【文章內(nèi)容簡介】 案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。第三十四條 銷毀檔案時，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。第三章 部室檔案管理第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時負(fù)責(zé)對外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。第四章 歸檔督辦與復(fù)核第一節(jié) 歸檔督辦第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計入合規(guī)績效考核，進(jìn)行扣分管理。第二節(jié) 歸檔核對第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對。公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書登記表進(jìn)行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進(jìn)行一次。公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計部綜合統(tǒng)計員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對，逐筆業(yè)務(wù)核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進(jìn)行一次。第五章 罰則第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。第六章 附則第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財中心和貸款財務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計劃成立至貸款項目清退期間的資金貸款推介檔案和財會檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會計檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。第三篇：檔案管理規(guī)定檔案資料管理規(guī)定一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)確認(rèn)檔案完整之后再入庫存放。二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。三、借、查閱資料人員必須愛護(hù)所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負(fù)有保密的完全責(zé)任。四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)印；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進(jìn)入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。要繼續(xù)深入的實施檔案分類學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續(xù)實施檔案室掌握公司印章使用動態(tài)的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實據(jù)的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。珠拉公司檔案管理程序：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。2．職責(zé)：、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財務(wù)計統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。3．流程： ：：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務(wù)報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。 具體管理： 立卷歸檔： A．流程：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該