【文章內(nèi)容簡介】 征。所謂隨機(jī)性，是指事先未預(yù)計(jì)到的、突然發(fā)生的、需要秘書隨機(jī)處理的活動(dòng)，如臨時(shí)受命調(diào)查某一事件，為臨時(shí)決定召開的會(huì)議準(zhǔn)備材料，向突然到來的上級(jí)視察人員提供有關(guān)資料等等。第六章 秘書工作的基本規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)規(guī)律是在物之間內(nèi)在的本質(zhì)聯(lián)系秘書工作作為一種客觀存在的社會(huì)現(xiàn)象，工作在運(yùn)行中有著本質(zhì)的、固有的聯(lián)系?！半p線”規(guī)律、輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律、跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)說是比較有代表性的規(guī)律總結(jié)，其中輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律的表述更為清晰嚴(yán)密。目前，秘書工作正向職業(yè)化、現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化、國際化的趨勢(shì)發(fā)展?！半p線”規(guī)律：發(fā)掘最基本矛盾輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律：科學(xué)的結(jié)晶跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)說：基本規(guī)律第七章 秘書的基本職能秘書職能是秘書職業(yè)活動(dòng)的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。各種教材對(duì)秘書職能的認(rèn)定各不相同。我們認(rèn)為秘書的基本職能應(yīng)該是輔助決策、參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)。四大職能各有側(cè)重，但是相互聯(lián)系、相互滲透，共同構(gòu)成秘書職能的基本內(nèi)涵。輔助決策： 所謂輔助決策就是在決策的全過程中，在知識(shí)（包括理論），能力（包括技術(shù)），經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷等方面予決策主體全面的補(bǔ)充以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。輔助決策的職能基礎(chǔ) 秘書輔助決策的職能是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領(lǐng)導(dǎo)提供有效的依據(jù) 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內(nèi)容決策準(zhǔn)備階段的秘書工作：確定目標(biāo)、擬定法案指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策前的整個(gè)過程 決策確定階段的秘書工作：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)決策方案進(jìn)行判斷和選擇，做出決策的過程決策實(shí)施階段的秘書工作：協(xié)調(diào)者 秘書輔助決策的特點(diǎn)： 輔助的全過程性 輔助的經(jīng)常性 輔助的協(xié)調(diào)性 參謀咨詢特點(diǎn)：從屬性 隨機(jī)性 權(quán)變形 秘書參謀咨詢職能的體現(xiàn) 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協(xié)調(diào)和查辦中參謀咨詢 5 事務(wù)性工作中參謀咨詢秘書發(fā)揮參謀咨詢職能中的注意問題（一）強(qiáng)化參謀意識(shí)，主動(dòng)參謀咨詢。意識(shí)決定行為，秘書如果沒有參謀意識(shí)自然就不會(huì)有參謀行為。對(duì)秘書而言，謙虛謹(jǐn)慎是工作本色，但并不是事事謹(jǐn)小慎微，處處墨守成規(guī)。尤其在參謀服務(wù)上，更要敢為人先，勇于參謀，主動(dòng)參謀，在參謀過程中不夾個(gè)人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態(tài)進(jìn)諫、進(jìn)言。（二）擺正位置，謀而不斷。秘書人員始終都處于輔助的位置，做到既參謀，又不越位。秘書部門的參謀作用是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的“出謀獻(xiàn)策”式的參謀作用，而不是指秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)“出謀劃策”。秘書人員在參謀咨詢的過程中只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)。“謀而不斷”是秘書參謀活動(dòng)的根本準(zhǔn)則。（三）講究參謀咨詢的方法和藝術(shù)。參謀咨詢的方法和藝術(shù)常常能決定參謀咨詢成敗。秘書人員要努力提高自身的素質(zhì)，適時(shí)、適地、適度地實(shí)現(xiàn)參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢(shì)利導(dǎo)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)與領(lǐng)導(dǎo)交流。要注意應(yīng)用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故讓領(lǐng)導(dǎo)心情舒暢地接受建議和意見。溝通協(xié)調(diào)特點(diǎn)。綜合性 疏導(dǎo)性 隨機(jī)性 溝通協(xié)調(diào)的技巧 善于運(yùn)用感情調(diào)控 2 把握好語言技巧 3 善于抓住時(shí)機(jī)處理事務(wù)特征：廣泛性 隨機(jī)性 圍核性秘書處理事務(wù)的類型 日常程序性事務(wù) 2 隨機(jī)偶發(fā)生性事務(wù) 3 領(lǐng)導(dǎo)交辦性事務(wù) 4 部門不管事務(wù)第八章 秘書工作方法秘書的工作方法，指的是表書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段?？