檔案管理細(xì)則(編輯修改稿)
2024-12-13 06:25 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。 3．每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 4．保管期限長(zhǎng)于一年的文件原則上第一年存放于公司內(nèi)部檔案室，第二年起移交至公司外置檔案室存放。移交檔案時(shí) 必須填寫移交清冊(cè) ,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名。移交清單由行政部與檔案室各自存檔。 第五章 檔案名稱、編號(hào) 第十五條 檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 第十六條 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 第十七條 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬 定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 第十八條 檔案編號(hào)原則 1．公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào) —— 類別號(hào) —— 年度 —— 保管期限 —— 文件類型 —— 盒號(hào) —— 件號(hào)”。 2．每一歸檔文件首頁(yè)前附上《歸檔文件封面》 。 3．每一檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時(shí)依序編號(hào)。 4．檔號(hào)的表示方式如下：招標(biāo)采購(gòu)公司 abccccdef(g)0000 1)“招標(biāo)采購(gòu)”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號(hào) 2)“ ab”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號(hào)。如：行政類、人事類、招標(biāo)類、財(cái)務(wù)類等等。 以 部門拼音首字母大寫表示。 3)“ cccc”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在年度，以 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如： 2020。 4)“ de”表示保管期限。如：長(zhǎng)期、二年。 5)“ fg”表示類型名稱（大類 /小類）。例如：財(cái)務(wù)部月報(bào)，招商進(jìn)度表，會(huì)議記錄等等。 6)“ 00—— 00”表示文件檔號(hào)。即盒號(hào)、件號(hào)。 5．新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序，以此來(lái)編列檔號(hào)。 6．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。 7．檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。 第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條 歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目 （見附表一）。 4 第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫 。請(qǐng)將卷內(nèi)目錄放在卷首。 第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無(wú)限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。 第二十二條 裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案 盒盒脊》。填寫時(shí)須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。 第二十三條 不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。 第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。 第二十六條 檔案的保管期限。 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特者之外，一般為分二年、長(zhǎng)期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、 政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長(zhǎng)期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。 1
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