【正文】 (3)該說的沒有說 (沒有及時向上司匯報 )； (4)不該說的卻說了 (價格上的自作主張，不向上司請示 )； (5)不 懂得保護(hù)自己 (即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地 )。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： ?????????? ..上 司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ (P2233) 了解 清楚德方總經(jīng)理的愛好 ,文化背景 ,性格習(xí)慣等 ,求上司意見或同意 ,在允許的 錢款額度范圍內(nèi)選購禮物 ,較合適的生日禮物是有中國特色的 ,總經(jīng)理又比較喜歡的物品贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價 ,并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下附上賀卡寫上中國公司的名稱 ,讓上司親自送給德方總經(jīng)理 14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？ (P248)小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi) ,鑰匙隨身攜帶 ； 每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放 ,隨印隨鎖 。 11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？ (P223) (1)在贈禮前必須搞清贈禮目的 ,如是為周年慶典 ,生日 ,結(jié)婚 ,榮升 ,喬遷 ,或是圣誕節(jié) ,中秋節(jié)等 (2)還要清楚贈禮對象身份 ,愛好 ,文化背景 ,性格習(xí)慣等 。 30247。 n+后勤開支 (2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為 10元， (2400247。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個月工作 30 天、一天工作 8 小時。 6．某個下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 (1)擬稿 .(2)核稿 .是 指擬稿人員的上級負(fù)責(zé)人對初稿的審查和核實 (3)簽發(fā) .指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定 ,簽字發(fā)出 (4)編號 .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 (5)繕印 .對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清 ,復(fù)印或排版印制 .(6)校對 ,指將文件的謄寫稿 ,打印稿或清樣按定稿核對校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章 .(8)登記 (9)分發(fā) .指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件 :進(jìn)行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書的立卷特征 ?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？ p265— 267( 1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷 ,稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷 ； (3)按作者特征立卷 ； (4)按文種特征立卷 ； (5)按時間特征立卷 ； (6)按地區(qū)特征立卷 ； (7)按通訊者特征立卷 ； (8)在運用六個特征立卷時 ,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷 。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178— 181 （ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) （ 2） 電子提 示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設(shè)置日程表 ,報警系統(tǒng) ,一周計劃以及其他提示事項 ,文員 （ 3） 應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 （ 4） 人工提示系統(tǒng)的做法 :設(shè)置基本辦公日程表 （ 5） 固定活動日期一覽表 （ 6） 使用提示性備忘錄 （ 7） 準(zhǔn)備約會表 （ 8） 準(zhǔn)備特殊提示卡 （ 9） 準(zhǔn)備交往提示文件 .6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ p137 （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題； （ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； （ 8） 會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。職工 ,群眾直接給機關(guān) ,單位領(lǐng)導(dǎo)的信件 . (2)及時拆封 .拆封時 ,不要 損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方 .對急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時 ,報告上司 ,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理 .拆開后在裝訂時 ,信紙在前 ,信封在后 ,要一并裝訂 . (3)認(rèn)真閱讀 .把握信中的主要內(nèi)容 ,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點 ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項： —— 用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時實施。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹 信。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ √ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。 （ √ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ √ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ √ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ √ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ √ ） 30．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ √ ） 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ √ ） 22．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ） 18．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。 （ √ ） 14． 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ） 7． 文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。 （ ） 3．在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。 A. 按通訊者 特征立卷 B．按地區(qū)特征立卷 C．按文種特征立卷 D．按作者特征立卷 68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。 A. 騎邊章 B．封存章 C. 騎縫章 D．證見章 專業(yè)好文檔 65． 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 ？（ A ）。 A．通知上司家人把衣服送達(dá) B．自己到上司家里去拿 C．讓上司自己去家里更換 D．去買新的服裝 61．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中， 哪一項不適宜？（ B ）。 A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好 B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較 講究，一般在餐廳舉行 C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交 56．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ D ）。 A．用后跟著地走路 B．正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿 C．男性在任何場合都可戴著手套握手 D．穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿虛 跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰 52．社交場合很講究次序禮儀，一般（ B） 。 A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排 B．辦理預(yù)訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊 C．與人聯(lián)系時要記下對方姓名 （同時告知你的姓名），如有疑點，應(yīng)找同一個人 D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn) 48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。 A．社交的能力 B．說話的技巧 C．聽話的能力 D．聽寫的能力 44． 以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ A ）。 A．審查功能 B．保密功能 C．歡迎詞播放功能 D．報數(shù)功能 40． 有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務(wù) ？（ B ）。 A．加入自己的主觀意見 B．不記錄議題 C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D．對所記內(nèi)容作評論 36．會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（ D ）。 A．上級先伸手后，下級才能相握 B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一下 C．雙方有很多人時，可以交叉握手 D．握手時應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好 31．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ A ） A．初次寫信，或有過激言行的 B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信 C．已做結(jié)案處理的 D．沒有具體內(nèi)容 的匿名信 專業(yè)好文檔 32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（ C ）。 A． 每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致 B． 取出郵件立即返回辦公室 C． 事先帶上包袋返回辦公室 D． 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（ D ）。 A. 考慮打電話的時間是否合適 B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C．配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任 19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 D．對每一項工作作出安排，定好最后期限 15．以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（ D ）。 A．訂購 B．制造 C．分配 D．儲備 11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復(fù)印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？? A ）。 A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最好面對面放置 C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？ （ C ）。 A． 服務(wù)性 C． 專業(yè)性 D． 主動性 2．辦公室布置要注意 （ D ）。 A．離入口最遠(yuǎn) B．離入口最近 C．靠近門口 D．靠近窗戶 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設(shè)備正確連接 C．投影機要遠(yuǎn)離熱源 D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)？（ B ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 C. 同時考慮上司的意 向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘 密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B ）。 A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽 B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來 C．文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)首先讓對方報出姓名、單位 D．文員替上司傳話 時，應(yīng)考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達(dá) 22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去 C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去 D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去 26． 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致 ？（ D ）。 A．一般的圖紙 B．機密文件 C．很長的文件 D．感謝信 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。 A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便 B．什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度 C．會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定 D．文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項工作 35．文員做會議記錄時，可以在