【文章內(nèi)容簡介】 “1”開始逐件流水編號。編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內(nèi)容填寫相關內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機構(gòu)或問題、保管期限、室編件號等。（六）編制歸檔文件目錄依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。編制目錄以“件”為單位進行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構(gòu)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號、保管期限、起止件號、盒號等。填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關內(nèi)容輸入微機，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。第五節(jié) 檔案保管第二十三條 保管期限依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的、對公司的建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案應永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對公司具有利用、查考價值的，應酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。第二十四條 保管要求（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時修補或復制。（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護設施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。（五）檔案室禁止無關人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。第六節(jié) 檔案利用第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權審批人批準后方可查閱。查閱、復印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負責人、分管總裁、公司審批人批準；電子復制須經(jīng)部門負責人、分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準；取走原件，須經(jīng)部門負責人、分管總裁、財務部負責人及分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準。理財中心和合規(guī)風控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關審批人批準，并由公司檔案管理員本人攜帶。第二十八條 查閱密級檔案必須經(jīng)公司審批人批準，并嚴格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。復印的廢損檔案，必須及時銷毀。第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機關證明，經(jīng)公司審批人批準后，由公司有關部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀第三十二條 公司應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準后銷毀。第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。第三十四條 銷毀檔案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負責人指定專人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。第三章 部室檔案管理第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求部室檔案包括以本部室為主要責任者形成的或其他部室向本部室移交的應歸檔案室保管資料的原件或復印件，以及其他對本部室處理業(yè)務有一定參考作用的資料等。經(jīng)辦人員在業(yè)務發(fā)生后，應立即將相關資料復印件留存，并將原件及復印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復印件均可。第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業(yè)務人員負責所經(jīng)辦業(yè)務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負責人應保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。第三十七條 部室檔案利用應填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務結(jié)束后2年，個別檔案根據(jù)業(yè)務需要適當延長保管期限。各部室檔案管理員應在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負責人審核，經(jīng)公司審批人批準后，由公司組織進行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關部室及人員進行監(jiān)銷。第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負責監(jiān)督檢查。第四章 歸檔督辦與復核第一節(jié) 歸檔督辦第四十條 部室檔案員應隨時提醒督促業(yè)務人員將辦理完畢的業(yè)務檔案進行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負責人應根據(jù)部門業(yè)務辦理情況，督促并檢查業(yè)務人員對應歸檔資料進行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應歸而未歸檔案明細，在公司辦公平臺上進行公示，將公示結(jié)果計入合規(guī)績效考核，進行扣分管理。第二節(jié) 歸檔核對第四十三條 各部室檔案員應對歸檔文件進行復核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。第四十四條 各部室負責人對歸檔文件進行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關部室配合，對各部室歸檔情況進行檢查與核對。公司檔案管理員將已歸檔明細與印章管理員的用印文書登記表進行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進行一次。公司檔案管理員將已歸檔明細與審計部綜合統(tǒng)計員業(yè)務發(fā)生額表進行核對，逐筆業(yè)務核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進行一次。第五章 罰則第四十六條 合規(guī)績效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關責任人進行處罰。第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關領導和當事人的責任。第六章 附則第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負責，設檔案管理員，負責公司檔案的具體管理工作；理財中心和貸款財務部專門配備檔案柜，分別負責自貸款計劃成立至貸款項目清退期間的資金貸款推介檔案和財會檔案的管理；部室設（專）兼職檔案管理員，負責本部室檔案的管理工作。第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強責任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。第五十條 公司業(yè)務檔案管理同時適用本辦法和《業(yè)務檔案管理暫行辦法》。第五十一條 公司貸款業(yè)務會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業(yè)務會計檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負責解釋與修訂。第三篇：檔案管理規(guī)定檔案資料管理規(guī)定一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當面清點確認檔案完整之后再入庫存放。二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關單位介紹信，并經(jīng)相關部門主管領導同意后方可借閱查看。三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責任。四、借、查閱資料人員若需復印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復??；圖紙資料若需借出復印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴格控制復印份數(shù)。五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關資料。六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。七、副礦長以上領導