【文章內容簡介】 資料簽發(fā)稿”、“文件和資料發(fā)放清單”、“文件和資料發(fā)放記錄”存檔。 各部門需增發(fā)的文件和資料，不得自行復印，需經(jīng)原發(fā)放部門批準后，統(tǒng)一發(fā)放。 文件和資料的有效性 每年 合規(guī)性評價、 體系評價 前，由 誠信 工作 小組 對所發(fā)放文件 程序名稱： 文件控制程序 編號 :Q/CMS()2021 第 4 頁 /共 5 頁 編制： 誠信小組 批準 : 王大力 日期 : 第 0 次修改 的適宜性和有效性進行識別，必要時進行修改，并將此傳遞給 誠信體系工作小組 ， 誠信體系工作小組 進行匯總、核對并編制公司在用文件和資料目錄下發(fā)至各有關部門，在目錄之外的文件和資料為無效文件。 各部門編制本部門在用文件和資料目錄，并與 誠信工作小組 所發(fā)的總目錄核對，確保部門使用文件的有效性。如發(fā)現(xiàn)所使用的文件與總目錄的版本不一致，向該文件的管理部門獲取最新版本。 誠信工作小組 在每年 度 內部核查 前組織對 誠信管理體系 文件進行 識別 ，有下列情況發(fā)生時，應及時 識別 文件的適應性和有效性。 a、國家法定要求有變化、調整，新的有關法定要求出臺； b、產(chǎn)品發(fā)生調整； c、組織機構調整或發(fā)生變化。 文件和資料的更改 經(jīng)評 價 或工作中遇到文件和資料需要更改時，應事先由各職能部門提出更改申請，經(jīng)原審批部門同意方可更改。 經(jīng)更改后的文件必須經(jīng)原審批人審批。如需由其它部門審批，須經(jīng)總經(jīng)理同意，審批時應獲得有關的背景資料。 任何文件的更改必須作好記錄。 更改后的 文件應按原確定的發(fā)放范圍發(fā)放，并收回作廢的文件，作 記錄 。 文件和資料的保管、查閱 所有文件和資料使用部門都應妥善保管、防止損壞，如發(fā)現(xiàn)丟失，應立即報告，申請補發(fā)，經(jīng)該文件和資料發(fā)放部門確認同意進行補發(fā)，并作記錄。 各部門對文件和資料應有專人保管，保管場所應便于查索、使用。 需查閱文件和資料的應填寫“文件和資料查閱單”，經(jīng)保管部門負責人批準后，到保管處進行查閱。 因各種原因所保留作廢文件和資料，應蓋“作廢”章，并單獨存放。 銷毀，換發(fā)新版時， 原版失效文件由發(fā)放部門負責收回并作好記錄， 程序名稱： 文件控制程序 編號 :Q/CMS()2021 第 5 頁 /共 5 頁 編制： 誠信小組 批準 : 王大力 日期 : 第 0 次修改 除按“ ”要求外，應由該文件資料保管員及時銷毀。 各文件使用部門及管理部門應及時反饋有關文件使用及控制中的問題，并可向 誠信工作小組 就文件控制提出改進意見。 5 相關文件 《 合規(guī)性評價 控制程序》 《 不符合識別、糾正、預防及信用修復控制程序 》 《記錄控制程序》 6 質量記錄 文件和資料簽發(fā)稿 文件和資料發(fā)放記錄 在用文件和資料目錄 文件和資料更改申請 及更改記錄 程序名稱： 記錄控制程序 編號 :Q/CMS()2021 第 1 頁 /共 2 頁 編制： 誠信小組 批準 : 王大力 日期 : 第 0 次修改 1 目的 為了保護證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系有效運行的證據(jù)完整，需要時可追溯，并為采取 不符合識別、糾正、預防及信用修復 時提供證據(jù)，并對已建立的記錄得到有效控制。 