【導(dǎo)讀】《辦公室管理期末復(fù)習(xí)題》。A.上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最。C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D.必須考慮到符合各。種溝通、保密、心理調(diào)適、情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求。A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題C.保密的話題。D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C.A.不理睬B.不征求主持人意見，停止筆錄。飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊。有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人。D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)。和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時(shí)以電話聯(lián)系的。緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類。出預(yù)算，按月或季度預(yù)計(jì)辦公室的開銷來控制開支C.采。項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限。，密切配合，步調(diào)一致。任外單位職務(wù)所形成的文件材料

　　

【正文】 子不要安排約會；（ 7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；（ 8）地點(diǎn)選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 14. 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求 ? 答： (1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司 太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。 (2)不要弄錯報(bào)告對象及順序。要直接向指示工作的人 (上司 )報(bào)告；(3)報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如： 結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是??。 (4)一定要簡短、扼要、流暢； (5)如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H 的原則檢查是否有遺漏； (6)如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對方，對方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作 報(bào)告?zhèn)渫?提出來。 15. 文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ 答： （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間（開始 時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（ 4）會議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。 五、案例分析題 1． 新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了， …… 上司說：“你犯了五個(gè)錯。” 陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f她犯了五個(gè)錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？ 答： 五個(gè)錯： (1)該問的沒有問 (指對方情況，手套的需要量 )； (2)該記的沒有記錄 (對方的姓名、公司、電話號碼 )； (3)該說的沒有說 (沒有及時(shí)向上司匯報(bào) )； (4)不該說的卻說了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請示 )； (5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地 )。 電話禮儀方面：（ 1）接電話時(shí)沒有自報(bào)家門； (2)不等對方說完，就 “啪 ”掛上電話。 2． 文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。 …… 姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明正確的做法。 (P73) 答： （ 1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單 ”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任； （ 2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門； （ 3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉； （ 4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊； （ 5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下 部位。 3． 文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 專業(yè)好文檔 第 11 頁（共 14 頁） 答： (1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示； (2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； (3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦； (4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照執(zhí)行； (5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。 4． 某年 3 月 5 日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了， …… ，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。 小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答： (1)河南分 公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的 ,應(yīng)制作簽收單 ,要求小李簽名 ,并注明時(shí)間 (2)把上司親啟信件先保存下來 ,并通知發(fā)信人信已收到 ,告訴對方何時(shí)可能得到答復(fù) (3)12 日回來就參加會議不妥當(dāng) ,不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動 (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 ),發(fā)出前復(fù)印一份 ,留待上司過目 (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少 ,應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量 ,接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系 (6)沒有訂購的東西不能簽收 (7)在移交郵包里的物品時(shí) ,要先打印一份清單 ,注明收到的日期 ,請接受人員在上面簽字 ,并保 存好。 5． 某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表， …… 。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好?? 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對？ 答： (1)不能說 總經(jīng)理外出了 ,有什么事請跟我說吧 ,辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽 ,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽； 3)對提重要建議的來訪者 ,應(yīng)認(rèn)真記錄 ,匯報(bào)上司； (4)應(yīng)熱情 ,不能對來訪者冷嘲熱諷； 5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié) ,宣傳政策； (6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍 ,可以請保安或打 110。 6． 東華公司辦公室 人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。 …… 讓你給毀掉了，無能！” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？” 