【正文】 建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開(kāi)辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。4．相關(guān)文件：《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 《珠拉公司檔案管理流程》 《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單： 文件清單/移交清單 檔案借閱登記表（借出時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）； 檔案查閱登記表（查閱時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）； 檔案銷毀清冊(cè)編制（時(shí)間、名稱、序號(hào)、備注、監(jiān)銷人）。三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；公司證照；各級(jí)批文；印鑒；公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；公司經(jīng)營(yíng)總結(jié)；財(cái)務(wù)報(bào)表；技術(shù)資料；1不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1人事資料；1大型活動(dòng)圖片、音像資料；1其他核定須永久保存的文書(shū)。四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第八節(jié) 檔案調(diào)閱一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第九節(jié) 檔案銷毀一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)；各類證照、證書(shū)。四、歸檔份數(shù)原件或復(fù)印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。電子備份重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。九、檔案的銷毀對(duì)需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書(shū)面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。公司行政辦公室在每年12月對(duì)公司檔案進(jìn)行一次檢查。六、檔案的整理檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。其他類：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫(kù)單、盤(pán)點(diǎn)表等單據(jù)、登記本及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代需要?dú)w檔的資料等。二、歸檔范圍行政類：行政法規(guī)性文件。第十節(jié) 其他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》（附表2）。二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。第四節(jié) 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類：行政類財(cái)務(wù)類人事類經(jīng)營(yíng)類工程類二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。B．要求：a．準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T(mén)口起，從左自右，從上到下。上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下,形成保管清冊(cè)。、份數(shù)完整，圖書(shū)檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料等。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門(mén)及個(gè)人。五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。第五十二條 理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對(duì)，逐筆業(yè)務(wù)核對(duì)檔案歸檔情況，做好登記與催收。第四十一條 部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門(mén)檔案員的工作及部門(mén)檔案的管理情況。部室檔案原件及復(fù)印件均可。第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀第三十二條 公司應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。第二十四條 保管要求（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書(shū)類檔案、憑證類檔案、報(bào)表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落。第二節(jié) 歸檔時(shí)間第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：（一）文書(shū)檔案合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等重要文書(shū)，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。物流部門(mén)的資料由本部門(mén)歸檔于本部門(mén)的資料柜中，當(dāng)本部門(mén)無(wú)法存放時(shí)，需要造成清冊(cè)，交財(cái)務(wù)部檔案室保管。檔案由銷售部存于本部門(mén)的文件柜內(nèi)。電子檔案必須設(shè)置密碼，密碼必須且只能夠由人事專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)保管。（需注明相應(yīng)的付款憑證號(hào)）b)所有記帳憑證、收貨資料、送貨資料等在月結(jié)后30天內(nèi)，必須裝訂成冊(cè)。固定資產(chǎn)卡需有該固定資產(chǎn)購(gòu)建的發(fā)票或報(bào)關(guān)單復(fù)印件等資料作為附件。原始資料包括：稅務(wù)發(fā)票原件（進(jìn)口材料的外商提供發(fā)票）、供應(yīng)商送貨單原件、收貨單（GRN）。本公司英文帳系統(tǒng)簡(jiǎn)稱為：JDE系統(tǒng)；中文帳簡(jiǎn)稱為：金碟系統(tǒng)。對(duì)于超過(guò)保管年限，需要報(bào)廢處理的資料，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)登記，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理和財(cái)務(wù)部檔案管理人員當(dāng)場(chǎng)根據(jù)批準(zhǔn)的清單銷廢。財(cái)務(wù)經(jīng)理為第一責(zé)任人，由財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督執(zhí)行。檔案室內(nèi)重要資料需另外上鎖，并由相關(guān)人員專管。月結(jié)后，應(yīng)將上月會(huì)計(jì)資料交由資料管理員統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)憑證歸檔實(shí)施細(xì)則： 會(huì)計(jì)憑證以金碟帳務(wù)系統(tǒng)所打印的憑證號(hào)為序歸檔。原始資料包括：有客戶簽收的送貨單原件、JDE的發(fā)票。金碟的收款憑證的摘要欄打印有“JDE 的 單據(jù)號(hào)”。鎖鑰由人事行政部專管。未經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)授權(quán)人員批準(zhǔn)同意，任何人員不得調(diào)用、查閱或復(fù)印員工人事檔案資料。生產(chǎn)部門(mén)的資料歸檔以工單號(hào)為順序歸檔，與領(lǐng)料單、退料單和入倉(cāng)單形成相應(yīng)對(duì)應(yīng)關(guān)系，一并歸檔保管。采購(gòu)部各檔案和單據(jù)須順序編號(hào)，并按編號(hào)歸檔保管。第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。收發(fā)文、總裁辦公會(huì)議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書(shū)于次年3月31日前移交公司檔案室。貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書(shū)面說(shuō)明（樣表見(jiàn)附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門(mén)。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對(duì)不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