【文章內(nèi)容簡介】 征。所謂隨機性，是指事先未預(yù)計到的、突然發(fā)生的、需要秘書隨機處理的活動，如臨時受命調(diào)查某一事件，為臨時決定召開的會議準(zhǔn)備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關(guān)資料等等。第六章 秘書工作的基本規(guī)律和發(fā)展趨勢規(guī)律是在物之間內(nèi)在的本質(zhì)聯(lián)系秘書工作作為一種客觀存在的社會現(xiàn)象，工作在運行中有著本質(zhì)的、固有的聯(lián)系。“雙線”規(guī)律、輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律、跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動說是比較有代表性的規(guī)律總結(jié)，其中輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律的表述更為清晰嚴(yán)密。目前，秘書工作正向職業(yè)化、現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化、國際化的趨勢發(fā)展。“雙線”規(guī)律：發(fā)掘最基本矛盾輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律：科學(xué)的結(jié)晶跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動說：基本規(guī)律第七章 秘書的基本職能秘書職能是秘書職業(yè)活動的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。各種教材對秘書職能的認(rèn)定各不相同。我們認(rèn)為秘書的基本職能應(yīng)該是輔助決策、參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)。四大職能各有側(cè)重，但是相互聯(lián)系、相互滲透，共同構(gòu)成秘書職能的基本內(nèi)涵。輔助決策： 所謂輔助決策就是在決策的全過程中，在知識（包括理論），能力（包括技術(shù)），經(jīng)驗和經(jīng)歷等方面予決策主體全面的補充以提高決策的科學(xué)性和時效性。輔助決策的職能基礎(chǔ) 秘書輔助決策的職能是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領(lǐng)導(dǎo)提供有效的依據(jù) 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內(nèi)容決策準(zhǔn)備階段的秘書工作：確定目標(biāo)、擬定法案指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策前的整個過程 決策確定階段的秘書工作：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對決策方案進行判斷和選擇，做出決策的過程決策實施階段的秘書工作：協(xié)調(diào)者 秘書輔助決策的特點： 輔助的全過程性 輔助的經(jīng)常性 輔助的協(xié)調(diào)性 參謀咨詢特點：從屬性 隨機性 權(quán)變形 秘書參謀咨詢職能的體現(xiàn) 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協(xié)調(diào)和查辦中參謀咨詢 5 事務(wù)性工作中參謀咨詢秘書發(fā)揮參謀咨詢職能中的注意問題（一）強化參謀意識，主動參謀咨詢。意識決定行為，秘書如果沒有參謀意識自然就不會有參謀行為。對秘書而言，謙虛謹(jǐn)慎是工作本色，但并不是事事謹(jǐn)小慎微，處處墨守成規(guī)。尤其在參謀服務(wù)上，更要敢為人先，勇于參謀，主動參謀，在參謀過程中不夾個人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態(tài)進諫、進言。（二）擺正位置，謀而不斷。秘書人員始終都處于輔助的位置，做到既參謀，又不越位。秘書部門的參謀作用是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的“出謀獻(xiàn)策”式的參謀作用，而不是指秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)“出謀劃策”。秘書人員在參謀咨詢的過程中只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)?！爸\而不斷”是秘書參謀活動的根本準(zhǔn)則。（三）講究參謀咨詢的方法和藝術(shù)。參謀咨詢的方法和藝術(shù)常常能決定參謀咨詢成敗。秘書人員要努力提高自身的素質(zhì)，適時、適地、適度地實現(xiàn)參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢利導(dǎo)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r機與領(lǐng)導(dǎo)交流。要注意應(yīng)用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故讓領(lǐng)導(dǎo)心情舒暢地接受建議和意見。溝通協(xié)調(diào)特點。