2 適用范圍 本程序適用于本公司 誠信管理體系 各過程 活動 中與 誠信管理活動、 產(chǎn)品質量、食品安全 和員工誠信行為 有關 的各種記錄，包括來自供方及其它組織與 誠信管理、 質量和食品安全有關 的 記錄。 3 職責 本程序由 誠信體系工作小組 歸口管理。 各部門配合 誠信體系工作小組 對本部門的 誠信 記錄 及相關記錄 按本程序要求做好管理和控制。 過程中按規(guī)定設置的 誠信 及相關 記錄由相關人員按本程序要求實施。 人事部 是員工誠信檔案的歸口管理部門，具體按《員工誠信檔案管理辦法》執(zhí)行。 4 工作程序 誠信 及相關 記錄的標識 由各部門負責編制各自部門所需的 誠信 及相關 記錄表格，報 誠信體系工作小組 審批后，按《文件控制程序》規(guī)定進行統(tǒng)一編號，并發(fā)放樣表。 誠信 及相關 記錄的填寫 誠信 及相關 記錄必須認真填寫，應做到：項目完整；內容真實； 數(shù)據(jù)準確；字跡清晰；不準涂改；如需更改，應在錯誤處劃上“ — ”，寫上正確內容，并有更改人簽名。 誠信 及相關 記錄的收集、貯存和防護 各部門應指定專人收集、保管 誠信 及相關 記錄。 誠信 及相關 記錄的貯存環(huán)境應干燥、防鼠、防蟲蛀，保持 誠信 及相關記錄不受損壞、變質。 誠信 及相關 記錄的編目、存檔和查閱的控制 程序名稱： 記錄控制程序 編號 :Q/CMS()2021 第 2 頁 /共 2 頁 編制： 誠信小組 批準 : 王大力 日期 : 第 0 次修改 誠信體系 工作小組 對公司使用的 誠信 及相關 記錄編制目錄 —— “ 誠信及相關 記錄一覽表”。 需存檔的 誠信 及相關 記錄由各填寫部門保存六個月后按“ 誠信 及相關記錄一覽表”的規(guī)定送部門存檔，并編制“存檔的 誠信 及相關 記錄目錄”，以便查閱。 誠信 及相關 記錄的查閱 a、 本公司內需查閱 誠信 及相關 記錄的，應填寫“ 誠信 及相關 記錄查閱申請單”，經(jīng)該記錄存檔部門負責人批準后向存檔部門查閱； b、原則上外來人員不得查閱 誠信 及相關 記錄，合同要求時，可在定期內向顧客提供 誠信 及相關 記錄的查閱，須填寫“ 誠信 及相關 記錄查閱申請單”，報管 理者代表批準后，到有關部門查閱； c、 誠信 及相關 記錄一律不準外借。 由各填制部門按季將 誠信 及相關 記錄整理、裝訂、交指定人保管。 誠信 及相關 記錄期限 、 處置的控制 超過存檔期的 誠信 及相關 記錄，由各存檔部門負責人批準銷毀，并將此填制“銷毀的 誠信 及相關 記錄目錄”報 誠信體系工作小組 ，每年進行一次。 如有超期，但各部門認為有保留價值的 誠信 及相關 記錄，各部門應做好標識，妥善保存。 監(jiān)測 、改進 每年由 誠信體系工作小組 對記錄 使用的規(guī)范情況和 歸檔的及時性、完整性進行檢 查。 各記錄歸檔部門在歸檔記錄時，核對記錄表式的準確性及填寫是否清晰、可辨。 各部門根據(jù)平時的使用及管理情況，及時反饋問題并實施改進。 5 誠信 及相關 記錄 誠信 及相關 記錄一覽表 個人誠信檔案 存檔 誠信 及相關 記錄目錄 誠信 及相關 記錄查閱清單 銷毀的 誠信 及相關 記錄目錄 程序名稱： 誠信運行 控制程序 編號 :Q/CMS()2021 第 １ 頁 /共 4 頁 編制： 誠信小組 批準 : 王大力 日期 : 第 0 次修改 1 目的 本程序規(guī)定了本公司運行控制的內容，以預防失信行為，確保本公司誠信 體系 的持續(xù)改進。