【正文】 6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總 經(jīng)理的衣服不放。小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理 解決他們的問題。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ (1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的 ,應(yīng)制作簽收單 ,要求小李簽名 ,并注明時(shí)間 (2)把上司親啟信件先保存下來(lái) ,并通知發(fā)信人信已收到 ,告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù) (3)12 日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng) ,不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng) (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱 (某某人的文秘人員 ),發(fā)出前復(fù)印一份 ,留待上司過(guò)目 (5)發(fā)現(xiàn)附件缺少 ,應(yīng)該在信封上寫上 缺少的附件的名稱和數(shù)量 ,接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系 (6)沒有訂購(gòu)的東西不能簽收 (7)在移交郵包里的物品時(shí) ,要先打印一份清單 ,注明收到的日期 ,請(qǐng)接受人員在上面簽字 ,并保存好 。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種， 小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”， 小李把信帶走了。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？ 參考答案： (1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。 3．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位 領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。 你認(rèn)為鄧小姐 處理郵件是否正確，為什么？ 請(qǐng)講出理由并說(shuō)明 正確的做法。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾 封信混在一起放在上司的辦公桌上。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。電話禮儀方面：（ 1）接電話時(shí)沒有自報(bào)家門； (2)不等對(duì)方說(shuō)完，就 “啪 ”掛上電話?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你 犯了五個(gè)錯(cuò)。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以 美元一打賣出了 100 萬(wàn)打。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。如因事外出 ,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管 ； 加蓋單位公章 ,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) ,并審核簽名 ； 并要將蓋用文件名稱 ,編號(hào) ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記 ； 加蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案 ？(P103)接受任務(wù)；了解來(lái)賓 ；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來(lái)賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請(qǐng)；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈(zèng)禮品；歡送來(lái)賓；接待小結(jié)。(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意 .時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境 .(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則 :除非上司有特殊的要求 ,不必送太昂貴的禮物 ,只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可 .(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品 ,做到恰如其分 ,適合對(duì)方 .(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià) ,并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下 .(7)如果不是親自送禮 ,應(yīng)該在禮物的外包 裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片 ,賀卡 .(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單 ,上司可以在上面作一些增減 ,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見 ,以及標(biāo)明價(jià)格范圍 .(9)為了避免所送禮物的重復(fù) ,文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄 . 12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。 10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？ (P126)(1)客人的選擇 .確定名單 ,再請(qǐng)上司核定 .(2)確定時(shí)間 .如果是涉外宴請(qǐng) ,宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例 ,征詢客人的意見 ,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日 .(3)會(huì)場(chǎng)的選擇 .要考慮宴會(huì)的性質(zhì) ,客人的數(shù)目 ,以及預(yù)算費(fèi)用等 ,考慮宴會(huì)的形式與氣 氛等。 8) (4)T—— 參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為 5 小時(shí)； (5)n—— 參加會(huì)議人數(shù)為 50 人 (46+4)； (6)后勤開支 —— 等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為 800(200+100+10 50) (7)會(huì)議成本一 6(10+2． 5) 5 50+800 =18750 一 800 =19550(元 ) 8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù) ,憑證 ,送上司審閱 ,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷 ,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用 (2)回到公司上班后 ,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào) .