【正文】 六條公司每年對檔案進行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別，確定各類檔案的保管期限。第十九條條公司對擬銷毀案卷的清冊進行初審，經(jīng)分管負責(zé)人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。第二十二條借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。第七章檔案的利用第二十五條凡需利用檔案者，均須填寫文件查/調(diào)閱申請單，依據(jù)查/調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門同意才能帶出檔案室。第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點交清楚。第三十一條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。（永久）討論未通過的文件（10年）公司黨支部會議和行政辦公會議紀要、會議記錄（永久）二、公司召開工作會議、專題會議的文件材料請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要等文字材料。固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。第三條 名詞解釋（一）重大項目指經(jīng)政府及投資主管部門批準的和列入公司重點項目，包括重大基本建設(shè)工程、重大科研、重大產(chǎn)品研發(fā)、重大技改、重大改制重組及股權(quán)投資項目等。包括：；、控股50%以上，或未達到50%但能夠解決其董事會半數(shù)以上成員的組成，或者通過協(xié)議或其他安排能夠?qū)嶋H控制的各級控股子企業(yè)。第六條 公司及所屬各單位項目承辦單位（或部門），要根據(jù)本單位實際情況，明確重大項目檔案主管部門和檔案管理部門，明確工作職責(zé)，設(shè)專、兼人員負責(zé)重大項目檔案日常管理工作。其主要職責(zé)負責(zé)接收項目承辦單位（或部門）移交的重大項目檔案；負責(zé)對項目檔案進行編目、保管及提供利用等。第十二條 重大項目承辦單位檔案主管部門專職或兼職檔案人員，要將收集到的項目文件做分類目錄，并上報本單位檔案管理部門備案。（三）移交歸檔要求：移交歸檔的項目檔案，應(yīng)將保管期限劃分準確，卷內(nèi)（文件）目錄填寫清晰，編號正確，附件齊全；（四）涉及改制重組、股權(quán)投資或在一定期限內(nèi)保密的涉密文件應(yīng)按《公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定辦理移交歸檔手續(xù)。第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門對接收的重大項目檔案進行系統(tǒng)整理，擬寫案卷標題，編制案卷編號和案卷目錄，填寫備考表，完成案卷歸檔入柜。第十九條 按照上級單位有關(guān)重大建設(shè)、技改項目檔案驗收的有關(guān)規(guī)定：一般項目檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收前一個月內(nèi)完成；重大項目的檔案驗收應(yīng)在項目竣工驗收前三個月內(nèi)完成；如特殊情況項目檔案驗收也可與項目驗收同步進行；項目檔案如不能按時驗收，需提交申請延期報告，并經(jīng)項目檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)核實批準。凡在規(guī)定時間內(nèi)未向本單位檔案管理部門移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經(jīng)上級檔案主管部門重大建設(shè)項目專項驗收合格和終驗未經(jīng)檔案驗收人員簽字認可的，上級建設(shè)主管部門應(yīng)不予出具竣工驗收合格證明。第六章 重大項目檔案的保管與利用第二十三條 由于公司檔案庫房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)有空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度控制在14—24℃之間，相對濕度控制在40%—65%之間。（借）閱重大項目檔案時，可直接到公司檔案部門查（借）閱；非重大項目形成部門需查（借）閱重大項目檔案時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，只能在檔案部門查閱，不得借出。第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項目檔案時應(yīng)妥善保管，不得損壞或遺失；未經(jīng)檔案管理部門同意，任何部門及個人不得任意拆卷，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借。有前款第三、四、五、六項情形，將對直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分。外單位發(fā)往我處的文件要在 2 個工作日內(nèi)電話回復(fù)；其他部門轉(zhuǎn)交的各類文件在接收時簽字確認；各類經(jīng)濟合同要在加蓋公章時保留一份原件。文件借閱行政專員負責(zé)存檔文件的借閱，借閱原則上只能在月度，如員工需借閱其他部門文件或?qū)Υ鏅n文件進行復(fù)印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，均由人事行政部統(tǒng)一負責(zé)存檔。檔案的編碼：公司行政專員對不同文件夾內(nèi)的文字檔案按照部門名稱編碼——文件編碼的格式進行編碼，每份文字檔案均需在頁眉上粘貼編碼。裝訂時，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。檔案的借閱及保密規(guī)定員工需要查閱已保存的文件，需要履行正常的審批手續(xù)并明確授權(quán)。掛撈柜內(nèi)文件保存及編碼參照檔案編碼原則?！鞠嚓P(guān)規(guī)定】人事行政部準備一個存儲量在 320G 以上的移動硬盤用于存儲公司各類電子文件。歸檔電子文件的封存介質(zhì)不得外借，未經(jīng)批準公司任何人不得擅自復(fù)制，經(jīng)總經(jīng)理批準后，行政專員可以將單個電子文件拷貝給借閱人，但須監(jiān)督借閱人按時刪除。聲像檔案按照如下標準設(shè)置文件夾：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音頻文件，PPT—培訓(xùn)用幻燈片，DATABASE—曲庫。四、制度管理 【時 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】制度接收——制度發(fā)放——制度回收——制度銷毀 【操作標準】制度接收中赫集團定期修訂管理制度并下發(fā)給各部門，各部門負責(zé)人負責(zé)制度的接收、宣達。五、合同管理 【時 間】例行工作 【責(zé)任人】合同簽訂者 【工作步驟】 合同簽訂——制度保存 【操作標準】各業(yè)務(wù)部門負責(zé)其部門合同的簽訂，采購部負責(zé)采購類合同的簽訂；業(yè)務(wù)部門簽訂合同時，我方保存合同至少要一式三份，分別由財務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部門保存；業(yè)務(wù)部門把合同交于財物部、行政部保存時需填寫合同接收單；工程類合同還需提供工程部一份合同，工程部接收合同時需填寫合同接收單。），負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。兼職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。會議文件由會議召集部門收集保管。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。 5 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”。 文件立卷立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負責(zé)組卷、編目。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁資料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說明等組成。其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失； 接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。分類、編號：照片檔案按年代、問題分類。 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代問題分類，按內(nèi)容編號。 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明： 文字簡潔、語言通順； 時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。按要求逐項填寫。編目：《檔案著錄規(guī)則》進行。 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由總經(jīng)理辦公室主任批準，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。本規(guī)定報總經(jīng)理批準后施行，修改時亦同。檔案管理人員不能保管本人的檔案。第四條 人事檔案管理員的職責(zé)（一）、保管員工檔案；（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；（八）、辦理其它有關(guān)事項。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證明，由辦公室負責(zé)人批準后方可查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登記手續(xù)。九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。