適用于本公司誠信因素，特別是與重大誠信因素有關的運行活動控制，以確保這些活動按計劃進行，并糾正各種重要偏差的過程。 2 適用范圍 適用與本公司誠信體系運行過程中所有控制程序的管理 。 3 職責 本程序由 誠信體系工作小組 歸口實施，相關部門配合實施。 各部門：負責本部門誠信因素 有關的運行活動的控制 。 4 誠信運行和活動實施運行控制 對人員的控制 人事部 對員工誠信意識的培養(yǎng)，解決職工困難，疏導職工心理，提高員工忠誠、敬業(yè)度。同時對員工的工作表現(xiàn)進行評估。通過評估，針對員工的工作表現(xiàn)，進行獎勵或懲罰。 具體按照公司《人力資源 管理制度 》執(zhí)行。 設備部 負責 對基礎設施進行控制，確保設備能力、作業(yè)環(huán)境滿足 過程所需 。 設備部 對能源 進行重點管理，以確保能源充分有效利用，降低能源消耗。具體按照《能源管理制度 》執(zhí)行。 設備部 在購買設備、材料，應盡可能采取低耗、低噪聲、低污染的設備，材料應盡可能減少污染，符合環(huán)保要求 。 財務部 對財務進行控制，確保償債能力、履約能力和發(fā)展能力 。 品質部 和 市場營銷部 在設計過程中應充分考慮降低成本、減少環(huán)境污染、節(jié)約資源和能源、提高效益等有關問題；在設計 評價 階段，需對原材料的使用或生產(chǎn)工藝可能引起的污染等誠信影響進行 評價 ；提倡使用無害的材料、技術；從計劃、采購、工藝、包裝等方面進行考慮，給出建議 。具體按照公司《設計和開發(fā)控制程序》執(zhí)行。 各生產(chǎn)工廠嚴格按照相應的工藝規(guī)程和作業(yè)指導書的要求進行生產(chǎn)，對生產(chǎn)過程中 人員結構、環(huán)境設施、制度履行、信息溝通 加強控制，并采取相 程序名稱： 誠信運行控制程序 編號 :Q/CMS()2021 第 2 頁 /共 4 頁 編制： 誠信小組 批準 : 王大力 日期 : 第 0 次修改 應措施減少排放量和誠信影響。具體按照公司《生產(chǎn)和服務控制程序》、《各類產(chǎn)品的 HACCP 計劃》和各類產(chǎn)品的作業(yè)指導書執(zhí)行。 采購部 在采購原輔料過程中應嚴格執(zhí)行《采購控制程序》，加強原物料的管理，并及時向內、外部相關方溝通信息。 銷售部門 要全方位的與顧客進行溝通，顧客的信息及時傳遞給相關部門。具體按照公司《與顧客有關的過程控制程序》、《關于市場營銷的有關規(guī)定》、《服務運作規(guī)定》、《退貨產(chǎn)品管理規(guī)定》 執(zhí)行。 辦公室要隨時關注政府的信息動態(tài)，確保新的法律法規(guī)得到執(zhí)行。 國家及地方新頒布的與本企業(yè)相關標準由 誠信體系工作小組 及時采標和引用 。 誠信體系工作小組 監(jiān)督生產(chǎn)活動保證按計劃進行，監(jiān)督企業(yè)的產(chǎn)品或服務的質量，以保證滿足預定的準則，確保內部的誠信基礎，同時解決信息不對稱因素。 確保顧客的投訴得到滿意的答復， 具體按照公司《 與顧客有關的控制 程序》執(zhí)行。 食品誠信工作小組加強 對績效的控 制，改善誠信環(huán)境，加大內部失信曝光力度，減小失信成本。 具體按照公司《質量管理獎懲條例》、《食品安全事故責任追究制度》、《內部失信預防制度》和《懲戒公示制度》執(zhí)行。 運行控制的記錄要按 公司《 記錄控制程序 》 要求進行， 記錄內容有：形成文件的運行程序與支持性作業(yè)文件，防止失信流程圖、作