【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（ ∨ ） 23． 文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ∨ ） 25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ）26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放 進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ∨ ） 27．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ） 28． 假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ） 29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng) 者）把所需用設(shè)備都送過來(lái)，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（ ） 31． 代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。 （ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（ ∨ ） 34． 如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ） 37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（ ） 38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不 可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（ ∨ ） 39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ∨ ） 40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（ ∨ ） 43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以 內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（ ∨ ） 46． 交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。 （ ∨ ） 47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ） 48． 不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng) 論菜肴的優(yōu)劣。 （ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ） 51．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（ ∨ ） 52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（ ） 53．口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō) 話，就可通俗。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ V ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ） 61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和 解密。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作 。（ ） 簡(jiǎn)答題 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)： —— 用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。 2．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么？P36— 37 進(jìn)言 :是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時(shí) ⑶適地 ⑷適度 3．來(lái)信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求 是什么？ (1)受理的范圍是 :國(guó)家機(jī)關(guān) ,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件 。職工 ,群眾直接給機(jī)關(guān) ,單位領(lǐng)導(dǎo)的信件 . (1分 )(2)及時(shí)拆封 .拆封時(shí) ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方 .對(duì)急信 ,要信 ,或有過激言語(yǔ)的來(lái)信 ,要處理及時(shí) ,報(bào)告上司 ,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理 .拆開后在裝訂時(shí) ,信紙?jiān)谇?,信封在后 ,要一并裝訂 . (2 分 ) (3)認(rèn)真閱讀 .把握信中的主要內(nèi)容 ,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn) ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39?；?可與前信印證 等 .提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料 . (2 分 )(4)逐項(xiàng)登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時(shí)間 ,收發(fā)日期 ,主要內(nèi)容 ,要求 ,收信單位(人 )以及承辦后的情況 ,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載 ,便于統(tǒng)計(jì) ,查找和催辦 . (1 分 )(5)認(rèn)真處理 .處理信伺 :應(yīng)該按照 分級(jí)負(fù)責(zé) ,歸口辦理 的原則 ,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦 ,交辦或自辦 .(2 分 )(6)及時(shí)復(fù)信 .復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對(duì)組織的信任 .復(fù)信可采取收信人(單位 )復(fù)信 ,或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進(jìn)行 . (2 分 ) 4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ p170— 17(1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn) (3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式 (早餐會(huì)、午餐會(huì)等 )、所需要的時(shí)間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)； (6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)； (?)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)； (8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格 、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178— 181（ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) ((2分 )（ 2） 電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設(shè)置日程表 ,報(bào)警系統(tǒng) ,一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng) ,文員 改輸人的信息 .(3 分 ) :設(shè)置基本辦公日程表 ((1分 )5.,固定活動(dòng)日期一覽表 ((1分 ), ((1分 ),準(zhǔn)備約會(huì)表 ((1 分 ),準(zhǔn)備特殊提示卡 (1 分 ),準(zhǔn)備交往提示文件 ((1 分 ). 6． 文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ p137（ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間（開始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間）；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。 7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？ p156— 159 遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要的與會(huì)者；減少會(huì)議的數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間；控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議成本。 8．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 （ 1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。（ 2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過，事先要把要說(shuō)的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按 5W2H 的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ p237— 238 讓對(duì)方接受自己的看法而沒有勉強(qiáng)的感覺；用語(yǔ)言和態(tài)度去打