檔案管理實施細(xì)則word版-文庫吧資料
2025-07-29 18:42本頁面
【正文】 ccccdef(g)00 00 1) ―商管公司 ‖表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號 2) ―ab‖表示文檔歸屬部門名稱，即類別號。 2． 每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。 第十七條 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第五章 檔案名稱、編號 第十五條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防 水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。 第十四條 檔案的保管 1． 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2． 公司應(yīng)有場地和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。存檔后，電子文檔之文件名，更改為 ―檔案號 +文件標(biāo)題 ‖。 2． 移交檔案時，應(yīng)同時移交相關(guān)文件的電子文檔。接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫移交清冊 ,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時間 ,交接雙方要簽名。 12． 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 10． 歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。 9． 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 7． 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。 5． 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。 第十二條 歸檔文件的整理 1． 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。做歸 檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專 (兼 )職文書集中統(tǒng)一歸卷。 第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條 各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室
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