【導(dǎo)讀】1．以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？A．服務(wù)性C．專業(yè)性D．主動性。2．辦公室布置要注意。A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對面放置C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D．各種溝通、保密。3．文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條B．辦公桌抽屜物品要擺放。整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面。5．在辦公室里，的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶。6．傳真機的使用哪一項是不對的？防抹片除掉C．機內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米D．錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音。28．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是。

　　

【正文】 公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭 情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么??你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 參考答案： (1)主人和客人之間 ,應(yīng)該主人先伸手 2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意 :我替你拿可以嗎 (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意 。(4)司機開車 ,汽車的位次禮儀是 右為上 ,左為下 。后為上 ,前為下 。(5)客人應(yīng)該坐后排 ,小李應(yīng)該坐副駕駛座 。(6)客人公司的一些內(nèi)部情況 ,個人收人 ,福利和家庭情況等是不合適的話題 。(7)應(yīng)該與客人談 一些合適的話題 ,如天氣 ,風(fēng)土人情 ,新聞等 。 8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預(yù)定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是 8 月 9 日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9 日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機送到黎明大廈的會議廳。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 9 日上午，大家正在緊張地做著 最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng) 9 點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚 ?? 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷： “ 怎么這個地方連停車場也沒有 ?? ” 問題： （ 1） 假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ （ 2） 假如放映機在十點十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么 （ 3） 從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 參考答案： (1)請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法 ,想辦法聯(lián)系送貨員 。(2)如果聯(lián)系不上送貨員 ,向總經(jīng)理匯報 ,請求該如何辦 。(3)馬上向總經(jīng)理報告 ,不得擅自決定調(diào)整會議議程 。(4)得到總經(jīng)理指示 ,可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時 5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機 (或原租賃公司再送一臺 )。6)召開大型會議 ,各種準(zhǔn)備工作 ,包括音響 ,電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排 。(7)租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施 ,包括噪音 ,停車場等問題 。(8)不能僅憑電話聯(lián)系 ,應(yīng)實地查看 。(9)重要設(shè)備應(yīng)考慮備用 (或兩套方案 ). 9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l： 00 召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛 到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?8： 30 左右，有 2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。 9：專業(yè)好文檔 00 左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在 10： 00 見面。到了 10 點，只剩下 4 位銷售 員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有 12 位銷售員，事后去問另外 4 位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ？ 參考答案： (1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名 ,準(zhǔn)備這份名單 (2)打印好書面通知 (3)在三天內(nèi) ,當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知 (電話中需要對方確認(rèn)時間 ,地點 ,內(nèi)容等 )到名單上的每個人 (4)通知不能寫在布告欄里 ,可能不被人注意 (5)通知上應(yīng)寫清會議的時間 (開始到結(jié)束時間 ),地點 (6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容 ,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備 (7)應(yīng)提前到 會議室做好準(zhǔn)備 ,做好簽到工作 10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于 4 月 2 日上午 9 時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。 問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報告后，進(jìn)人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 參考答案： 問題一 :會議通知缺少主題 (議題 )； 時間上缺少從 幾點到幾點 ； 請哪些人出席不明確 ； 發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上 ,可進(jìn)行說明解釋 ； 如本人不在 ,應(yīng)請代收人 (或秘書 )簽字 ,打電話確認(rèn)是否出席 。 問題二 :會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待 ； 小萬沒有認(rèn)真校對材料 ； 最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料 ,加以改正 。 補救措施可以是 ： 小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊 ,耳語了幾句 ,又拿出底稿解釋了一翻 ,作了自我檢討 ,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面 .代表們按原來小組劃分展開了討論 。 