【文章內(nèi)容簡介】 項(xiàng))－《關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》主要職能：辦公程序。（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要；（3）掌?。洪_具企業(yè)一切對(duì)外證明，加蓋公章（需授權(quán)）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負(fù)責(zé)所有文件的打字、復(fù)?。唬?）制作總經(jīng)理會(huì)議邀請(qǐng)信，并擔(dān)當(dāng)該會(huì)議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達(dá)總經(jīng)理的各項(xiàng)工作指令，及時(shí)檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時(shí)提出解決的意見。兼管職能。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計(jì)：為企業(yè)提供各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字；（3）司機(jī)管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場(chǎng)分析、市場(chǎng)調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動(dòng)，P0P廣告設(shè)計(jì)、制作（7）不管部。總則：程序化、科學(xué)化；規(guī)范、高效；細(xì)心、創(chuàng)造性。小事不過日，大事不過周。秘書工作內(nèi)容政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）目前我國政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項(xiàng)：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公室管理和機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會(huì)議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費(fèi)用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差費(fèi)用報(bào)銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導(dǎo)間、上下級(jí)間、部門間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目、工作計(jì)劃的協(xié)調(diào)；公文、會(huì)議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達(dá)到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點(diǎn)環(huán)節(jié)：文件保密、會(huì)議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報(bào)道保密、計(jì)算機(jī)保密等）其他（照顧上司、輔導(dǎo)新秘書、公關(guān)工作、談判工作、臨時(shí)交辦事項(xiàng)、突發(fā)事件處理等）注意：秘書工作內(nèi)容是隨著社會(huì)的發(fā)展而變化的秘書工作的特點(diǎn)（一）被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一（1）秘書工作中的矛盾統(tǒng)一、輔助地位決定工作中的被動(dòng)性，秘書工作圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接的服務(wù))，秘書工作要服從于領(lǐng)導(dǎo)工作(領(lǐng)導(dǎo)工作處于主導(dǎo)地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發(fā)生多具有被動(dòng)性(遵命而作，受制于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預(yù)測(cè)性?！拔夷茏鍪裁础?，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動(dòng)性，被動(dòng)中尋求主動(dòng)，做到被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一注意：秘書本身、領(lǐng)導(dǎo)、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動(dòng)性的充分發(fā)揮的關(guān)系關(guān)鍵:越位問題人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。主要包括決策越位、工作越位、答復(fù)問題越位、禮儀越位等，有領(lǐng)導(dǎo)和下屬兩方面的原因以下幾種行為是典型的超越秘書職責(zé)范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：未授權(quán)，在各部門送上來的報(bào)告上簽字蓋章。私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人詢問會(huì)議內(nèi)容隨意決定上司的工作日程（2）被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一－－被動(dòng)中尋求主動(dòng)問題：如何做到被動(dòng)與主動(dòng)的統(tǒng)一？常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應(yīng)按慣例主動(dòng)做好。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作需要的基礎(chǔ)上，能有效預(yù)測(cè)、主動(dòng)提供一些超前服務(wù)。(想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急)強(qiáng)烈的責(zé)任心，主動(dòng)工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問題，有效拾遺補(bǔ)缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動(dòng)性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)（二）機(jī)要性與群眾性的統(tǒng)一辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機(jī)密，又不能以強(qiáng)調(diào)機(jī)要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。（三）事務(wù)性與思想性的統(tǒng)一秘書部門既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。前者具有很強(qiáng)的思想性與政策性，后者具有很強(qiáng)的事務(wù)性?！白烨凇⑹智?、腿勤、腦勤”秘書工作的關(guān)鍵是進(jìn)退有度,事務(wù)性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨(dú)特的見解。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒有獨(dú)立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。強(qiáng)調(diào)秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務(wù)。（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一“雜家”與“專家”的結(jié)合（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一秘書工作的作用參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面作用 思考題：你認(rèn)為除秘書個(gè)人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會(huì)影響秘書工作的有效性、積極性？秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高，以及對(duì)秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學(xué)管理有著密切聯(lián)系。沒有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會(huì)受到影響的。九、秘書工作的管理指用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段，使秘書工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化?！叭保阂?guī)范化、制度化、科學(xué)化規(guī)范化:指各項(xiàng)秘書工作都符合經(jīng)過長期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明的切實(shí)可行的程序和標(biāo)準(zhǔn)，也就是標(biāo)準(zhǔn)化。制度化：指在各項(xiàng)秘書工作中，明文制定嚴(yán)格的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事?？茖W(xué)化：指各項(xiàng)秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進(jìn)行工作，以取得質(zhì)量最好，效率最高的效果。