【文章內容簡介】 排列在一起，檢索時只要在目錄中找到其中一份或幾份材料的條目，就可以查看同一事由的全部文件材料?！秿徫慌嘤柦坛獭?第二編 檔案管理 第二章 科技檔案管理一、填空工業(yè)生產(chǎn)技術檔案主要是指工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設計、研制和生產(chǎn)制造活動中形成的科技檔案。其基本特點是 型號、成套，一個型號產(chǎn)品的檔案材料是有機聯(lián)系的整體?；n案的特點是 建設項目成套，一個建設項目的檔案是有機聯(lián)系的整體。科技檔案的基本特點是 課題成套，圍繞著一個課題的科技研究活動，形成一套在程序上和內容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機整體。在各種類型的科技文獻中，唯一直接記錄和儲備 原生信息 的只有客戶檔案?？萍紮n案的情報功能，是指科技檔案的內容信息在科技、生產(chǎn)活動中所具有的 科技參考作用和科技交流作用?？茖W技術同生產(chǎn)力諸要素的結合，其“媒介”多種多樣，而其重要的“媒介”之一就是 科技檔案?？萍紮n案收集工作主要包括：科技文件歸檔、基礎檔案部門收集工作 和檔案館的收集工作?？萍嘉募w檔制度是一項 科技管理 制度，有事一項科技文件管理制度。凡需歸檔的科技文件，一般歸檔一份，使用頻繁的應歸檔 2份以上?？萍嘉募w檔工作應由相關的 科技業(yè)務部門 承擔。1辦理科技文件歸檔手續(xù)主要包括兩個方面：一是：編寫歸檔情況簡要說明 ；二是填寫歸檔文件移交清單。1經(jīng)國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》指出：“各單位應當把科技材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計劃，列入有關部門有關人員的職責范圍?！边@個規(guī)定的基本精神是，科技文件的形成、積累、整理、歸檔是 科技人員 的職責。1從2006年開始，安徽省委、省政府在全省范圍內實施了檔案管理模式改革。改革的內容之一就是調整科技檔案的歸屬與流向，將科技檔案由原先的科技專業(yè)檔案館保管改變?yōu)橛?國家綜合檔案館 保管。1科技檔案管理工作，包括系統(tǒng)整理和 科學編目 兩部分。1型號分類法 是以一個型號產(chǎn)品的科技檔案作為分類單元，對產(chǎn)品檔案進行具體的類別劃分。1設備檔案的基本分類方法是型號分類法，不同單位和不同設備的檔案，其分類方法有所差異，具 體的分類形式一般有兩種，一種是性質——型號分類法，另一種是 工序—型號分類法。1對于同型號多臺設備的隨機文件，不必每臺復制一套組卷、歸檔，只需立卷、歸檔 一臺設備 的全部隨機文件材料，其他各臺設備的案卷中，注明這些隨機文件材料在哪一卷即可。1對于因產(chǎn)品和設備的革新、改進、工程及設備的管理、維修所形成的心的文件材料，應 單獨組成案卷，不必對前期已組成的案卷進行拆卷。1底圖以 張 為單位單獨保存和管理。科技檔案號，是指保管單位的 編號或代號。2科技檔案號是檔案部門用來反饋科技檔案分類層次和保管單位排列順序的一組符號，是 科技檔案分類號和保管單位順序號 的組合體。二、多項選擇題科技檔案具有（ABCD）等功能。A知識儲備 B依據(jù)憑證 C情報 D促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益科技文件歸檔制度的內容，一般包括科技文件歸檔范圍、（ABC）和歸檔要求。A歸檔時間 B歸檔份數(shù) C歸檔要求 D隨時歸檔國家綜合檔案館接收科技檔案，實行（ABC）A無償進館制 B現(xiàn)骨干單位主送制 C補送制 D歸檔制三、簡答簡述科技檔案的概念和涵義科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。涵義：第一，定義闡述了科技檔案產(chǎn)生的領域和內容性質，規(guī)定了科技檔案同其他檔案在性質上的區(qū)別；第二，定義明確了科技檔案是生產(chǎn)、科研及基建活動的原始記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質上的區(qū)別；第三，定義規(guī)定了科技檔案是對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料，指出了科技檔案同一般科技文件材料的區(qū)別；科技檔案的主要種類有哪些？主要包括工業(yè)生產(chǎn)技術檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、設備儀器當那、科學技術研究檔案、地質檔案、測繪檔案、醫(yī)學科技檔案等專業(yè)技術檔案。確定科技文件歸檔范圍的基本方法是什么？答：（1）研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應包括哪些方面的科技文件。（2）掌握本單位的基本職能情況，將本單位在基本職能活動中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動進行的其他科技、生產(chǎn)活動中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。（3）正確劃分本單位科技資料、科技文件與文書檔案材料的界限。（4）根據(jù)國家及專業(yè)主管部門確定的文件歸檔范圍，結合本單位實際，確定具體的科技文件歸檔范圍。科技文件歸檔時間最常見的有哪些種？ 