綜合性 疏導(dǎo)性 隨機性 溝通協(xié)調(diào)的技巧 善于運用感情調(diào)控 2 把握好語言技巧 3 善于抓住時機處理事務(wù)特征：廣泛性 隨機性 圍核性秘書處理事務(wù)的類型 日常程序性事務(wù) 2 隨機偶發(fā)生性事務(wù) 3 領(lǐng)導(dǎo)交辦性事務(wù) 4 部門不管事務(wù)第八章 秘書工作方法秘書的工作方法，指的是表書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段?？茖W(xué)會理的方法有利提高工作效率，優(yōu)化效果。秘書的工作方法應(yīng)該遵循規(guī)范性、適應(yīng)性、靈活性的原則。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進諫、請示報告、溝通協(xié)調(diào)，時間管理法等。秘書的工作法指的是秘書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段，秘書工作的方法是與秘書的目標(biāo)、任務(wù)和職能緊密聯(lián)系在一起的。秘書確定工作方法的原則規(guī)范性原則適應(yīng)性原則靈活性原則秘書工作方法的獲得 在實踐中總結(jié)經(jīng)驗形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實踐相結(jié)合 3 秘書的工作方法要不斷創(chuàng)新中提高效率秘書工作方法舉要（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕在秘書的日常接待工作中，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕是非常重要的工作內(nèi)容之一，合理擋駕可以保證領(lǐng)導(dǎo)能擁有一個良好的辦公環(huán)境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。因此，秘書必須根據(jù)具體情況，權(quán)衡利弊，采取必要的擋駕的方法。秘書擋駕的范圍主要有；。對于無約來訪且急找額導(dǎo)者 秘書不能不假思索地直接引見，而應(yīng)模清情況，做到該見則引見，不該見則不引見，進行合理擋駕。、事務(wù)糾紛，消費投訴之類的來訪者。對于產(chǎn)品推銷人員，秘書人員應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況，或直接謝絕，或引導(dǎo)他們?nèi)ハ嚓P(guān)的部門。對于事務(wù)糾紛或消費投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請出領(lǐng)導(dǎo)人。、人才流動、產(chǎn)品開發(fā)等類的來訪者，在引見給領(lǐng)導(dǎo)之前，事先都必須征得領(lǐng)導(dǎo)同意。不得直接將來訪者引入領(lǐng)導(dǎo)辦公室。（三）來電過濾（四）領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)事務(wù)活動的過濾二 參謀進諫的方法 坦誠直言法 2 暗示法暗示是指秘書不直白地表達(dá)自己的觀點，而是用含蓄、間接的語言影響領(lǐng)導(dǎo)的心 理，使其對影書的本意能夠心領(lǐng)神會。工作中，有時難免會遇到主觀性很強、不大喜歡別人提不同意見的領(lǐng)導(dǎo)。也有時會遇到不能直言的特定場合。秘書要善于觀察、曲線求進，采用暗示的方法點到即止，讓領(lǐng)導(dǎo)心領(lǐng)神會。（三）因勢利導(dǎo)法（四）引經(jīng)據(jù)典法三 請示報告的方法 合理選擇請示報告的內(nèi)容 2 靈活把握輕視和報告的時機 3 找準(zhǔn)報告的對象四 溝通協(xié)調(diào)的方法 文件協(xié)調(diào)法 2 回憶協(xié)調(diào)法 3 信息協(xié)調(diào)法 4 時間管理法時間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時間法 統(tǒng)計時間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費太多時間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務(wù)繁重，如果完全被動地按事情發(fā)生或者任務(wù)下達(dá)的時間先后次序，可能會顧此失位，而運用AIC工作法，能夠抓住工作的關(guān)鍵，保證重點工作能及時完成，秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù) 1 建立臺帳法：使工作從雜亂無序中走向規(guī)范有序 追根溯源法：主要是用于領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類特殊事項處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供受高層次的服務(wù)。個人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務(wù)性工作，只有將有限的時間和精力集中處理重要事務(wù)，達(dá)到事半功倍的效果。綜合處理法：將事務(wù)性工作按照輕重規(guī)急的原則進行排到，優(yōu)免處理重要的急事。授權(quán)委托法第三篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料整理秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料秘書的涵義 P1（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位：政府秘書均屬國家公務(wù)員，秘書長屬政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員（4）社會職業(yè)：屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)），處理文書、事務(wù)的知識與能力，管理能力秘書的層次 P4 中國：①省、廳兩級為高級秘書②處、科兩級為中級秘書③科員級一下為初級秘書（基層機關(guān)和大多數(shù)小型企業(yè)由于級別和資金限制，無法任用高、中級秘書。