茖W(xué)會(huì)理的方法有利提高工作效率，優(yōu)化效果。秘書的工作方法應(yīng)該遵循規(guī)范性、適應(yīng)性、靈活性的原則。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進(jìn)諫、請(qǐng)示報(bào)告、溝通協(xié)調(diào)，時(shí)間管理法等。秘書的工作法指的是秘書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段，秘書工作的方法是與秘書的目標(biāo)、任務(wù)和職能緊密聯(lián)系在一起的。秘書確定工作方法的原則規(guī)范性原則適應(yīng)性原則靈活性原則秘書工作方法的獲得 在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實(shí)踐相結(jié)合 3 秘書的工作方法要不斷創(chuàng)新中提高效率秘書工作方法舉要（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕在秘書的日常接待工作中，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕是非常重要的工作內(nèi)容之一，合理擋駕可以保證領(lǐng)導(dǎo)能擁有一個(gè)良好的辦公環(huán)境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會(huì)遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會(huì)影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。因此，秘書必須根據(jù)具體情況，權(quán)衡利弊，采取必要的擋駕的方法。秘書擋駕的范圍主要有；。對(duì)于無約來訪且急找額導(dǎo)者 秘書不能不假思索地直接引見，而應(yīng)模清情況，做到該見則引見，不該見則不引見，進(jìn)行合理擋駕。、事務(wù)糾紛，消費(fèi)投訴之類的來訪者。對(duì)于產(chǎn)品推銷人員，秘書人員應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況，或直接謝絕，或引導(dǎo)他們?nèi)ハ嚓P(guān)的部門。對(duì)于事務(wù)糾紛或消費(fèi)投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請(qǐng)出領(lǐng)導(dǎo)人。、人才流動(dòng)、產(chǎn)品開發(fā)等類的來訪者，在引見給領(lǐng)導(dǎo)之前，事先都必須征得領(lǐng)導(dǎo)同意。不得直接將來訪者引入領(lǐng)導(dǎo)辦公室。（三）來電過濾（四）領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)事務(wù)活動(dòng)的過濾二 參謀進(jìn)諫的方法 坦誠直言法 2 暗示法暗示是指秘書不直白地表達(dá)自己的觀點(diǎn)，而是用含蓄、間接的語言影響領(lǐng)導(dǎo)的心 理，使其對(duì)影書的本意能夠心領(lǐng)神會(huì)。工作中，有時(shí)難免會(huì)遇到主觀性很強(qiáng)、不大喜歡別人提不同意見的領(lǐng)導(dǎo)。也有時(shí)會(huì)遇到不能直言的特定場合。秘書要善于觀察、曲線求進(jìn)，采用暗示的方法點(diǎn)到即止，讓領(lǐng)導(dǎo)心領(lǐng)神會(huì)。（三）因勢(shì)利導(dǎo)法（四）引經(jīng)據(jù)典法三 請(qǐng)示報(bào)告的方法 合理選擇請(qǐng)示報(bào)告的內(nèi)容 2 靈活把握輕視和報(bào)告的時(shí)機(jī) 3 找準(zhǔn)報(bào)告的對(duì)象四 溝通協(xié)調(diào)的方法 文件協(xié)調(diào)法 2 回憶協(xié)調(diào)法 3 信息協(xié)調(diào)法 4 時(shí)間管理法時(shí)間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時(shí)間法 統(tǒng)計(jì)時(shí)間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會(huì)排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費(fèi)太多時(shí)間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務(wù)繁重，如果完全被動(dòng)地按事情發(fā)生或者任務(wù)下達(dá)的時(shí)間先后次序，可能會(huì)顧此失位，而運(yùn)用AIC工作法，能夠抓住工作的關(guān)鍵，保證重點(diǎn)工作能及時(shí)完成，秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù) 1 建立臺(tái)帳法：使工作從雜亂無序中走向規(guī)范有序 追根溯源法：主要是用于領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類特殊事項(xiàng)處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供受高層次的服務(wù)。個(gè)人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務(wù)性工作，只有將有限的時(shí)間和精力集中處理重要事務(wù)，達(dá)到事半功倍的效果。綜合處理法：將事務(wù)性工作按照輕重規(guī)急的原則進(jìn)行排到，優(yōu)免處理重要的急事。