【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 成時(shí)間、頁(yè)號(hào)等。第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門對(duì)接收的重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，擬寫案卷標(biāo)題，編制案卷編號(hào)和案卷目錄，填寫備考表，完成案卷歸檔入柜。第十七條 公司及全資、控股子企業(yè)所管轄的單位在完成對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、編目及歸檔后，以完成項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，簽署正式通過(guò)驗(yàn)收意見(jiàn)之日起，在本單位檔案部門保管2年的項(xiàng)目檔案，按照有關(guān)管理規(guī)定按時(shí)向公司檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第五章 公司重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收第十八條 公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。凡重大建設(shè)項(xiàng)目、技改項(xiàng)目等未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。第十九條 按照上級(jí)單位有關(guān)重大建設(shè)、技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的有關(guān)規(guī)定：一般項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前一個(gè)月內(nèi)完成；重大項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前三個(gè)月內(nèi)完成；如特殊情況項(xiàng)目檔案驗(yàn)收也可與項(xiàng)目驗(yàn)收同步進(jìn)行；項(xiàng)目檔案如不能按時(shí)驗(yàn)收，需提交申請(qǐng)延期報(bào)告，并經(jīng)項(xiàng)目檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)批準(zhǔn)。第二十條 檔案驗(yàn)收由項(xiàng)目承辦單位檔案主管部門提出申請(qǐng)，填寫《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件1），由公司項(xiàng)目主管部門及檔案管理部門共同組織重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，必要時(shí)由檔案行政主管部門等組織驗(yàn)收。第二十一條 法律規(guī)范中對(duì)驗(yàn)收有特別規(guī)定的，應(yīng)服從法律規(guī)范的規(guī)定。驗(yàn)收結(jié)束后，要形成驗(yàn)收意見(jiàn)并簽署日期，反饋?lái)?xiàng)目承辦單位作為建設(shè)項(xiàng)目總體竣工驗(yàn)收的依據(jù)之一。凡在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未向本單位檔案管理部門移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經(jīng)上級(jí)檔案主管部門重大建設(shè)項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收合格和終驗(yàn)未經(jīng)檔案驗(yàn)收人員簽字認(rèn)可的，上級(jí)建設(shè)主管部門應(yīng)不予出具竣工驗(yàn)收合格證明。第二十二條 重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由上級(jí)或上級(jí)委托公司檔案主管部門向項(xiàng)目承辦單位提出整改意見(jiàn)，要求項(xiàng)目承辦單位在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問(wèn)題限期整改并進(jìn)行復(fù)驗(yàn)。復(fù)驗(yàn)后仍不合格的，不得進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，由上級(jí)或上級(jí)委托公司檔案主管部門提請(qǐng)對(duì)項(xiàng)目承辦單位通報(bào)批評(píng)。如由于管理不當(dāng)，造成檔案損失的，應(yīng)依法追究項(xiàng)目承辦單位及有關(guān)人員的責(zé)任。第六章 重大項(xiàng)目檔案的保管與利用第二十三條 由于公司檔案庫(kù)房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。將待移交的重大項(xiàng)目檔案仍然保存在原單位，由原單位檔案人員負(fù)責(zé)日常管理并向公司檔案部門移交項(xiàng)目檔案目錄，管理將對(duì)標(biāo)公司。第二十四條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)本著安全保管的原則做好重大項(xiàng)目檔案的保管工作。存放項(xiàng)目檔案的庫(kù)房，應(yīng)符合“八防”要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防污染、防鼠、防蟲。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度控制在14—24℃之間，相對(duì)濕度控制在40%—65%之間。第二十五條 公司及所屬各單位檔案管理部門應(yīng)建立重大項(xiàng)目檔案借閱制度，嚴(yán)格借閱手續(xù)，規(guī)定借閱時(shí)間。借閱重大項(xiàng)目檔案一般要在三個(gè)工作日內(nèi)歸還。第二十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門在借閱公開(kāi)范圍的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行檔案借閱制度；借閱不公開(kāi)范圍的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)由主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，可直接到公司檔案部門查（借）閱；非重大項(xiàng)目形成部門需查（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門查閱，不得借出。查（借）閱重大項(xiàng)目檔案，需填寫“檔案借閱利用效果登記”；，須由所屬單位檔案部門有關(guān)人員持本單位介紹信，到公司檔案部門查閱。查閱后需填寫“檔案借閱利用效果登記”。第二十七條 公司各全資、控股子企業(yè)及所管轄的單位在查閱本單位已移交至公司的重大項(xiàng)目檔案時(shí)，可由本單位檔案部門有關(guān)人員直接到公司查閱。第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)妥善保管，不得損壞或遺失；未經(jīng)檔案管理部門同意，任何部門及個(gè)人不得任意拆卷，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借。