如果是與上司同行的 ,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告 ,送上司過(guò)目或批準(zhǔn) ,然后存檔備案 (3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài) ,繼續(xù)做旅行前未完的工作 (4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士 ,單位等情況做好記錄 ,以便將來(lái)有用 (5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員 ,分別去函或去電表示感謝 。 (600247。 30247。 (P161)(1)會(huì)議成本 =2 3[(G+S) T]n+后勤開支=6(G+S)T會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi) 200元，飲料費(fèi) 100 元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10 元。 7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會(huì)議 文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5 小時(shí)。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？ (P134)(1)要替搭車回去的人安排車子 (2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物 ,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng) ,冒領(lǐng) (3)有留話時(shí) ,切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏 (5)要為參加會(huì)議的人員送行 (6)文秘人員離去前 ,要檢查煙灰缸 ,字紙簍有無(wú)易燃的東西 ,如有 ,則必須加以熄滅(7)桌 ,椅早先若有移動(dòng) ,必須還原 。 4．文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？ (P145)文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言 ,應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下 ,作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思 ,簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn) ,條理清楚 ,重點(diǎn)突出 .即使是即席發(fā)言 ,呀要想好了再說(shuō) ,講什么 ,怎么講 ,哪些可以敘述 ,哪些必須強(qiáng)調(diào) ,都事先有個(gè)框架 .這樣才能使你的發(fā)言清晰明了 ,富有感染力 .會(huì)議上應(yīng)始終保持平穩(wěn)挺直的姿態(tài)和愉快熱誠(chéng)的表情 ,用規(guī)范的言語(yǔ)和抑揚(yáng)頓挫的響亮聲 調(diào)說(shuō)話 ,并控制發(fā)言的時(shí)間 ,必要時(shí)可用目光掃視聽眾 ,以引起他們的注意 ,也可以在某些時(shí)候坐一停頓 ,以給聽眾思考余地 .雖然文秘人員的會(huì)議通常是非正式的 ,進(jìn)行過(guò)程中還是要加以引導(dǎo) .要求別人回答時(shí) .一次只叫一位發(fā)言人 ,并緊緊圍繞議程或主題順序進(jìn)行 .如果討論稿偏離了主題 ,應(yīng)該提醒各位時(shí)間有限 .在某件事上有不同意見的時(shí)候 ,不必進(jìn)行正式的投票 ,表示接受或反對(duì)這些意見的即可 .如果是一位助手 ,你給他分配一些日常的工作人，提示一下解決問題的方法 ,再問他有沒有問題即可 .在很多人參加的會(huì)議上 ,不要當(dāng)眾批評(píng)某人 .應(yīng)該給其他與會(huì)者發(fā)言的 機(jī)會(huì) ,認(rèn)真傾聽他們的意見 .最后 ,對(duì)討論和任何決定了的事進(jìn)行總結(jié) ,同意大家的認(rèn)識(shí) .每位參加會(huì)議的人都要做好筆記 ,特別是任務(wù)分配或作出關(guān)于各種程序的決定時(shí) .主持會(huì)議 ,則要作好筆記并把每次會(huì)議機(jī)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)專門的文件夾 ,如果日后出現(xiàn)問題 ,可以查看筆記 ,證實(shí)某一天你曾給某人安排了工作等 . 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？ (P150)(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者 ,能獨(dú) 立思考 ,有主見又敢于發(fā)表意見者 ； (2)座談會(huì)以小型為主 ,人數(shù)以七 ,八人為宜 ； 3)座談會(huì)上 ,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合 ； 4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo) ,組織 ,可不做記錄 ； (5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做 ； 6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定 ,可長(zhǎng)可短 ； (7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料 ,茶點(diǎn) ,邊吃邊談 ,可使氣氛輕松 。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。 3．康橋賓館位于本市南京西路 45 號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11 月 15 日上午 9:00到 12： 00 召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。上海代表團(tuán)一行 10 人將于 8 月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。電腦放在右邊 ； 新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條 ； 各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi) ； 參考書應(yīng)該放在桌子上 面或伸手可以拿得到的抽屜里 ； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi) ； 墨水放置在儲(chǔ)物架底層 ,復(fù)印紙放在下面幾層 。 設(shè)計(jì)題 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2 刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。?qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。 P255— 256(1)版頭 ,發(fā)文字號(hào) ,印刷順序號(hào) ； (2)密級(jí) ,緊急程度 ； (3)簽發(fā)人姓名 ； 4)公文標(biāo)題 ； 5)主送機(jī)關(guān) ； 6)正文 ,附件 ； (7)發(fā)文機(jī)關(guān) ,成文日期 ,機(jī)關(guān)印章 ； 8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍 ； 9)主題詞 ； (10)抄送單位 ,印發(fā)說(shuō)明 。通告 ； (4)通知 、 通報(bào) ； (5)議案 ； (6)報(bào)告 ； (7)請(qǐng)示 ； (8)批復(fù) :意見 ； (9)函 ； (1 0)會(huì)議紀(jì) 要。 10．單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247(1)單位印章 ,套印章 ， 鋼印 ,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 ,其他印章 ；（ 2） 刻制公章有兩種情況 :一種是由上級(jí)主管