【導讀】哪項活動是不恰當?shù)?。以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，B．文員也應(yīng)具有適當判斷情。下行為中哪一項是不恰當?shù)?。有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，Ａ、受到通話對方極大的責難，、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，1．以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？2．辦公室布置要注意。5．在辦公室里，的位置是上座。6．傳真機的使用哪一項是不對的？C．每天把工作安排得超出工作時間，一個是不正確的？法中哪一項是不適宜的？27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是。位）復信的情況是以下哪一種？他人的來信時，不應(yīng)。段不作記錄處理，這時文員應(yīng)。

　　

【正文】 錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還化了一番功夫進行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理 一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中??這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商。客商拂袖而去。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好 端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；（ 2）小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；（ 3）小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；（ 4）小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；（ 5）小沈應(yīng)該對領(lǐng)導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導的不足 。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商；（ 6）小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。 7．小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！比缓?，自己坐在汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了 客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么?? 你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答：主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（ 2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？”（ 3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（ 4）司機開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，（ 5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（ 6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭 情況等是不合適的話題；（ 7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。 8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負責安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預(yù)定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是 8 月 9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在 9 日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。 會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 9 日上午，大家正在緊張地做著最后的準備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng) 9 點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地方來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚 ?? 突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷： “ 怎么這個地方連停車場也沒有 ?? ” 問題： （ 1） 假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？ （ 2） 假如放映機在十點十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？ （ 3） 從這件事中你得到了什么教訓？ 答：（ 1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（ 2）如果聯(lián)系不 上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請求該如何辦；（ 3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；（ 4）得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（ 6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（ 7）租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場等問題；（ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實地查看；（ 9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案） 9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00 到 1l： 00 召開銷 售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席?！? 星期四上午 8： 30 左右，有 2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。 9： 00左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在 10： 00見面。到了 10 點，只剩下 4 位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有 12 位銷售員，事后去問另外 4 位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答：（ 1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準備這份名單；（ 2）打印好書面通知(3)在三天內(nèi)，當面發(fā)放通知或電話通知到名單上的每個人；（ 4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（ 5）通知上應(yīng)寫清會議時間、地點；（ 6）應(yīng)詳細寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準備；（ 7）應(yīng)提前到會議室做好準備 ，做好簽到工作； 10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經(jīng)局領(lǐng)導決定，茲定于 4 月 2 日上午 9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。 問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局 里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 答：問題一：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確，發(fā)放會議通知要交到會議出席手上，可進行說明解釋。如本人不在，應(yīng)請代收人簽字，打電話確認是否出席。問題二：會前準備工作的每個細節(jié)問題都應(yīng)認真對待。小萬沒有認真校對材料，最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。 11．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； （ 2）東方學院關(guān)于招生工作院務(wù)擴大會議紀要； （ 3）東方學院 2021 年招生工作計劃； （ 4）東方學院關(guān)于 2021 年招生工作的請示 (呈市教委 )； （ 5）市教委關(guān)于東方學院 2021 年招生工作的批復； （ 6）東方學院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； （ 7）東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； （ 8）東方學院關(guān)于做好開學工作的通辦公室管理小炒 8 知； （ 9）東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告； （ 10）東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告； （ 11）東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告； （ 12）東方學院 2021 年度工作總結(jié)； 答：立卷一： 市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； 東方學院關(guān)于 2021年招生工作的請示（呈市教委）； 市教委關(guān)于東方學院 2021 年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關(guān)于招生工作的通知、請求、批復 立卷二： 東方學院關(guān)于招生工作院務(wù)擴大會議紀要； 東方學院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 東方學院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 東方學院關(guān)于做好開學工作的通知；標題：東方學院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學工作的會議紀要、決定、通知 立卷三： 東方學院 2021 年招生工作計劃； 1東方學院 2021 年 度工作總結(jié)；標題：東方學院招生工作計劃、年度工作總結(jié) 立卷四： 東方學院各系關(guān)于開學準備工作的報告； 東方學院各系關(guān)于加強學生思想工作的報告； 1東方學院各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告；標題：東方學院各系關(guān)于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質(zhì)量的報告 12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會議記錄； （ 2）利華公司 2021 年銷售計劃； （ 2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知； （ 3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4 月 份經(jīng)理會議記錄； （ 6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函； （ 8）利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀要； （ 10）利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會議記錄； （ 11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知； （ 12）利華公司 2021年銷售工作總結(jié)。 答：案卷一： 利華公司 2021 年 2月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 4 月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會議記錄； 利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會議記錄；標題：利華公司 2021 年經(jīng)理會議記錄 案卷二： 利華公司 2021 年銷售計劃； 1利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)；標題：利華公司 2021 年銷售工作計劃、總結(jié) 案卷三： 市工商局關(guān)于年檢工作的通知； 市物價局關(guān)于物價檢查的通知；1市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知 案卷四： 利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函； 利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀要 13．皇朝貿(mào)易 公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。 在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元 。我沒法告訴你詳細情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。 過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。” 皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情 報的？他們是如何搶走生意的？ 問題： （ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？ （ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機密有哪些？ （ 4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ 答：（ 1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到