考答案： 問(wèn)題一 :會(huì)議通知缺少主題 (議題 )； 時(shí)間上缺少?gòu)?幾點(diǎn)到幾點(diǎn) ； 請(qǐng)哪些人出席不明確 ； 發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上 ,可進(jìn)行說(shuō)明解釋 ； 如本人不在 ,應(yīng)請(qǐng)代收人 (或秘書(shū) )簽字 ,打電話確認(rèn)是否出席 。 問(wèn)題二 :會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待 ； 小萬(wàn)沒(méi)有認(rèn)真校對(duì)材料 ； 最后也沒(méi)能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料 ,加以改正 。 補(bǔ)救措施可以是 ： 小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊 ,耳語(yǔ)了幾句 ,又拿出底稿解釋了一翻 ,作了自我檢討 ,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面 .代表們按原來(lái)小組劃分展開(kāi)了討論 。 11．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（ 1）市教委關(guān)于 2021 年招生工作 的通知；（ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；（ 3）東方學(xué)院 2021年招生工作計(jì)劃；（ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工作的請(qǐng)示 (呈市教委 )；（ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 200 3 年招生工作的批復(fù)；（ 6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（ 8）東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；（ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；（ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；（ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；（ 12）東方學(xué)院 2021年度工作總結(jié)； 案卷一 ： 于 2021年招生工作的通知 ； 2021年招生工作的請(qǐng)示 (呈市教委 )； 5 市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù) ； 標(biāo)題 :市教委 ,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知 ,請(qǐng)示 ,批復(fù) 。 案卷二 ： ； ； ； 標(biāo)題 :東方學(xué)院關(guān)于招生工作 ,系主任調(diào)整 ,開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要 ,決定 ,通知 。 案卷三 ： 2021年招生工作計(jì)劃 ； 2021年度工作總 結(jié) ； 標(biāo)題 :東方學(xué)院招生工作計(jì)劃 ,年度工作總結(jié) 。 案卷四 ： ； ； ； 標(biāo)題 :東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備 ,加強(qiáng)學(xué)生思想工作 ,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告 。 12．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（ 1）利華公司 2021年 2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 2）利華公司 200 3 年銷售計(jì)劃；（ 2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（ 3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（ 5）利華公司 4 月份經(jīng)理會(huì)議 記錄；（ 6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 8）利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（ 10）利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（ 12）利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)。 案卷一 ： 2021年 2月份經(jīng)理會(huì)議記錄 4 月份經(jīng)理會(huì)議記錄 2021年 6月份經(jīng)理會(huì)議記錄 2021年 8月份經(jīng)理會(huì)議記錄 標(biāo)題 :利華公司 2021 年經(jīng)理會(huì)議記錄 案卷二 2021年銷售計(jì)劃 2021年銷售工作總結(jié) 標(biāo)題 :利華公司 2021 年銷售工作計(jì)劃 ,總結(jié) 案卷三 : 。 。 專業(yè)好文檔 。 標(biāo)題 :市工商局 ,物價(jià)局 ,稅務(wù)局關(guān)于年檢 ,物價(jià) ,稅務(wù)自查的通知 案卷四 : 。 39。Y 事宜給利華公司的復(fù)函 。 標(biāo)題 :利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件 ,會(huì)議紀(jì)要 13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理 辦公室的秘書(shū)是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書(shū)陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開(kāi)朗，樂(lè)于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說(shuō)：“你也不要太在意，我們做秘書(shū)的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書(shū)，有上千萬(wàn)元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒(méi)法告訴 你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中圉的代表打來(lái)電話說(shuō)：“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她想沒(méi)有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒(méi)有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何 搶走生意的？ 問(wèn)題：（ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（ 2）秘書(shū)與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？（ 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（ 4）秘書(shū)在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ (1)李麗在談話中無(wú)意透露出的信息 ,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì) ,得到了這筆生意 (2)即使是最好的朋友 ,也不可不分情況暢所欲言 ,何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手 ,這是文秘人員的基本職業(yè)道德 (3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程 ,工藝技術(shù) ,組織人事 ,資金運(yùn)作 ,客戶資料 ,流通渠道等 .上司正在考慮 ,討論而未作定論 ,未公開(kāi)宣布的 內(nèi)容 .上司的隱私 ,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故 ,人事?tīng)?zhēng)端 ,內(nèi)部失竊 ,經(jīng)濟(jì)糾紛等 (4)應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō) ,不該聽(tīng)的不聽(tīng) ,不該記錄的不記錄 ,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管 ,機(jī)密文件嚴(yán)密保管 ,自己的電腦設(shè)置密碼等 。 辦公用易耗品主要有： 1．信封、紙張； 2．軟盤(pán)、光盤(pán)等； 3．鉛筆； 4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； 9．小刀； 10．日歷等； 11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透 明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 首先說(shuō)明文員工作的步驟是什么？以及三者關(guān)系？ 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。 1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。 2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。 3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查 結(jié)果，圍繞“計(jì)劃 —— 實(shí)施 —— 檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。 在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書(shū)時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行： 1．將自己要做的事情分為： ？ ？ ？對(duì)于 A 要集中精力做，對(duì)于 B 和 C可以從計(jì)劃中刪掉。 2．對(duì)于 A 類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事 （第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。 3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。 五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。 1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。 受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和 領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。 受意方法要注意：（ 1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（ 2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（ 3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（ 4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（ 5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（ 6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。