小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答： （ 1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境 ,不符合特定的會談工作要求 。 (2)沈的穿著突出自己 ,影響了古總經(jīng)理的形象 。 (3)陳的穿著打扮干擾談判 ,影響工作 ,破壞工作場所安靜； (4)陳用手拿茶葉 ,不衛(wèi)生 ,引起客商不滿 ,使得談判一開始就不順利； 5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng) ,性格有 所了解 ,有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足 .古總經(jīng)理與客商爭執(zhí) ,她應(yīng)采取補(bǔ)救措施 ,可以將上司借故引開 ,并示意上司忍耐些 ,使談判繼續(xù) ,而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評 ,即使是過頭話 ,也應(yīng)保持冷靜 ,不反駁 ,應(yīng)理解上司的難處 .找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會 ,用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況 ,交流思想和感情。 7． 小李受上司委托在浦東機(jī)場接到公司的一位重要客人，他怎么?? 你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？ 答： (1)主人和客人之間 ,應(yīng)該主人先伸手 。 (2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意 :我替你拿可以嗎 (3)哪些行 李可以放人行李箱中也要征得同意 。 (4)司機(jī)開車 ,汽車的位次禮儀是 右為上 ,左為下 。后為上 ,前為下 。 (5)客人應(yīng)該坐后排 ,小李應(yīng)該坐副駕駛座 。 (6)客人公司的一些內(nèi)部情況 ,個(gè)人收人 ,福利和家庭情況等是不合適的話題 。 (7)應(yīng)該與客人談一些合適的話題 ,如天氣 ,風(fēng)土人情 ,新聞等 。 8．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉， ……經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答： (1)應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名 ,準(zhǔn)備這份名單 (2)打印好書面通知 (3)在三天內(nèi) ,當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知 (電話中需要對方確認(rèn)時(shí)間 ,地點(diǎn) ,內(nèi)容等 )到名單 上的每個(gè)人 (4)通知不能寫在布告欄里 ,可能不被人注意 (5)通知上應(yīng)寫清會議的時(shí)間 (開始到結(jié)束時(shí)間 ),地點(diǎn) (6)應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容 ,應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備 (7)應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備 ,做好簽到工作 9． 為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查， …… 于是他寫了如下的通知： 問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？ 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？ 答： 問題一 :會議通知缺少主題 (議題 )；時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；請哪些人出席 不明確；發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上 ,可進(jìn)行說明解釋；如本人不在 ,應(yīng)請代收人 (或秘書 )簽字 ,打電話確認(rèn)是否出席。 問題二 :會前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待；小萬沒有認(rèn)真校對材料；最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料 ,加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊 ,耳語了幾句 ,又拿出底稿解釋了一翻 ,作了自我檢討 ,終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面 .代表們按原來小組劃分展開了討論。 10． 皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗 ……… 令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情專業(yè)好文檔 第 12 頁（共 14 頁） 報(bào)的？他們是 如何搶走生意的？ 問題： （ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的？ （ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？ （ 4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ 答： (1)李麗在談話中無意透露出的信息 ,給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會 ,得到了這 筆生意 (2)即使是最好的朋友 ,也不可不分情況暢所欲言 ,何況是競爭對手 ,這是文秘人員的基本 職業(yè)道德 (3)企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程 ,工藝技術(shù) ,組織人事 ,資金運(yùn)作 ,客戶資料 ,流通渠道 等 .上司正在考慮 ,討 論而未作定論 ,未公開宣布的內(nèi)容 .上司的隱私 ,疾病和公司內(nèi)發(fā)生的 事故 ,人事爭端 ,內(nèi)部失竊 ,經(jīng)濟(jì)糾紛等 (4)應(yīng)做到不該說的不說 ,不該聽的不聽 ,不該記錄的不記錄 ,機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并 妥善保管 ,機(jī)密文件嚴(yán)密保管 ,自己的電腦設(shè)置密碼等。 12． 請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題： 略 答： 案卷一： 2021 年 2 月份經(jīng)理會議記錄 4 月份經(jīng)理會議記錄 2021 年 6 月份經(jīng)理會議記錄 2021 年 8 月份經(jīng)理會議記錄 標(biāo)題 :利華公司 2021 年經(jīng)理會議 記錄 案卷二 2021 年銷售計(jì)劃 2021 年銷售工作總結(jié) 標(biāo)題 :利華公司 2021 年銷售工作計(jì)劃 ,總結(jié) 案卷三 : 。 。 。 標(biāo)題 :市工商局 ,物價(jià)局 ,稅務(wù)局關(guān)于年檢 ,物價(jià) ,稅務(wù)自查的通知 案卷四 : 。 39。Y 事宜給利華公司的復(fù)函 。 。 標(biāo)題 :利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件 ,會議紀(jì)要 專業(yè)好文檔 第 13 頁（共 14 頁） If we don39。t do that it will go on and go on. We have to stop it。 we need the courage to do it. His ments came hours after Fifa vicepresident Jeffrey Webb also in London for the FA39。s celebrations said he wanted to meet Ivory Coast international Toure to discuss his plaint. CSKA general director Roman Babaev says the matter has been exaggerated by the Ivorian and the British media. Blatter, 77, said: It has been decided by the Fifa congress that it is a nonsense for racism to be dealt with with fines. You can always find money from somebody to pay them. It is a nonsense to have matches played without spectators because it is against the spirit of football and against the visiting team. It is all nonsense. We can do something better to fight racism and discrimination. This is one of the villains we have today in our game. But it is only with harsh sanctions that racism and discrimination can be washed out of football. The (lack of) air up there