【正文】 檔后保管和利用。（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類(lèi)方法的不同，將不同類(lèi)別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫(xiě)檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。以上核對(duì)每月進(jìn)行一次。四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)??；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)、辭職等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。 銷(xiāo)毀：A．流程：圖書(shū)檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報(bào)圖書(shū)檔案室檔案員將確員每?jī)赡陮?duì)已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷(xiāo)毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷(xiāo)毀。秘密檔案包括：重要項(xiàng)目資料；項(xiàng)目合同協(xié)議。五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。六、《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。人事類(lèi)：?jiǎn)T工基礎(chǔ)資料、照片、崗位證書(shū)、考評(píng)、晉升、獎(jiǎng)懲記錄、員工培訓(xùn)、工作總結(jié)、考勤資料、保險(xiǎn)資料、住房公積金、人事任命、勞動(dòng)糾紛、部門(mén)職責(zé)、崗位職責(zé)、操作規(guī)程、員工手冊(cè)、員工合同等。八、檔案保管與檢查公司各類(lèi)應(yīng)歸檔文件應(yīng)按要求分類(lèi)歸檔管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷(xiāo)毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。七、檔案使用與歸還檔案使用：公司員工需要使用檔案時(shí)在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準(zhǔn)使用。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)等；各類(lèi)固定資產(chǎn)資料。二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。第七節(jié) 檔案移交一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表1）。B．開(kāi)展查借服務(wù)： a．借閱：a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù)；b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)主管同意后方可借閱；c）借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁(yè)；d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。a）總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書(shū)、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門(mén)送交的文件、外來(lái)文件、外送文 件、大事記等；b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書(shū)如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等；d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等；f）經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等；g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書(shū)、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專(zhuān)人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。第二節(jié) 歸檔核對(duì)第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無(wú)遺漏事項(xiàng)，三級(jí)簽字齊全。第三十四條 銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，防止檔案遺失或泄密。庫(kù)房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對(duì)濕度要控制在45%至60%之間。編號(hào)項(xiàng)目：在文件首頁(yè)上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號(hào)、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、室編件號(hào)等。資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類(lèi)賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。生產(chǎn)部門(mén)的資料歸檔以工單號(hào)為順序歸檔，與領(lǐng)料單、退料單和入倉(cāng)單形成相應(yīng)對(duì)應(yīng)關(guān)系，一并歸檔保管。鎖鑰由人事行政部專(zhuān)管。原始資料包括：有客戶(hù)簽收的送貨單原件、JDE的發(fā)票。月結(jié)后，應(yīng)將上月會(huì)計(jì)資料交由資料管理員統(tǒng)一保管。財(cái)務(wù)經(jīng)理為第一責(zé)任人，由財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督執(zhí)行。本公司英文帳系統(tǒng)簡(jiǎn)稱(chēng)為：JDE系統(tǒng)；中文帳簡(jiǎn)稱(chēng)為：金碟系統(tǒng)。固定資產(chǎn)卡需有該固定資產(chǎn)購(gòu)建的發(fā)票或報(bào)關(guān)單復(fù)印件等資料作為附件。電子檔案必須設(shè)置密碼，密碼必須且只能夠由人事專(zhuān)員、財(cái)務(wù)經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)保管。物流部門(mén)的資料由本部門(mén)歸檔于本部門(mén)的資料柜中，當(dāng)本部門(mén)無(wú)法存放時(shí)，需要造成清冊(cè)，交財(cái)務(wù)部檔案室保管。第二節(jié) 歸檔時(shí)間第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：（一）文書(shū)檔案合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等重要文書(shū)，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書(shū)類(lèi)檔案、憑證類(lèi)檔案、報(bào)表類(lèi)檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。部室檔案原件及復(fù)印件均可。公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對(duì)，逐筆業(yè)務(wù)核對(duì)檔案歸檔情況，做好登記與催收。五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、簽訂的合同、客戶(hù)檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料等。上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下,形成保管清冊(cè)。B．要求：a．準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案可送造紙廠(chǎng)作原料或用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀，嚴(yán)禁將需要銷(xiāo)毀的檔案作其他用途，更不允許出賣(mài)。第四節(jié) 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》（附表2）。第十節(jié) 其他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。其他類(lèi)：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫(kù)單、盤(pán)點(diǎn)表等單據(jù)、登記本及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代需要?dú)w檔的資料等。公司行政辦公室在每年12月對(duì)公司檔案進(jìn)行一次檢查。電子備份重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)；各類(lèi)證照、證書(shū)。第九節(jié) 檔案銷(xiāo)毀一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專(zhuān)人保管。三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多