【正文】 知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（ 2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經理匯報， 請求該如何辦；（ 3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；（ 4）得到總經理指示，可否把資料放映的時間往辦公室管理復習資料 12 12 后推移半個小時或一小時？（ 5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（ 6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（ 7）租借會議廳應全面考慮內外部環(huán)境和設施，包括噪音、停車場等問題；（ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看；（ 9）重要設備應考慮備用（或兩套方案） 11． 公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午 9： 00到 1l： 00召開銷售員會議，要求小劉通知 有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。 一直到星期三下午，經理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席?！? 星期四上午 8： 30左右，有 2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9： 00 左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經約好客戶在 10： 00 見面。到了 10點，只剩下 4 位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經理很不高興。公司一共有 12 位銷售員，事后去問另外 4位，他們說，根本沒有看到通知。經理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？ 答：（ 1）應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；（ 2）打印好書面通知 (3)在三天內，當面發(fā)放通知或電話通知到名單上的每個人；（ 4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（ 5）通知上應寫清會議時間、地點；（ 6）應詳細寫清會議內容，應做好哪些準備；（ 7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作； 12．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領導一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知： 會議通知 經局領導決定，茲定于 4月 2日上午 9時在局辦公大樓會議室召開各部門負責人會議，會議重要，請準時出席。 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。 問題一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員 代表大會，有數百人參加，小萬負責會議材料工作。會議上，聽完報告后，進人小組討論。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。 問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應采取什么措施？ 答：問題一：會議通知缺少主題（議題），時間上缺少從幾點到幾點，請哪些人出席不明確，發(fā)放會議通 知要交到會議出席手上，可進行說明解釋。如本人不在，應請代收人簽字，打電話確認是否出席。問題二：會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待。小萬沒有認真校對材料，最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。補救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種。 13．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）市教委關于 2021年招生工作的通知； （ 2）東方學院關于招生工 作院務擴大會議紀要； （ 3）東方學院 2021年招生工作計劃； （ 4）東方學院關于 2021年招生工作的請示 (呈市教委 )； （ 5）市教委關于東方學院 2021年招生工作的批復； （ 6）東方學院院務會議關于調整系主任的決定； （ 7）東方學院關于調整系主任的通知； （ 8）東方學院關于做好開學工作的通知； （ 9）東方學院各系關于開學準備工作的報告； （ 10）東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； （ 11）東方學院各系關于提高教學質量的報告； （ 12）東方學院 2021年度工作總結； 答：立卷一： 市教委關于 2021年 招生工作的通知； 東方學院關于 2021年招生工作的請示（呈市教委）； 市教委關于東方學院 2021年招生工作的批復；標題：市教委、東方學院關于招生工作的通知、請求、批復 立卷二： 東方學院關于招生工作院務擴大會議紀要； 東方學院院務會議關于調整系主任的決定； 東辦公室管理復習資料 13 13 方學院關于調整系主任的通知； 東方學院關于做好開學工作的通知；標題：東方學院關于招生工作、系主任調整、開學工作的會議紀要、決定、通知 立卷三： 東方學院 2021 年招生工作計劃； 1東方學院 2021 年度工作總結；標題：東方 學院招生工作計劃、年度工作總結 立卷四： 東方學院各系關于開學準備工作的報告； 東方學院各系關于加強學生思想工作的報告； 1東方學院各系關于提高教學質量的報告；標題：東方學院各系關于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質量的報告 14．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）利華公司 2021年 2月份經理會議記錄； （ 2）利華公司 2021年銷售計劃； （ 2）市工商局關于年檢工作的通知； （ 3）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4月份經理會議記錄； （ 6）市物價局關于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函； （ 8）利華公司 2021年 6月份經理會議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀要； （ 10）利華公司 2021年 8月份經理會議記錄； （ 11）市稅務局關于稅務自查的通知； （ 12）利華公司 2021年銷售工作總結。 