答：科技文件的歸檔時間最常見的有以下5種：（)在項目全部結束時間歸檔；（)按工作階段歸檔（)按子項結束時間歸檔（)按歸檔（)隨時歸檔：A科技文件復制部門同科技檔案部門合一的設計單位施工圖 B機密性較強的特殊科技文件 C 外來文件（如外購設備的隨機圖樣和文字說明材料，委托單位設計的科技文件等）基層檔案部門對科技檔案的收集應注意哪些問題？ 答：（)要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則；集中統(tǒng)一管理檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。（)要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律各單位制定的有關收集工作及科技文件資料的歸檔制度，必須符合科研、生產(chǎn)、建設活動的規(guī)律性，要根據(jù)科研、生產(chǎn)、建設活動的工作程序和科技文件材料形成過程，具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間，這樣才能做到集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整與安全，又不影響現(xiàn)行工作的使用；（)要保證科技檔案的完整、準確。完整、準確的科技檔案，可以充分發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲備作用；不完整、不準確的科技檔案，其價值大大降低，影響其憑證、查考作用的發(fā)揮，有時還會起反作用；基層檔案部門收集科技檔案的方法和措施有哪些？ 答：（)按照歸檔制度的規(guī)定接受科技文件資料歸檔；（)納入計劃管理，實行多種方式結合的收集方法；（)確定和疏通科技檔案收集渠道，定向定內容收集；（)抓住重要環(huán)節(jié)和關鍵階段進行收集；總之，科技檔案收集的方法和措施，需要檔案工作著根據(jù)各單位工作情況，把握時機，不斷調整。既保證科技檔案的政策適用，又能及時、完整、準確地把需要歸檔的科技檔案集中到大難部門，實現(xiàn)科技檔案的集中統(tǒng)一管理?？萍紮n案整理工作的原則是什么？答：科技檔案整理工作的原則是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的有機聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎，對科技檔案進行分門別類地整理，便于報關和利用?？萍紮n案分類的基本要求是什么？答：科技檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動的性質和特點；在一個單位內部和一個專業(yè)系統(tǒng)內部，同一科技檔案的分類標準應該一致；分類的層次類目要簡明，不宜過多過繁；分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實行標準化?？萍紮n案分類方案編制應注意的問題和步驟有哪些？答 ：在編制方案時，首先要了解和掌握庫藏科技檔案的內容構成和形成特點；其次要明確明確的分類標準和分類方法；第三是設置科學、合理的類目體系，并以文字和退表的形式將其表達出來。步驟如下：（)根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設置大類，有多少科技檔案就設置多少個大類；（)在每個大類中，根據(jù)科技檔案的內容構成和形成特點，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類系展開，設置相應的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構成一個完整的類系；（)給每一個類目以規(guī)定的代字和代號；（)將形成的類目體系用文字或圖表形式表達出來；（)撰寫說明，指出分類方案的編制依據(jù)，分類標準、類目代字或代號的使用方法等基層檔案部門對科技檔案的分類，應該在分類方案的指導下分哪兩步進行？答：第一步，對庫藏的全部檔案，按種類劃分大類；將全部科技檔案劃分為：產(chǎn)品檔案類、基建檔案類、科研檔案類、設備檔案類等；第二步，對沒匯總科技檔案進行分類；最基本的方法有六種：工程項目分類法；型號分類法；課題分類法；專業(yè)分類法；時間分類法；地域分類法；1工程項目分類法的涵義和特點是什么？答：工程項目分類法是在本單位全部檔案范圍內，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案類別。它適用于對基本建設檔案的分類；特點：同一個工程項目的全部科技檔案集中在一起，不突破工程項目界限，反映一個工程項目的全貌，便于按照工程項目查找和利用有關的科技檔案。1型號分類法的涵義和特點是什么？答：它適用用對產(chǎn)品檔案和設備檔案進行分類，型號分類法就是對本單位全部產(chǎn)品檔案或設備檔案，以各個型號的產(chǎn)品或設備為分類單元，劃分科技檔案；特點：同一個型號的產(chǎn)品檔案或設備檔案集中在一起，保持其完整成套，反映一個產(chǎn)品或一個設備的全貌及其內部組件、部件之間的結構隸屬關系，便于成套地利用產(chǎn)品檔案和設備檔案；1課程分類法的涵義和特點是什么？答：它適用于對科研檔案進行分類。它是在全部科研檔案的范圍內，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案類別的方法；特點是便于實現(xiàn)一個研究課題檔案材料的成套集中管理；1專業(yè)分類法的涵義及適用對象是什么？