【正文】 第一章 總則第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營管理服務(wù)，制定本規(guī)定。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容第七條 歸檔內(nèi)容凡是能夠反映公司經(jīng)營活動(dòng)狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。（二）會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、臨柜會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)檔案?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。對于存續(xù)期超過3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。柜臺(tái)存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。（六）實(shí)物檔案實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。第十二條 各部室經(jīng)營活動(dòng)形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動(dòng)檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。（五）文件編號(hào)件號(hào)：指室編件號(hào)，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號(hào)。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號(hào)、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。第五節(jié) 檔案保管第二十三條 保管期限依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進(jìn)行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會(huì)檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對有無缺頁、損壞，并及時(shí)做好記錄。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后銷毀。第三章 部室檔案管理第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料登記造冊，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對。以上核對半年進(jìn)行一次。第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識(shí)，禁止泄漏檔案秘密。第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。要繼續(xù)深入的實(shí)施檔案分類學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項(xiàng)目資料，要繼續(xù)實(shí)施檔案室掌握公司印章使用動(dòng)態(tài)的職能和作用，同時(shí)留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動(dòng)則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實(shí)據(jù)的檔案工作原則。2．職責(zé)：、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。：即公司在項(xiàng)目報(bào)批、報(bào)建過程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。一個(gè)較長時(shí)間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會(huì)單位工聲像檔一個(gè)歸檔周期。，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔?？蛻舴?wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。B．要求：。：，不允許長時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所； ，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。?，以防因檔案外借時(shí)間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門主管同意后，方可借出；c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。c．檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。其中：二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。四、一年保存：部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門請求報(bào)告；完結(jié)后無長期保存必要文書。三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案第五篇：檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定一、總則為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和使用檔案，特制訂本規(guī)定。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。工程類：設(shè)計(jì)文件、圖紙、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法等。三、歸檔時(shí)間公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。