【正文】 建檔案的卷內(nèi)排列順序為文前圖后。 提供利用： A．加強基礎工作：a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。4．相關文件：《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 《珠拉公司檔案管理流程》 《珠拉檔案管理制度》 5．相關表單： 文件清單/移交清單 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準人、經(jīng)辦人）； 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數(shù)、是否復印、查閱人、批準人、經(jīng)辦人）； 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司經(jīng)營計劃；公司經(jīng)營總結(jié)；財務報表；技術(shù)資料；1不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1人事資料；1大型活動圖片、音像資料；1其他核定須永久保存的文書。四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第八節(jié) 檔案調(diào)閱一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。第九節(jié) 檔案銷毀一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構(gòu)來往的批復；各類證照、證書。四、歸檔份數(shù)原件或復印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。九、檔案的銷毀對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關部門負責人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進行一次檢查。六、檔案的整理檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。其他類：供應商檔案；各種領貨單、入庫單、盤點表等單據(jù)、登記本及上級領導交代需要歸檔的資料等。二、歸檔范圍行政類：行政法規(guī)性文件。第十節(jié) 其他一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。第四節(jié) 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。第二節(jié) 檔案分類及編號一、檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類：行政類財務類人事類經(jīng)營類工程類二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。B．要求：a．準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管； b．批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關資料。第五十二條 理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。公司檔案管理員將已歸檔明細與審計部綜合統(tǒng)計員業(yè)務發(fā)生額表進行核對，逐筆業(yè)務核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。第四十一條 部門負責人應根據(jù)部門業(yè)務辦理情況，督促并檢查業(yè)務人員對應歸檔資料進行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。部室檔案原件及復印件均可。第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀第三十二條 公司應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。查閱、復印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負責人、分管總裁、公司審批人批準；電子復制須經(jīng)部門負責人、分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準；取走原件，須經(jīng)部門負責人、分管總裁、財務部負責人及分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準。第二十四條 保管要求（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構(gòu)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復與請示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進行排序。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負責人、接收人三方簽字確認后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十一條 歸檔資料應體現(xiàn)公司經(jīng)營活動的系統(tǒng)性和完整性。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認為準。合規(guī)風控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要歸檔的檔案向公司檔案室移交。貸款財務部每日根據(jù)業(yè)務處理情況，及時將貸款項目原始憑證粘貼在貸款項目記賬憑證后，防止遺失和散落。第二節(jié) 歸檔時間第八條 經(jīng)辦人員應隨時將辦理完畢的具有保存價值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：（一）文書檔案合同（協(xié)議）、貸款時效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。第四條 公司檔案管理實行“集中管理、分層保管”的原則。物流部門的資料由本部門歸檔于本部門的資料柜中，當本部門無法存放時，需要造成清冊，交財務部檔案室保管。檔案由銷售部存于本部門的文件柜內(nèi)。電子檔案必須設置密碼，密碼必須且只能夠由人事專員、財務經(jīng)理和財務總監(jiān)保管。（需注明相應的付款憑證號）b)所有記帳憑證、收貨資料、送貨資料等在月結(jié)后30天內(nèi)，必須裝訂成冊。固定資產(chǎn)卡需有該固定資產(chǎn)購建的發(fā)票或報關單復印件等資料作為附件。原始資料包括：稅務發(fā)票原件（進口材料的外商提供發(fā)票）、供應商送貨單原件、收貨單（GRN）。本公司英文帳系統(tǒng)簡稱為：JDE系統(tǒng)；中文帳簡稱為：金碟系統(tǒng)。對于超過保管年限，需要報廢處理的資料，需經(jīng)財務部門登記，報財務總監(jiān)批準后，由財務部經(jīng)理和財務部檔案管理人員當場根據(jù)批準的清單銷廢。財務經(jīng)理為第一責任人，由財務總監(jiān)監(jiān)督執(zhí)行。檔案室內(nèi)重要資料需另外上鎖，并由相關人員專管。月結(jié)后，應將上月會計資料交由資料管理員統(tǒng)一保管。會計憑證歸檔實施細則： 會計憑證以金碟帳務系統(tǒng)所打印的憑證號為序歸檔。原始資料包括：有客戶簽收的送貨單原件、JDE的發(fā)票。金碟的收款憑證的摘要欄打印有“JDE 的 單據(jù)號”。鎖鑰由人事行政部專管。未經(jīng)財務經(jīng)理或財務總監(jiān)授權(quán)人員批準同意，任何人員不得調(diào)用、查閱或復印員工人事檔案資料。生產(chǎn)部門的資料歸檔以工單號為順序歸檔，與領料單、退料單和入倉單形成相應對應關系，一并歸檔保管。采購部各檔案和單據(jù)須順序編號，并按編號歸檔保管。第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關人員崗位職責，部室負責人對檔案工作負有領導責任。收發(fā)文、總裁辦公會議記錄（紀要）、專業(yè)委員會會議記錄（紀要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。貸款項目完全清退3個月內(nèi)，貸款財務部應將以下資料歸檔：貸款項目原始憑證與記賬憑證、貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬、貸款項目資產(chǎn)負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認為準。第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應對不符合要求的歸檔文件資料進行必要的修整，包括對破損文件進行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進行折疊