答：它是按照科技檔案所反映的專業(yè)性質，進行類別劃分的辦法。這種分類的方法適用于其對象和內容標準化、通用化或互換性較強的科技檔案。適用于從專業(yè)角度利用科技檔案的企、事業(yè)單位。1時間分類法的涵義及特點是什么？答：它是按照科技檔案形成時間或檔案內容所反映的時間性進行類別劃分的方法。特點是把相同時間內形成的或反映相同時間的科技檔案集中歸類，便于從歷史聯(lián)系的角度縱向地分析研究相關時間內的氣象現(xiàn)象、水文現(xiàn)象和地震現(xiàn)象，探索其演變發(fā)展的規(guī)律性。1地域分類法的涵義和適用對象是什么？答：它是根據(jù)科技檔案內容所反映的地域性劃分其類別。比如：氣象檔案、水文檔案、地震檔案等。水文、地質、地震等現(xiàn)象，在內容和形成方面具有鮮明的地域特征。因此，這些種類的科技檔案適用于采用地域分類法進行分類。1性質——工程項目分類法的涵義和適用對象是什么？答：這種分類方法是以工程項目為基礎，結合工程項目的使用性質或專業(yè)性質進行分類。企業(yè)、事業(yè)單位的基建檔案最適合采用這種分類方法；1流域（水系）—工程項目分類法的適用對象和優(yōu)點是什么？答：這種分類方法，一般適用于中型水利設計部門和水利管理規(guī)劃部門。這種分類的優(yōu)點是體現(xiàn)了科技檔案的成套性，不論是科技檔案的分類，還是科技檔案的排列，都保持了一個工程項目檔案材料的集中和成套。1科研檔案的分類為什么要采用課題分類法？答：由于科技研究活動一般都是在專業(yè)范圍內分課題進行的，而且許多科技研究單位的科室機構設置也是按照專業(yè)劃分的，所以科研檔案較常采用的具體分類方法是專業(yè)——課題分類法。科技檔案案卷的基本特征是什么？答：案卷是一組具有有機聯(lián)系的、價值和密級大體相同的科技文件材料的集合體，其基本特征有：（)案卷是一組具有有機聯(lián)系的科技文件（)案卷內的科技文件有一個相對的數(shù)量界限；（)一個案卷內科技文件的保存價值大體相同；2簡述產(chǎn)品、設備儀器文件的組卷方法。答：產(chǎn)品、設備儀器文件（特別是圖紙部分）按其反映的不同部件、結構、系統(tǒng)分別組成案卷。如一臺機床設備，是由床身、傳動機構、變速機構、進給箱、升降臺、電氣系統(tǒng)、潤滑系統(tǒng)等部分組成，各部分的文件材料，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成保管單位。2簡述基建工程科技文件的組卷方法。答：基建工程的科技文件（特別是圖紙部分），按其反映的不同專業(yè)，分別組成案卷。如一般建筑工程是由建筑、結構、電氣、水暖、通風等不同專業(yè)組成的，各專業(yè)的科技文件，是有機聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。2簡述科研課題科技文件的組卷方法?？蒲姓n題的科技文件可以按其反映的不同研究階段，分別組成案卷。如科研課題一般分準備階段、研究階段、總結鑒定接管等程序，各不同階段的科技文件事由及聯(lián)系的整體，可分別組成案卷。2產(chǎn)品、設備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何組卷？答：產(chǎn)品、設備、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同問題或不同名稱，分別組卷。在科技文件材料組卷中要合理解決遇到的問題：(１)同型號的多臺設備隨機文件材料，不必每臺復制一套材料組卷，只立卷一臺設備的隨機文件材料即可。(２)對于產(chǎn)品和設備因革新、改進所形成的一些新科技文件材料，應單獨組卷，不必拆原已組好的卷。(３)對產(chǎn)品、工程設計以及專用設備中采用的標準圖、通用圖，也不必復制一套組卷，只需在卷內目錄中注明所采用的圖紙名稱、圖號及檔號即可。(４)與產(chǎn)品、科研、基建項目、設備儀器關系密切的管理性文件，應列入產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設備儀器類中組卷。(5)底圖以張為單位單獨保存和管理。(6)技術改造和技術引進項目中的成套科技文件可以不拆散組卷；2科技檔案卷內文字材料排列的方法有哪些？答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件資料排在后面；(2)按時間順序排列：即安科技文件資料的形成時間順序依次排列；（3）按邏輯關系排列：如來文和復文，則復文在前，來文在后；正本和原稿，則正本在前，原稿在后；（4）有譯文的外文資料，一般要求譯文材料在前，其相對應的原文材料在后；2簡述科技檔案案卷的排列方法。答：案卷排列的基本方法包括：分類排列和流水號排列法；分類排列：即按照科技檔案的內容及科學分類體系對案卷進行排列，并將其存放在庫房柜架的規(guī)定位置上；流水號排列法：即按照科技檔案案卷在登記薄中的登記順序號進行案卷排列； 案卷排列的具體方法：（1）產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設計（含初步設計、技術設計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結構排列。（2）科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。（3）基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工