【正文】 為 5 小時。會議后勤費用開支有：文件材料費 200 元，飲料費 100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人 10元。 (1)會議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支 =6(G+S)T 30247。 (600247。 8) (4)T—— 參加會議人員人均到會時間為 5 小時； (5)n—— 參加會議人數(shù)為 50人 (46+4)； (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會議成本一 6 (10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ (P196) (1)整理好旅行過程中所有的單據(jù) ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財務部門報銷 ,或者結算預支的出差費用 (2)回到公司上班后 ,應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報 .如果是與上司同行的 ,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告 ,送上司過目或批準 ,然后存檔備案 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時結識的有關人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來有用 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員 ,分別去函 或去電表示感謝 。 10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？ (P126) (1)客人的選擇 .確定名單 ,再請上司核定 . (2)確定時間 .如果是涉外宴請 ,宴請時間應該按照國際慣例 ,征詢客人的意見 ,要避免選擇對方的重大節(jié)假日 .(3)會場的選擇 .要 考慮宴會的性質 ,客人的數(shù)目 ,以及預算費用等 ,考慮宴會的形式與氣 氛等。 (3)在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意 .時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境 . (4)還應熟知以下規(guī)則 :除非上司有特殊的要求 ,不必送太昂貴的禮物 ,只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可 . (5)要看對方的實際情況選擇禮品 ,做到恰如其分 ,適合對方 . (6)贈送的禮物應去掉包裝上的標價 ,并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下 . (7)如果不是親自送禮 ,應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片 ,賀卡 . (8)文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單 ,上司可以在上面作一些增減 ,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見 ,以及標明價格范圍 . (9)為了避免所送禮物的重復 ,文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄 . 12．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料 和人工，共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ (P103) 接受任務；了解來賓；制定計劃；預定食宿；歡迎來賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請；正式會談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈禮品；歡送來賓；接待小結。如因事外出 ,須經(jīng)批準交他人代管 ； 加蓋單位公章 ,須經(jīng)總經(jīng)理批準 ,并審核簽名 ； 并要將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領用人 ,蓋章人等項詳細登記 ； 加蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100 萬打?！鄙纤井敿茨樕蛔冋f：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。 電話禮儀方面：（ 1）接電話時沒有自報家門； (2)不等對方說完，就 “ 啪 ” 掛上電話。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。她抽出所有的信 紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。 你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明 正確的做法。 3．文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？ 參考答案： (1)小曹犯了多頭請示的錯誤。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。文員小王負責處理公司的各類專業(yè)好文檔 郵件。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總 經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？ 參考答案： (1)河南分公司郵件轉交銷售科處理的 ,應制作簽收單 ,要求小李簽名 ,并 注明時間 (2)把上司親啟信件先保存下來 ,并通知發(fā)信人信已收到 ,告訴對方何時可能得到答復 (3)12 日回來就參加會議不妥當 ,不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動 (4)在回信上應簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 ),發(fā)出前復印一份 ,留待上司過目 (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少 ,應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量 ,接著應及時打電話或寫信與寄信人聯(lián)系 (6)沒有訂購的東西不能簽收 (7)在移交郵包里的物品時 ,要先打印一份清單 ,注明收到的日期 ,請接受人員在上面簽字 ,并保存好 。小趙客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小趙一邊聽，一邊看報表。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。 6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬?？蜕谭餍涠ァ? (2)沈的穿著突出自己 ,影響了古總經(jīng)理的形象 。 7．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握?！比缓螅约鹤谄嚭笈抛簧?。