【正文】 六條公司每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面鑒別，確定各類(lèi)檔案的保管期限。第十九條條公司對(duì)擬銷(xiāo)毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽字同意后，連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。第二十二條借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。第七章檔案的利用第二十五條凡需利用檔案者，均須填寫(xiě)文件查/調(diào)閱申請(qǐng)單，依據(jù)查/調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。抄摘檔案內(nèi)容須主管部門(mén)同意才能帶出檔案室。第三十條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù)，辦理借閱登記，當(dāng)面點(diǎn)交清楚。第三十一條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。（永久）討論未通過(guò)的文件（10年）公司黨支部會(huì)議和行政辦公會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄（永久）二、公司召開(kāi)工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議的文件材料請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話(huà)、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文字材料。固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。第三條 名詞解釋?zhuān)ㄒ唬┲卮箜?xiàng)目指經(jīng)政府及投資主管部門(mén)批準(zhǔn)的和列入公司重點(diǎn)項(xiàng)目，包括重大基本建設(shè)工程、重大科研、重大產(chǎn)品研發(fā)、重大技改、重大改制重組及股權(quán)投資項(xiàng)目等。包括：；、控股50%以上，或未達(dá)到50%但能夠解決其董事會(huì)半數(shù)以上成員的組成，或者通過(guò)協(xié)議或其他安排能夠?qū)嶋H控制的各級(jí)控股子企業(yè)。第六條 公司及所屬各單位項(xiàng)目承辦單位（或部門(mén)），要根據(jù)本單位實(shí)際情況，明確重大項(xiàng)目檔案主管部門(mén)和檔案管理部門(mén)，明確工作職責(zé)，設(shè)專(zhuān)、兼人員負(fù)責(zé)重大項(xiàng)目檔案日常管理工作。其主要職責(zé)負(fù)責(zé)接收項(xiàng)目承辦單位（或部門(mén)）移交的重大項(xiàng)目檔案；負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行編目、保管及提供利用等。第十二條 重大項(xiàng)目承辦單位檔案主管部門(mén)專(zhuān)職或兼職檔案人員，要將收集到的項(xiàng)目文件做分類(lèi)目錄，并上報(bào)本單位檔案管理部門(mén)備案。（三）移交歸檔要求：移交歸檔的項(xiàng)目檔案，應(yīng)將保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)（文件）目錄填寫(xiě)清晰，編號(hào)正確，附件齊全；（四）涉及改制重組、股權(quán)投資或在一定期限內(nèi)保密的涉密文件應(yīng)按《公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定辦理移交歸檔手續(xù)。第十六條 公司及所屬各單位檔案管理部門(mén)對(duì)接收的重大項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，編制案卷編號(hào)和案卷目錄，填寫(xiě)備考表，完成案卷歸檔入柜。第十九條 按照上級(jí)單位有關(guān)重大建設(shè)、技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的有關(guān)規(guī)定：一般項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前一個(gè)月內(nèi)完成；重大項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前三個(gè)月內(nèi)完成；如特殊情況項(xiàng)目檔案驗(yàn)收也可與項(xiàng)目驗(yàn)收同步進(jìn)行；項(xiàng)目檔案如不能按時(shí)驗(yàn)收，需提交申請(qǐng)延期報(bào)告，并經(jīng)項(xiàng)目檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)批準(zhǔn)。凡在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未向本單位檔案管理部門(mén)移交檔案資料或檔案資料移交不齊全的，且未經(jīng)上級(jí)檔案主管部門(mén)重大建設(shè)項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收合格和終驗(yàn)未經(jīng)檔案驗(yàn)收人員簽字認(rèn)可的，上級(jí)建設(shè)主管部門(mén)應(yīng)不予出具竣工驗(yàn)收合格證明。第六章 重大項(xiàng)目檔案的保管與利用第二十三條 由于公司檔案庫(kù)房空間有限，可以充分利用各單位資源作為公司檔案館分館（室）。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有空氣調(diào)節(jié)設(shè)施，溫度控制在14—24℃之間，相對(duì)濕度控制在40%—65%之間。（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，可直接到公司檔案部門(mén)查（借）閱；非重大項(xiàng)目形成部門(mén)需查（借）閱重大項(xiàng)目檔案時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，只能在檔案部門(mén)查閱，不得借出。第二十八條 公司及所屬各單位在利用重大項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)妥善保管，不得損壞或遺失；未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，任何部門(mén)及個(gè)人不得任意拆卷，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借。