【文章內(nèi)容簡介】 控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要歸檔的檔案向公司檔案室移交。柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。（三）業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案的二級門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。（四）科技檔案基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項目資料在工程竣工驗收結(jié)算后5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財會、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。（五）聲像檔案聲像檔案于攝錄完成后5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。（六）實物檔案實物檔案取得后立即移交公司檔案室。第三節(jié) 歸檔要求第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營活動狀況且具有查考利用價值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營活動的系統(tǒng)性和完整性。第十二條 各部室經(jīng)營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進(jìn)行折疊等。部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。第四節(jié) 檔案整理第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會計檔案，由計劃財務(wù)部和貸款財務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。第二十條 檔案整理具體工作包括：（一）文件修整主要是對歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對破損文件進(jìn)行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。（二）文件裝訂文件裝訂的目的在于從實體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。（三）文件分類歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問題）分類。（四）文件排列排列原則：堅持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。（五）文件編號件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號就應(yīng)在同一保管期限同一的一個機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內(nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、室編件號等。（六）編制歸檔文件目錄依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號、保管期限、起止件號、盒號等。填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。第五節(jié) 檔案保管第二十三條 保管期限依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的、對公司的建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對公司具有利用、查考價值的，應(yīng)酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。第二十四條 保管要求（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進(jìn)行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時修補或復(fù)制。（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。第六節(jié) 檔案利用第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)