11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（ 1）市教委關(guān)于 2021 年招生工作 的通知；（ 2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴大會議紀(jì)要；（ 3）東方學(xué)院 2021年招生工作計劃；（ 4）東方學(xué)院關(guān)于 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )；（ 5）市教委關(guān)于東方學(xué)院 200 3 年招生工作的批復(fù)；（ 6）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（ 7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（ 8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；（ 9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；（ 10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；（ 11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；（ 12）東方學(xué)院 2021年度工作總結(jié)； 案卷一 ： 于 2021年招生工作的通知 ； 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； 5 市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù) ； 標(biāo)題 :市教委 ,東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知 ,請示 ,批復(fù) 。 案卷二 ： ； ； ； 標(biāo)題 :東方學(xué)院關(guān)于招生工作 ,系主任調(diào)整 ,開學(xué)工作的會議紀(jì)要 ,決定 ,通知 。 案卷三 ： 2021年招生工作計劃 ； 2021年度工作總 結(jié) ； 標(biāo)題 :東方學(xué)院招生工作計劃 ,年度工作總結(jié) 。 案卷四 ： ； ； ； 標(biāo)題 :東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備 ,加強學(xué)生思想工作 ,提高教學(xué)質(zhì)量的報告 。 12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（ 1）利華公司 2021年 2月份經(jīng)理會議記錄；（ 2）利華公司 200 3 年銷售計劃；（ 2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（ 3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（ 5）利華公司 4 月份經(jīng)理會議 記錄；（ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（ 8）利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會議記錄；（ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀(jì)要；（ 10）利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會議記錄；（ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（ 12）利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)。 案卷一 ： 2021年 2月份經(jīng)理會議記錄 4 月份經(jīng)理會議記錄 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄 2021年 8月份經(jīng)理會議記錄 標(biāo)題 :利華公司 2021 年經(jīng)理會議記錄 案卷二 2021年銷售計劃 2021年銷售工作總結(jié) 標(biāo)題 :利華公司 2021 年銷售工作計劃 ,總結(jié) 案卷三 : 。 。 專業(yè)好文檔 。 標(biāo)題 :市工商局 ,物價局 ,稅務(wù)局關(guān)于年檢 ,物價 ,稅務(wù)自查的通知 案卷四 : 。 39。Y 事宜給利華公司的復(fù)函 。 標(biāo)題 :利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件 ,會議紀(jì)要 13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理 辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴 你詳細(xì)情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何 搶走生意的？ 問題：（ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（ 3）企業(yè)的機密有哪些？（ 4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ (1)李麗在談話中無意透露出的信息 ,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會 ,得到了這筆生意 (2)即使是最好的朋友 ,也不可不分情況暢所欲言 ,何況是競爭對手 ,這是文秘人員的基本職業(yè)道德 (3)企業(yè)的機密包括公司的生產(chǎn)流程 ,工藝技術(shù) ,組織人事 ,資金運作 ,客戶資料 ,流通渠道等 .上司正在考慮 ,討論而未作定論 ,未公開宣布的 內(nèi)容 .上司的隱私 ,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故 ,人事爭端 ,內(nèi)部失竊 ,經(jīng)濟糾紛等 (4)應(yīng)做到不該說的不說 ,不該聽的不聽 ,不該記錄的不記錄 ,機密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管 ,機密文件嚴(yán)密保管 ,自己的電腦設(shè)置密碼等 。 辦公用易耗品主要有： 1．信封、紙張； 2．軟盤、光盤等； 3．鉛筆； 4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等； 9．小刀； 10．日歷等； 11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透 明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 首先說明文員工作的步驟是什么？以及三者關(guān)系？ 文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。 1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。 2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。 3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查 結(jié)果，圍繞“計劃 —— 實施 —— 檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。 在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進(jìn)行： 1．將自己要做的事情分為： ？ ？ ？對于 A 要集中精力做，對于 B 和 C可以從計劃中刪掉。 2．對于 A 類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事 （第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。 3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。 五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。 1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。 受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和 領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。 受意方法要注意：（ 1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（ 2）備好記錄本，記錄下指示要點；（ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（ 4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（ 6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。