有前款第三、四、五、六項(xiàng)情形，將對(duì)直接責(zé)任人按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分。外單位發(fā)往我處的文件要在 2 個(gè)工作日內(nèi)電話(huà)回復(fù)；其他部門(mén)轉(zhuǎn)交的各類(lèi)文件在接收時(shí)簽字確認(rèn)；各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同要在加蓋公章時(shí)保留一份原件。文件借閱行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)存檔文件的借閱，借閱原則上只能在月度，如員工需借閱其他部門(mén)文件或?qū)Υ鏅n文件進(jìn)行復(fù)印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，均由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)存檔。檔案的編碼：公司行政專(zhuān)員對(duì)不同文件夾內(nèi)的文字檔案按照部門(mén)名稱(chēng)編碼——文件編碼的格式進(jìn)行編碼，每份文字檔案均需在頁(yè)眉上粘貼編碼。裝訂時(shí)，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。檔案的借閱及保密規(guī)定員工需要查閱已保存的文件，需要履行正常的審批手續(xù)并明確授權(quán)。掛撈柜內(nèi)文件保存及編碼參照檔案編碼原則。【相關(guān)規(guī)定】人事行政部準(zhǔn)備一個(gè)存儲(chǔ)量在 320G 以上的移動(dòng)硬盤(pán)用于存儲(chǔ)公司各類(lèi)電子文件。歸檔電子文件的封存介質(zhì)不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)公司任何人不得擅自復(fù)制，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政專(zhuān)員可以將單個(gè)電子文件拷貝給借閱人，但須監(jiān)督借閱人按時(shí)刪除。聲像檔案按照如下標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置文件夾：PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音頻文件，PPT—培訓(xùn)用幻燈片，DATABASE—曲庫(kù)。四、制度管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】人事行政經(jīng)理 【工作步驟】制度接收——制度發(fā)放——制度回收——制度銷(xiāo)毀 【操作標(biāo)準(zhǔn)】制度接收中赫集團(tuán)定期修訂管理制度并下發(fā)給各部門(mén)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制度的接收、宣達(dá)。五、合同管理 【時(shí) 間】例行工作 【責(zé)任人】合同簽訂者 【工作步驟】 合同簽訂——制度保存 【操作標(biāo)準(zhǔn)】各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)其部門(mén)合同的簽訂，采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)類(lèi)合同的簽訂；業(yè)務(wù)部門(mén)簽訂合同時(shí)，我方保存合同至少要一式三份，分別由財(cái)務(wù)部、行政部、業(yè)務(wù)部門(mén)保存；業(yè)務(wù)部門(mén)把合同交于財(cái)物部、行政部保存時(shí)需填寫(xiě)合同接收單；工程類(lèi)合同還需提供工程部一份合同，工程部接收合同時(shí)需填寫(xiě)合同接收單。），負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門(mén)收集保管。對(duì)本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。 5 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”。 文件立卷立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)資料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字說(shuō)明等組成。其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)，以防散失； 接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。分類(lèi)、編號(hào)：照片檔案按年代、問(wèn)題分類(lèi)。 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代問(wèn)題分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)。 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明： 文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順； 時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)。編目：《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行。 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。本規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。檔案管理人員不能保管本人的檔案。第四條 人事檔案管理員的職責(zé)（一）、保管員工檔案；（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供員工的情況；（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；（七）、定期向檔案室等部門(mén)移交檔案；（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。七、人事檔案材料應(yīng)分類(lèi)，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。二、本公司各部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門(mén)出具證明，由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶(hù)口所在地的街道辦事處。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。