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么??你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？ 參考答案： (1)主人和客人之間 ,應該主人先伸手 2)在替客人拿行李前應征求同意 :我替你拿可以嗎 (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意 。后為上 ,前為下 。(6)客人公司的一些內部情況 ,個人收人 ,福利和家庭情況等是不合適的話題 。 8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。而公司沒有放映機。會議的召開時間是 8 月 9 日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。(2)如果聯(lián)系不上送貨員 ,向總經(jīng)理匯報 ,請求該如何辦 。(4)得到總經(jīng)理指示 ,可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時 5)聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機 (或原租賃公司再送一臺 )。(7)租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施 ,包括噪音 ,停車場等問題 。(9)重要設備應考慮備用 (或兩套方案 ). 9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l： 00 召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。”星期四上午 8： 30 左右，有 2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。到了公司一共有 12 位銷售員，事后去問另外 4 位，他們說，根本沒有看到通知。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的 ？ 參考答案： (1)應該搞清銷售員的人數(shù)和姓名 ,準備這份名單 (2)打印好書面通知 (3)在三天內 ,當面發(fā)放通知或電話通知 (電話中需要對方確認時間 ,地點 ,內容等 )到名單上的每個人 (4)通知不能寫在布告欄里 ,可能不被人注意 (5)通知上應寫清會議的時間 (開始到結束時間 ),地點 (6)應詳細寫清會議內容 ,應做好哪些準備 (7)應提前到 會議室做好準備 ,做好簽到工作 10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經(jīng)局領導決定，茲定于 4 月 2 日上午 9 時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。 問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負責會議材料工作。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？ 參考答案： 問題一 :會議通知缺少主題 (議題 )； 時間上缺少從 幾點到幾點 ； 請哪些人出席不明確 ； 發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上 ,可進行說明解釋 ； 如本人不在 ,應請代收人 (或秘書 )簽字 ,打電話確認是否出席 。 補救措施可以是 ： 小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊 ,耳語了幾句 ,又拿出底稿解釋了一翻 ,作了自我檢討 ,終于扭轉了尷尬局面 .代表們按原來小組劃分展開了討論 。 案卷二 ： ； ； ； 標題 :東方學院關于招生工作 ,系主任調整 ,開學工作的會議紀要 ,決定 ,通知 。 案卷四 ： ； ； ； 標題 :東方學院各系關于開學準備 ,加強學生思想工作 ,提高教學質量的報告 。 案卷一 ： 2021年 2月份經(jīng)理會議記錄 4 月份經(jīng)理會議記錄 2021年 6月份經(jīng)理會議記錄 2021年 8月份經(jīng)理會議記錄 標題 :利華公司 2021 年經(jīng)理會議記錄 案卷二 2021年銷售計劃 2021年銷售工作總結 標題 :利華公司 2021 年銷售工作計劃 ,總結 案卷三 : 。 專業(yè)好文檔 。 39。 標題 :利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件 ,會議紀要 13．皇朝貿易公司總經(jīng)理 辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。兩家都進行皮革進出口貿易。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。我沒法告訴 你詳細情況。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何 搶走生意的？ 問題：（ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（ 3）企業(yè)的機密有哪些？（ 4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密正作？ (1)李麗在談話中無意透露出的信息 ,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會 ,得到了這筆生意 (2)即使是最好的朋友 ,也不可不分情況暢所欲言 ,何況是競爭對手 ,這是文秘人員的基本職業(yè)道德 (3)企業(yè)的機密包括公司的生產(chǎn)流程 ,工藝技術 ,組織人事 ,資金運作 ,客戶資料 ,流通渠道等 .上司正在考慮 ,討論而未作定論 ,未公開宣布的 內容 .上司的隱私 ,疾病和公司內發(fā)生的事故 ,人事爭端 ,內部失竊 ,經(jīng)濟糾紛等 (4)應做到不該說的不說 ,不該聽的不聽 ,不該記錄的不記錄 ,機密內容用專用記錄本記并妥善保管 ,機密文件嚴密保管 ,自己的電腦設置密碼等 。 首先說明文員工作的步驟是什么？以及三者關系？ 文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。 2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查 結果，圍繞“計劃 —— 實施 —— 檢查”這樣一個滾動的過程開展。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。 2．對于 A 類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事 （第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。 五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。 受意就是文員接受和領會上司的意圖。 受意方法要注意：（ 1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（ 2）備好記錄本，記錄下指示要點；（ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（ 4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（ 6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施