三資企業(yè)是例外）國外（英國）自己看書P5 ①行政級：名牌大學(xué)且專業(yè)訓(xùn)練，不得參與政黨活動 ②執(zhí)行級：文官學(xué)院或行政學(xué)院 ③文書級：大專畢業(yè)生④助理文書級：高中畢業(yè)生經(jīng)過短期職業(yè)培訓(xùn)秘書的工作內(nèi)容（辦文、辦會、辦事）P7（1）文書撰寫：上司口述或會議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等（2）文書制作：打字、復(fù)印、編排、裝訂等（3)文書處理：收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等（4）檔案管理：歸檔、鑒定、管理、提供等（5）會議組織：準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等（6)調(diào)查研究：計劃、實施、分析、研究等（7）信息資料工作：收集、整理、提供、儲存等（8）信訪工作：群眾來信來訪、或顧客投訴處理等（9）接待工作：日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)等（10）協(xié)調(diào)工作：政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等（11）督察工作：政策推行、或決議實施的督促、檢查等（12）日程安排：為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等（13）日常事務(wù)：通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等（14）辦公室管理：環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費等（15）其他臨時交辦事項秘書工作的作用 P10（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用秘書學(xué)的研究對象P14 ①秘書工作：內(nèi)容、規(guī)律、要求、機構(gòu)、職能、程序、方法 ②秘書人員：知識、技能、素質(zhì)、職業(yè)道德我國秘書工作職能的轉(zhuǎn)變 P19（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?，又?jǐn)M制方案（2）輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息（4）計劃工作，由重在層層傳達(dá)計劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵毩⑵髣澝貢c秘書工作的起源 P28（1）古代秘書的工作名不符實，只能從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。從“輔助管理、處理文書”角度出發(fā)，秘書的起源可以追溯到黃帝時代。上古時代的“史官”和“納言”可以看作是最早的秘書官。（2）文書工作隨著文字的出現(xiàn)、國家的產(chǎn)生而產(chǎn)生。最初的文書工作是有人去制作、處理和保管國家進行管理需要的有內(nèi)容、有條理、有一定形式的文書。夏朝出現(xiàn)公務(wù)文書——典志，管理典志的官職為——太史令；《尚書》是現(xiàn)存我國最早的政治文件匯編，其內(nèi)容大部分是帝王對臣民的訓(xùn)令、文告和出征前的誓詞。信訪工作此時也有了起端外國秘書工作的特點和趨勢 P43 特點：普遍化（輔助性強工作適應(yīng)面廣）、年輕化、女性化 趨勢：①由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型（辦公自動化程度提高，許多事務(wù)型工作如記錄、謄寫、校對、報表、檔案使用電腦越來越多的秘書進入高級秘書階層）②秘書工作日益專業(yè)化：分工日細(xì)，技術(shù)要求越來越高 ③秘書人員高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化秘書工作機構(gòu)的設(shè)置原則 P50（1）精簡原則（提高工作效率，避免人浮于事）（2）縱向?qū)哟伪M量少（上下溝通方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義）（3）橫向幅度可適當(dāng)加大（秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜）這是由秘書工作的特點決定的，也是由國家行政機關(guān)明文規(guī)定的秘書工作機構(gòu)的名稱與組織形式P51 名稱：①秘書長或辦公廳主任領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳（室），其名稱由機關(guān)、單位或首長名稱加秘書機構(gòu)名稱兩部分組成（國務(wù)院辦公廳）：通關(guān)政策研究、日常行政與機關(guān)事務(wù)②以“秘書”命名的局、處、科、室、股，統(tǒng)轄于機關(guān)、單位或辦公廳之下，負(fù)責(zé)文書、會務(wù)、聯(lián)絡(luò)、接待 組織形式：分理制或綜理制①分理制：中央的秘書工作機構(gòu)“辦公廳”（部級機構(gòu)）國務(wù)院辦公廳分設(shè)秘書局、機要局、信訪局省、部的秘書工作機構(gòu)“辦公廳”（廳局級）市政府辦公廳分設(shè)秘書處、機要處、信息處余下等級為“辦公室”②綜理制：所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理。