授權(quán)委托法第三篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料整理秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料秘書的涵義 P1（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位：政府秘書均屬國家公務(wù)員，秘書長屬政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員（4）社會(huì)職業(yè)：屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)），處理文書、事務(wù)的知識(shí)與能力，管理能力秘書的層次 P4 中國：①省、廳兩級(jí)為高級(jí)秘書②處、科兩級(jí)為中級(jí)秘書③科員級(jí)一下為初級(jí)秘書（基層機(jī)關(guān)和大多數(shù)小型企業(yè)由于級(jí)別和資金限制，無法任用高、中級(jí)秘書。三資企業(yè)是例外）國外（英國）自己看書P5 ①行政級(jí)：名牌大學(xué)且專業(yè)訓(xùn)練，不得參與政黨活動(dòng) ②執(zhí)行級(jí)：文官學(xué)院或行政學(xué)院 ③文書級(jí)：大專畢業(yè)生④助理文書級(jí)：高中畢業(yè)生經(jīng)過短期職業(yè)培訓(xùn)秘書的工作內(nèi)容（辦文、辦會(huì)、辦事）P7（1）文書撰寫：上司口述或會(huì)議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等（2）文書制作：打字、復(fù)印、編排、裝訂等（3)文書處理：收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等（4）檔案管理：歸檔、鑒定、管理、提供等（5）會(huì)議組織：準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等（6)調(diào)查研究：計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等（7）信息資料工作：收集、整理、提供、儲(chǔ)存等（8）信訪工作：群眾來信來訪、或顧客投訴處理等（9）接待工作：日常來訪與計(jì)劃來訪接待、安排、服務(wù)等（10）協(xié)調(diào)工作：政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等（11）督察工作：政策推行、或決議實(shí)施的督促、檢查等（12）日程安排：為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等（13）日常事務(wù)：通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等（14）辦公室管理：環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等（15）其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)秘書工作的作用 P10（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用秘書學(xué)的研究對(duì)象P14 ①秘書工作：內(nèi)容、規(guī)律、要求、機(jī)構(gòu)、職能、程序、方法 ②秘書人員：知識(shí)、技能、素質(zhì)、職業(yè)道德我國秘書工作職能的轉(zhuǎn)變 P19（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?，又?jǐn)M制方案（2）輔助管理，由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息（4）計(jì)劃工作，由重在層層傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃秘書與秘書工作的起源 P28（1）古代秘書的工作名不符實(shí)，只能從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。從“輔助管理、處理文書”角度出發(fā)，秘書的起源可以追溯到黃帝時(shí)代。上古時(shí)代的“史官”和“納言”可以看作是最早的秘書官。（2）文書工作隨著文字的出現(xiàn)、國家的產(chǎn)生而產(chǎn)生。最初的文書工作是有人去制作、處理和保管國家進(jìn)行管理需要的有內(nèi)容、有條理、有一定形式的文書。夏朝出現(xiàn)公務(wù)文書——典志，管理典志的官職為——太史令；《尚書》是現(xiàn)存我國最早的政治文件匯編，其內(nèi)容大部分是帝王對(duì)臣民的訓(xùn)令、文告和出征前的誓詞。信訪工作此時(shí)也有了起端外國秘書工作的特點(diǎn)和趨勢(shì) P43 特點(diǎn)：普遍化（輔助性強(qiáng)工作適應(yīng)面廣）、年輕化、女性化 趨勢(shì)：①由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型（辦公自動(dòng)化程度提高，許多事務(wù)型工作如記錄、謄寫、校對(duì)、報(bào)表、檔案使用電腦越來越多的秘書進(jìn)入高級(jí)秘書階層）②秘書工作日益專業(yè)化：分工日細(xì)，技術(shù)要求越來越高 ③秘書人員高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則 P50（1）精簡原則（提高工作效率，避免人浮于事）（2）縱向?qū)哟伪M量少（上下溝通方便、及時(shí)，避免中間阻隔和官僚主義）（3）橫向幅度可適當(dāng)加大（秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜）這是由秘書工作的特點(diǎn)決定的，也是由國家行政機(jī)關(guān)明文規(guī)定的秘書工作機(jī)構(gòu)的名稱與組織形式P51 名稱：①秘書長或辦公廳主任領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳（室），其名稱由機(jī)關(guān)、單位或首長名稱加秘書機(jī)構(gòu)名稱兩部分組成（國務(wù)院辦公廳）：通關(guān)政策研究、日常行政與機(jī)關(guān)事務(wù)②以“秘書”命名的局、處、科、室、股，統(tǒng)轄于機(jī)關(guān)、單位或辦公廳之下，負(fù)責(zé)文書、會(huì)務(wù)、聯(lián)絡(luò)、接待 組織形式：分理制或綜理制①分理制：中央的秘書工作機(jī)構(gòu)“辦公廳”（部級(jí)機(jī)構(gòu)）國務(wù)院辦公廳分設(shè)秘書局、機(jī)要局、信訪局省、部的秘書工作機(jī)構(gòu)“辦公廳”（廳局級(jí)）市政府辦公廳分設(shè)秘書處、機(jī)要處、信息處余下等級(jí)為“辦公室”②綜理制：所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理。