答：案卷一： 利華公司 2021年 2月份經理會議記錄； 利華公司 4月份經理會議記錄； 利華公司 2021年 6月份經理會議記錄； 利華公司 2021年 8月份經理會議記錄；標題：利華公司 2021年經理會議記錄 案卷二 ： 利華公司 2021年銷售計劃； 1利華公司 2021年銷售工作總結；標題：利華公司 2021年銷售工作計劃、總結 案卷三： 市工商局關于年檢工作的通知； 市物價局關于物價檢查的通知； 1市稅務局關于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價、稅務自查的通知 案卷四： 利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函； 香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函； 利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要 14．皇朝貿易公司總經理辦公室的秘書 是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經常與羅浪斯公司的總經理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。 在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細情況 。但這次談判確實非常順利。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。 過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說：“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。” 皇朝貿易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生 意的？ 問題： （ 1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？ （ 2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機密有哪些？ （ 4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密正作？ 答：（ 1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。（ 2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。（ 3）企業(yè)的機密包括公司的生產流程、工藝技術、組織人事、資金運作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未 公開宣辦公室管理復習資料 14 14 布的內容。上司的隱私、疾病和公司內發(fā)生的事故、人事爭端、內部失竊、經濟糾紛等。（ 4）應做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機密內容用專用記錄本記并妥善保管，機密文件嚴密保管，自己的電腦設置密碼等 15. 文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經理約好的。但小胡一查經理的日程安排，卻并沒有發(fā)現有約會。但既然說與李總經理有約，也可能是經理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務部的錢經理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情的請坐、端茶，然后問道：“您是否和 李總約在上午見面？” 問題： （ 1） 小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？ （ 2） 小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？ （ 3） 小胡為什么不可直言相告李總經理不能接待錢經理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？ （ 4） 秘書對來到公司的每一個人都應該視如貴客，都應該有求必應，引見給領導嗎？ 參考答案： 1）小胡回到辦公室應馬上與媽小姐聯(lián)系，遵守諾言。 （ 2）正確。接待技巧符合文員要求。 （ 3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應禮貌待人。這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是 運用策略做好接待工作。 （ 4）不能有求必應，應區(qū)別情況，或引見，或擋駕；為上司擋駕是為了減輕上司的負擔。 ，上司讓她處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者就把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅： ?? ”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。 答案： （ 1）收領郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆。 （ 2）應在清點后才能簽名。 （ 3）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。 （ 4） 不能呆板回信地址剪掉。 （ 5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。 （ 6）誤拆了信，應在信封上注明 “ 誤拆 ” ，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。 （ 7）把交給上司的郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。 （ 8） 打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。 17．請將下列文件分別組成三至四個案卷，并擬制案卷標題： （ 1）利華公司 2021年 2月份經理會議記錄；（ 2）利華公司 2021年銷售計劃 ； （ 3）市工商局關于年檢工作的通知；（ 4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函； （ 5）利華公司 4月份經理會議記錄；（ 6）市物價局關于物價檢查的通知； （ 7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（ 8）利華公司 2021年 6月份經理會議記錄； （ 9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；（ 10）利華公司 2021年 8月份經理會議記錄； （ 11）市稅務局關于稅務自查的通知；（ 12）利華公司 2021年銷售工作總結。 答案：案卷一：（ 1）利華公司 2021年 2月份經理會議記錄； （ 5）利華公司 4月份經理會議記錄； （ 8）利華公司 2021年 6月份經理會議記錄； （ 10）利華公司 2021年 8月份經理會議記錄； 標題：利華公司 2021年經理會議記錄 案卷二：（ 2）利華公司 2021年銷售計劃； （ 12）利華公司 2021年銷售工作總結。 標題：利華公司 2021年工作計劃、總結 案卷三：（ 3）市工商局關于年檢工作的通知； 辦公室管理復習資料 15 15 （ 6）市物價局