公司檔案管理規(guī)定范文(編輯修改稿)
2024-09-02 13:40 本頁面
【文章內容簡介】 料的分類與歸檔 1. 公司檔案資料的分類根據(jù)公司的實際情況及檔案資料的查找實用性歸檔。 2. 公司 檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。 七、檔案資料的保存期限 ? 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： ? 永久保存： (1)公司章程 。(2)股東名簿 。(3)組織規(guī)程及辦事細則 。(4)董事會及 股東會紀 錄 。(5)財務報表 。(6)政府機關核準文件 。(7)不動產所有權狀及其他債權憑證 。(8)工程設計圖 。(9)工程資料及業(yè)主資料檔案 。(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 10 年保存： (1)預算、決算書類 。(2)會計憑證 。(3)事業(yè)計劃資料 。(4)其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書。 5 年保存： (1)期滿或解除之合約 。(2)其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。 1 年保存：結案后無長期保存必要者。 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 七、檔案的借閱 檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。 借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材 料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責人批準 。借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)借閱的檔案資料的部門負責人及公司總經(jīng) 理 /副總經(jīng)理批準 。借閱詳細的業(yè)主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經(jīng)理 /總經(jīng)理批準后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司總經(jīng)理 /副總經(jīng)理批準。 借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理 員催還。需要長期借出的，須經(jīng)公司總經(jīng)理 /副總經(jīng)理批準。 借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污 文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。 借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。 會計檔案由財務部自行保管。會計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財 務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公 文，并經(jīng)公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司 。如需摘抄、復印，應經(jīng)財務負責人同意方可辦理。 八、檔案的銷毀 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀 。一般的檔案資料，由副總經(jīng)理
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