下面不在分設(shè)部門（工作量不太大的機(jī)關(guān)）社會(huì)團(tuán)體的秘書工作機(jī)構(gòu)秘書工作機(jī)構(gòu)的職能 P54（1）助手職能：表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；承領(lǐng)導(dǎo)之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會(huì)議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。（2）參謀職能：表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策；參與研究情況，提出分析或預(yù)測(cè)意見；應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨福粚?duì)下屬組織或部門各種文件中的問題或差錯(cuò)提出解決建議或修改意見；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變計(jì)劃或彌補(bǔ)措施；收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)再?zèng)Q策提供依據(jù)。（3）樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在：向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)部門各種書面指示、計(jì)劃、批示、通知以及口頭指令；向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件；向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價(jià)值的文件；向領(lǐng)導(dǎo)部門呈報(bào)下級(jí)的書面請(qǐng)示和報(bào)告（4）協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負(fù)有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。具體表現(xiàn)見書（5）保密職能：秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密會(huì)議、安排重要會(huì)晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能，主要表現(xiàn)見書（6）公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公關(guān)關(guān)系的職能。秘書部門應(yīng)本著“廣結(jié)良緣、內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系1秘書工作機(jī)構(gòu)成員P58 ①不同層次要求：高、中、基層②群體優(yōu)化：科學(xué)組合應(yīng)遵從“異質(zhì)結(jié)合” ； 合理分工，密切合作 ； 不僅在組合之際，還要在運(yùn)用過程中優(yōu)化1秘書人員的自我管理P62一、工作管理：首先要有明確的工作計(jì)劃。其次是要區(qū)分輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進(jìn)行。但無論做什么都要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。二、行為管理：秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工會(huì)對(duì)象、不同的工作環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞?。秘書要做事干凈利落，?dòng)作準(zhǔn)確到位。秘書還應(yīng)做到任何場合都不能背后議論上司的長短，不談?wù)摶蛐孤秳e人的隱私。三、時(shí)間管理：秘書應(yīng)科學(xué)地支配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。大段或小段時(shí)間應(yīng)用，控制工作時(shí)間的彈性幅度四、辦公環(huán)境管理；秘書應(yīng)注意對(duì)辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理（提前15分到辦公室打掃）。1氣質(zhì)與性格 P74 現(xiàn)代心理學(xué)家把氣質(zhì)解釋為人的心理活動(dòng)的強(qiáng)度、速度、靈敏度等典型的、穩(wěn)定的心理特征。氣質(zhì)表現(xiàn)為人的感受性（感覺能力的大?。?、耐受性（感覺的強(qiáng)化或消退）、敏捷性（言語、動(dòng)作、記憶、思考、注意力轉(zhuǎn)移的快慢）、可塑性（根據(jù)外界事物變化而改變自己適應(yīng)性行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強(qiáng)弱和情緒表現(xiàn)的強(qiáng)烈程度）、傾向性（情緒、言語、動(dòng)作等反應(yīng)傾向于外或是傾向于內(nèi)）。氣質(zhì)和性格的關(guān)系氣質(zhì)部分地決定或構(gòu)成了人的性格。膽汁質(zhì)的人勇猛、果斷、頑強(qiáng)，但是暴躁粗心；多血質(zhì)的人熱情、開朗、活躍，多變、缺乏毅力；粘液質(zhì)的人溫順、隨和、文雅，但膽小、猶豫不決；抑郁質(zhì)的人冷靜、細(xì)心、堅(jiān)定但固執(zhí)己見。氣質(zhì)是先天性的、遺傳的，性格雖與氣質(zhì)有關(guān)，卻在更大程度上受后天影