第七章獎(jiǎng)勵(lì)與懲處第二十九條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)定期對(duì)本單位重大項(xiàng)目檔案收集、歸檔進(jìn)展情況進(jìn)行自查，并將自查報(bào)告上報(bào)公司檔案主管部門。第三十條 公司及所屬各單位檔案主管部門，應(yīng)在各單位上報(bào)自查報(bào)告的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽查，對(duì)在項(xiàng)目檔案管理工作中成績(jī)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十一條 有下列情形之一的，重大項(xiàng)目檔案主管部門將責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，將對(duì)直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：（一）不按規(guī)定收集項(xiàng)目文件；（二）不按規(guī)定移交或者接收項(xiàng)目文件；（三）違反規(guī)定對(duì)外提供項(xiàng)目檔案；（四）損毀、丟失項(xiàng)目檔案；（五）擅自復(fù)制、公布項(xiàng)目檔案；（六）玩忽職守，造成項(xiàng)目檔案損失；（七）其它違反本規(guī)定的行為。有前款第三、四、五、六項(xiàng)情形，將對(duì)直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分。第八章 附注第三十二條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十三條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案歸檔范圍 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求附件4：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》項(xiàng)目檔案移交流程 附件5：項(xiàng)目檔案移交流程說(shuō)明書 附件6：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》重大項(xiàng)目驗(yàn)收流程 附件7：重大項(xiàng)目檔案移交流程說(shuō)明書 附件8：重大項(xiàng)目檔案利用申請(qǐng)表附件9：《重大項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》檔案利用流程 附件10：重大項(xiàng)目檔案利用流程說(shuō)明書第三篇：公司檔案管理規(guī)定公司檔案管理規(guī)定一、紙質(zhì)文件存檔 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】行政專員 【工作步驟】存檔文件接收——存檔文件打印/備份——文件傳閱——文件存檔 ——文件借閱——文件移交 【操作標(biāo)準(zhǔn)】文件接收行政專員負(fù)責(zé)本公司各類存檔文件的接收，各類文件接收后要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋發(fā)件人。外單位發(fā)往我處的文件要在 2 個(gè)工作日內(nèi)電話回復(fù)；其他部門轉(zhuǎn)交的各類文件在接收時(shí)簽字確認(rèn)；各類經(jīng)濟(jì)合同要在加蓋公章時(shí)保留一份原件。文件打印/備份行政專員負(fù)責(zé)將接收到的電子版文件打印保存，將接收到的紙質(zhì)文件復(fù)印，打印及復(fù)印份數(shù)視公文傳閱人數(shù)而定。文件傳閱行政專員將紙質(zhì)文件原件存檔，復(fù)印件按照文件發(fā)送范圍進(jìn)行傳閱，對(duì)保密文件需控制復(fù)印份數(shù)，并在傳閱后按時(shí)收回。文件分類存檔行政專員負(fù)責(zé)將各類文件按照檔案類別編號(hào)、登記，分別存放在不同的類目盒內(nèi)。文件借閱行政專員負(fù)責(zé)存檔文件的借閱，借閱原則上只能在月度，如員工需借閱其他部門文件或?qū)Υ鏅n文件進(jìn)行復(fù)印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)?！鞠嚓P(guān)規(guī)定】 存檔文件范圍：公司上報(bào)下發(fā)的正式文件，除部門專項(xiàng)業(yè)務(wù)范疇外，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。公司下發(fā)的各類公文、發(fā)出的通知、報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、營(yíng)銷方案、培訓(xùn)資料等均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。參加各種會(huì)議帶回來(lái)的文件和資料及公司的大事記等記載性的文字資料，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。公司工程竣工圖紙等項(xiàng)目資料均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。檔案盒設(shè)置：按照如下標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置檔案盒及文件夾分類，行政專員按照檔案類別將文字檔案保存在不同檔案盒內(nèi)。檔案盒類別名稱分設(shè) 6 個(gè)。檔案的編碼：公司行政專員對(duì)不同文件夾內(nèi)的文字檔案按照部門名稱編碼——文件編碼的格式進(jìn)行編碼，每份文字檔案均需在頁(yè)眉上粘貼編碼。公司名稱編碼采用公司漢語(yǔ)拼音首字母進(jìn)行編碼，用連接符“” 進(jìn)行連接；部門名稱編碼采用各部門名稱節(jié)選的兩個(gè)首字母。經(jīng)理辦公會(huì)—JB、人事行政部—RX、財(cái)務(wù)部—CW、采購(gòu)部—CG、工程部—GC、開(kāi)發(fā)部—KF。檔案的歸檔方法：歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。歸檔文件應(yīng)按類別放在資料盒內(nèi)存檔。文件夾內(nèi)的文件要附文件目錄和備考表，并按規(guī)定的要求填寫。備考表置于文件夾文件的第一頁(yè)，項(xiàng)目包括文件夾文件的情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期等；對(duì)文件夾內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行說(shuō)明。檔案的借閱及保密規(guī)定員工需要查閱已保存的文件，需要履行正常的審批手續(xù)并明確授權(quán)。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶離公司，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看，不得泄露尚未傳達(dá)的文件的內(nèi)容。閱讀檔案時(shí)時(shí)不得抄錄全文，不得取走文件夾內(nèi)的任何文件，對(duì)于公司下發(fā)的各項(xiàng)管理制度手冊(cè)等其他重要資料要嚴(yán)格做好發(fā)放、借閱、查詢等登記手續(xù)。其他文件的分類保管公司人事行政部不屬于檔案管理范疇的各類日常文件，保存在人事行政部文件柜內(nèi)，文件柜設(shè)運(yùn)營(yíng)檔案類、營(yíng)銷管理類、行政管理類、人事管理類四個(gè)類目。掛撈柜內(nèi)文件保存及編碼參照檔案編碼原則。二、紙質(zhì)檔案電子化備份 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任