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學(xué)化是目標(biāo)。秘書工作管理的內(nèi)容秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機(jī)構(gòu)的設(shè)置，秘書的崗位職責(zé)設(shè)置，秘書工作任務(wù)分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等多方面。對(duì)秘書人員的管理 對(duì)秘書工作的管理建立系統(tǒng)科學(xué)的秘書工作規(guī)范和制度。“沒有規(guī)范不成方圓”秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準(zhǔn)則和行為標(biāo)準(zhǔn)。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。問題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（2）、制度的落實(shí)與執(zhí)行存在問題完善秘書任用、考核、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)等機(jī)制問題1：選拔任用機(jī)制不完善，導(dǎo)致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領(lǐng)導(dǎo)滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；易形成人身依附關(guān)系。加強(qiáng)對(duì)秘書工作人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理。領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書，行政上受各自領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。秘書工作人員考核和獎(jiǎng)懲由領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）和同級(jí)組織部門負(fù)責(zé)。考核與獎(jiǎng)懲、晉級(jí)等掛鉤評(píng)估中心（assessment center)崗位責(zé)任制與崗位目標(biāo)管理應(yīng)與考核、獎(jiǎng)懲結(jié)合，形成有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，才能收到應(yīng)有效果。問題3：在職教育、培養(yǎng)機(jī)制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升。如：入職培訓(xùn) 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要、合理、精簡、應(yīng)變的原則，以達(dá)精簡節(jié)約、提高工作效能的目的。問題：機(jī)構(gòu)臃腫，層次繁多，關(guān)系不順，人浮于事。應(yīng)減少層次，人事結(jié)合，避免分工過細(xì)，因人設(shè)崗。我國政府的秘書工作是秘書長領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳（室）統(tǒng)管秘書業(yè)務(wù)、研究工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作的形式。秘書業(yè)務(wù)部門秘書長――辦公廳 政策研究部門機(jī)關(guān)事務(wù)部門以某直轄市委的秘書工作機(jī)構(gòu)及其部門為例： 市委辦公廳（局級(jí)）：秘書一處（文件處理、會(huì)議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動(dòng)態(tài)，起草文件，編寫簡報(bào)）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機(jī)要處（機(jī)要工作與保密工作）、行政處（機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，１９８４年獨(dú)立建制，升格為與市委辦公廳平級(jí)的局級(jí)機(jī)構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導(dǎo)，組織如下： 市委研究室（局級(jí)）：秘書處（文件、會(huì)議、接待等工作）、經(jīng)濟(jì)處（研究城市經(jīng)濟(jì)政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）采用先進(jìn)的辦公技術(shù)與辦公方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化十 秘書工作的起源與發(fā)展我國古代秘書工作古代官職的職責(zé)范圍、官僚機(jī)構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個(gè)職位比為秘書職位，某個(gè)機(jī)構(gòu)比為秘書機(jī)構(gòu)，有時(shí)可能不完全準(zhǔn)確。同一官名，同一機(jī)構(gòu)，朝代不同其職掌權(quán)限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權(quán)，歷代帝王往往不斷設(shè)立新的秘書機(jī)構(gòu)，于是數(shù)千年封建社會(huì)中重復(fù)出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時(shí)期大權(quán)在握的官員，往往是前一時(shí)期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時(shí)期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。秘書與秘書工作的起源古代秘書名與實(shí)不符，主要從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。（1）傳說中的黃帝時(shí)代 倉頡造字，任黃帝的史官?！丁贰褒??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《》 “納言，喉舌之官。聽下言納于上，受上言宣于下?！保渡袝房资蟼?“古代之治天下，朝有進(jìn)善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《》（2）、奴隸社會(huì)時(shí)期的秘書工作隨著國家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機(jī)構(gòu)及官員配置、商末周初：秘書機(jī)構(gòu)－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務(wù)的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達(dá)文武百官的文書。誥：君王對(duì)臣下的命令。諭：君王對(duì)臣下的訓(xùn)示。逐步形成了一些秘書工作制度西周至春秋時(shí)期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會(huì)時(shí)期的秘書工作秘書人員、機(jī)構(gòu)：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊(duì)伍，主要有：御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學(xué)士 長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現(xiàn)象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學(xué)產(chǎn)生：紹興師爺，幕館，《幕學(xué)舉要》、《入幕須知》等秘書機(jī)構(gòu)主要有：西漢成帝 “尚書臺(tái)”（后改為“尚書省”）魏文帝 “中書省”、“門下省”隋唐“中書省”、“門下省”、“學(xué)士院”（翰林院）宋“中書省”、“門下省”、“樞密院”元“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”明“內(nèi)閣”（設(shè)中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務(wù)廳”、“尚寶司”清 “內(nèi)閣”、“翰林院”、“軍機(jī)處”（設(shè)方略館、內(nèi)翻書房）、“通政使司”、“奏事處”主要秘書工作文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會(huì)調(diào)查（了解民情）、信訪工作、會(huì)務(wù)工作（典禮活動(dòng)組織）秘書工作制度文書工作制度：保密制度行文制度三省制度請(qǐng)示類公文一文一事制文書立卷制限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度催辦制等戰(zhàn)國：主官簽發(fā)制度秦漢：對(duì)公文的名稱、用途，甚至用語都作了嚴(yán)格的規(guī)定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請(qǐng)示類公文一文一事制度唐：對(duì)公文的用紙、撰制用語、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細(xì)則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動(dòng)，可另寫小塊黃紙補(bǔ)貼。保密制度：唐對(duì)中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘?！狈残姑苷咻p則杖責(zé)，重則絞刑宋元宋保密制度：樞密院專管機(jī)