下面不在分設(shè)部門（工作量不太大的機關(guān)）社會團體的秘書工作機構(gòu)秘書工作機構(gòu)的職能 P54（1）助手職能：表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；承領(lǐng)導(dǎo)之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。（2）參謀職能：表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策；參與研究情況，提出分析或預(yù)測意見；應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計劃或?qū)嵤┓桨?；對下屬組織或部門各種文件中的問題或差錯提出解決建議或修改意見；對領(lǐng)導(dǎo)未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變計劃或彌補措施；收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)再決策提供依據(jù)。（3）樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在：向下級傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)部門各種書面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令；向下級轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)和政府機關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件；向下級轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價值的文件；向領(lǐng)導(dǎo)部門呈報下級的書面請示和報告（4）協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負(fù)有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。具體表現(xiàn)見書（5）保密職能：秘書部門在機關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能，主要表現(xiàn)見書（6）公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公關(guān)關(guān)系的職能。秘書部門應(yīng)本著“廣結(jié)良緣、內(nèi)求團結(jié)、外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系1秘書工作機構(gòu)成員P58 ①不同層次要求：高、中、基層②群體優(yōu)化：科學(xué)組合應(yīng)遵從“異質(zhì)結(jié)合” ； 合理分工，密切合作 ； 不僅在組合之際，還要在運用過程中優(yōu)化1秘書人員的自我管理P62一、工作管理：首先要有明確的工作計劃。其次是要區(qū)分輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。但無論做什么都要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。二、行為管理：秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工會對象、不同的工作環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞健Ｃ貢鍪赂蓛衾?，動作?zhǔn)確到位。秘書還應(yīng)做到任何場合都不能背后議論上司的長短，不談?wù)摶蛐孤秳e人的隱私。三、時間管理：秘書應(yīng)科學(xué)地支配時間和充分地利用時間。大段或小段時間應(yīng)用，控制工作時間的彈性幅度四、辦公環(huán)境管理；秘書應(yīng)注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理（提前15分到辦公室打掃）。1氣質(zhì)與性格 P74 現(xiàn)代心理學(xué)家把氣質(zhì)解釋為人的心理活動的強度、速度、靈敏度等典型的、穩(wěn)定的心理特征。氣質(zhì)表現(xiàn)為人的感受性（感覺能力的大?。⒛褪苄裕ǜ杏X的強化或消退）、敏捷性（言語、動作、記憶、思考、注意力轉(zhuǎn)移的快慢）、可塑性（根據(jù)外界事物變化而改變自己適應(yīng)性行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強弱和情緒表現(xiàn)的強烈程度）、傾向性（情緒、言語、動作等反應(yīng)傾向于外或是傾向于內(nèi)）。氣質(zhì)和性格的關(guān)系氣質(zhì)部分地決定或構(gòu)成了人的性格。膽汁質(zhì)的人勇猛、果斷、頑強，但是暴躁粗心；多血質(zhì)的人熱情、開朗、活躍，多變、缺乏毅力；粘液質(zhì)的人溫順、隨和、文雅，但膽小、猶豫不決；抑郁質(zhì)的人冷靜、細(xì)心、堅定但固執(zhí)己見。氣質(zhì)是先天性的、遺傳的，性格雖與氣質(zhì)有關(guān)，卻在更大程度上受后天影