檔案管理細則-文庫吧資料
2024-11-15 06:25本頁面
【正文】 ，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。 第三十一條 檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。如需借閱非本部門的檔案材料的 ，還應(yīng)有相關(guān)部門負責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。借閱資料須當天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 4．“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。 2．“機密”文書含：公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、招標方案及預(yù)決算書、公司章程、董事長會議紀要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。 第八章 檔案密級 第二十七條 公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。 7) 預(yù)算、決算書類； 8) 會計憑證； 9) 事業(yè)計劃資料； 10) 期滿或解除之合約； 2．二年保存： 1) 結(jié)案后無長期保存必要者。介于兩種保管期限的，保管期限從長。 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特者之外，一般為分二年、長期兩種。 從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。 第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。填寫時須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制，以裝滿一盒為準。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。 4 第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。 第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條 歸檔文件應(yīng)逐件編目。 6．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列。即盒號、件號。例如：財務(wù)部月報，招商進度表，會議記錄等等。如：長期、二年。 3)“ cccc”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在年度，以 4 位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如： 2020。如：行政類、人事類、招標類、財務(wù)類等等。 3．每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號。 第十八條 檔案編號原則 1．公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號 —— 類別號 —— 年度 —— 保管期限 —— 文件類型 —— 盒號 —— 件號”。 第十六條 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。移交清單由行政部與檔案室各自存檔。 4．保管期限長于一年的文件原則上第一年存放于公司內(nèi)部檔案室，第二年起移交至公司外置檔案室存放。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。 第十四條 檔案的保管 1．防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2．公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號 +文件標題”。 2．移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫移交清冊 （見附件三） ,一式兩份，寫明案卷標題 ,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時間 ,交接雙方要簽名。 12．文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 10．歸檔材料必須文字清楚，嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。 9．歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 7．歸檔材料的
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